Notre équipe accompagne ELSAN dans la digitalisation du transport sanitaire pour simplifier les commandes et améliorer la facturation des prestations. L’évolution législative, selon l’article 80 du Code de la sécurité sociale, a transféré une partie des dépenses à la charge des établissements. Cette transformation nécessitait un accompagnement structuré et efficace. ELSAN a fait appel à meja pour cette mission.

Notre action pas-à-pas

• Nous avons participé aux auditions avec les professionnels de santé afin de comprendre les besoins et identifier les points de blocage. Ensuite, nous avons accompagné le choix de la solution adaptée et formulé des recommandations précises pour assurer la cohérence du processus. L’objectif principal était de gagner du temps tout en garantissant une facturation juste.
• Pour la mise en œuvre, notre équipe a assisté à chaque étape. Nous avons rédigé les spécifications entre la solution retenue, SpeedCall de SANILEA, et SAP. Cette intégration permet désormais de centraliser les factures liées au transport sanitaire et de réduire les erreurs. Les professionnels de santé bénéficient d’un flux simplifié et sécurisé, tout en respectant les obligations réglementaires.

• Les bénéfices visibles

Grâce à notre approche méthodique, la digitalisation du transport sanitaire s’est traduite par une meilleure organisation et une visibilité accrue sur les dépenses. Les équipes d’ELSAN ont pu adopter rapidement le nouveau processus et se concentrer sur leur cœur de métier. Enfin, l’accompagnement a inclus un suivi post-déploiement pour ajuster les paramétrages et former les utilisateurs. Cette démarche garantit que la digitalisation du transport sanitaire reste efficace, durable et conforme aux exigences de l’établissement.

Le groupe Elsan connaît une forte croissance, générant une hétérogénéité des systèmes d’information et des processus. Pour répondre à ce défi, la DSI a sollicité meja afin d’assurer l’homogénéisation du système d'information de gestion économique et financière (SI GEF) et de rationaliser les solutions.

Objectifs de la mission – homogénéisation du SI GEF

L’objectif principal était de sécuriser la gestion des stocks, fluidifier la passation des commandes et faire gagner du temps aux pharmaciens pour se concentrer sur leur cœur de métier. Par ailleurs, il fallait réduire le nombre de solutions GEF existantes tout en garantissant la continuité opérationnelle sur plus de 130 cliniques.

Périmètre de l’accompagnement

1. Coordination et pilotage

• Animation et coordination du projet entre pharmaciens, équipes internes et éditeurs.
• Suivi des jalons et gestion des risques.

2. Déploiement et formation

• Accompagnement au déploiement sur 130 cliniques avec formation de pools d’établissements pilotes.
• Ateliers de recueil et analyse des besoins pour chaque site.

3. Spécifications et roadmap

• Rédaction des spécifications fonctionnelles et validation du cahier de paramétrage.
• Élaboration d’une roadmap de migration sur 6 ans.

4. Mise en œuvre et recette

• Assistance à l’interface avec l’éditeur et suivi technique.
• Accompagnement à la recette applicative et suivi post-déploiement.

Impact de l’accompagnement

Grâce à cette mission, le groupe Elsan dispose désormais d’un parc SI plus homogène et sécurisé. L’homogénéisation du SI GEF facilite le pilotage financier, améliore la productivité des équipes et garantit la cohérence des processus sur l’ensemble des cliniques.

Assistance à maîtrise d’ouvrage et MCO pour les domaines production et pédagogie à l’AFPA

L’AFPA mène une transformation continue de son système d’information. Pour renforcer la production et la pédagogie, la DSI s’appuie sur l’expertise de meja. Notre équipe assure une AMOA complète tout en garantissant le MCO pour les domaines production et pédagogie sur un périmètre applicatif stratégique (10+ applications).

Objectifs de la mission – AMOA et MCO

Avant tout, sécuriser le maintien en condition opérationnelle des applications critiques. Ensuite, cadrer l’expression des besoins, suivre les développements et conduire la recette fonctionnelle. Enfin, accompagner le changement pour une adoption rapide par les équipes.

Périmètre d’intervention

1. Priorisation et pilotage

• Recueil et priorisation des besoins métiers.
• Reprise des évolutions en attente et suivi des réalisations.

2. Recette fonctionnelle

• Recette des applications PANDA (offre d’accompagnement), DOC-ADHOC (éditique) et SIP (ingénierie de formation).
• Structuration des tests, relevé des anomalies, corrections planifiées.

3. Conduite du changement

• Communication ciblée et supports d’appropriation.
• Ateliers de formation courts et itératifs.

4. Support et exploitation

• Gestion des incidents via le CDS pour SIRIUS, PANDA et DOC-ADHOC.
• Gestion documentaire de DOC-ADHOC : modèles, publipostage, requêtes SQL.

Impact de l’accompagnement

Résultat : continuité de service, délais réduits et meilleure qualité applicative. De plus, la coordination entre métiers et DSI s’améliore. Le MCO sur les domaines production et pédagogie fiabilise les usages et soutient les évolutions. Ainsi, la DSI sécurise ses opérations et optimise la valeur des applications pour les utilisateurs.

Le Portail des Affectations Pédagogiques (PAP) occupe une place clé dans le système d’information de l’Université Paris Dauphine. Cet outil permet de gérer les campagnes de choix de cours et d’assurer un suivi détaillé des parcours pédagogiques des étudiants. Cependant, plusieurs difficultés ont émergé. Elles concernaient notamment l’interfaçage avec l’ERP Apogée et l’ergonomie du portail étudiant. Pour sécuriser cette évolution stratégique, l’Université a confié à meja et à Lyde Conseil le pilotage de la recette applicative.

Objectifs de la mission – recette applicative

La mission visait à fiabiliser le portail avant sa mise en production. Elle devait garantir la cohérence des parcours étudiants, mais aussi sécuriser l’échange des données avec Apogée. L’enjeu portait également sur l’amélioration de l’expérience utilisateur, essentielle pour l’adoption de l’outil par les étudiants et les équipes administratives. Ainsi, la recette applicative représentait une étape décisive pour valider les évolutions fonctionnelles et techniques.

Périmètre de l’accompagnement

1. Connaissance des processus pédagogiques

Les équipes ont analysé finement les processus d’inscription pédagogique. Cela a concerné aussi bien le Back-Office administratif que le portail étudiant lors des campagnes de choix.

2. Expertise méthodologique

meja a mobilisé son savoir-faire en conduite de recette applicative et technique. Cette expertise a permis de structurer les tests, d’identifier les anomalies et d’assurer leur correction dans des délais courts.

3. Pilotage agile de la recette

La mission s’est appuyée sur un pilotage agile. Cette approche a favorisé la collaboration entre les équipes, respecté les échéances et sécurisé la mise en production.

Impact de l’accompagnement

Grâce à cet accompagnement, l’Université Paris Dauphine dispose d’un portail modernisé, ergonomique et fiabilisé. Le projet a renforcé la cohérence du système d’information et amélioré l’expérience des étudiants comme des équipes pédagogiques.

Eduservices est un leader français de l’enseignement supérieur privé. Le groupe rassemble plus de 30 établissements proposant des cursus post-bac de 2 à 5 ans. Dans une logique de rationalisation de son système d’information Éducation et d’harmonisation des processus, Eduservices a choisi meja pour l’accompagner. L’objectif était clair : réussir le choix d'un ERP scolarité adapté aux besoins du groupe et capable de gérer efficacement la scolarité de tous ses établissements.

Objectifs de la mission – choix d'un ERP scolarité

L’accompagnement avait pour but de sécuriser le projet et de garantir la pertinence de la solution. Concrètement, il s’agissait de rationaliser les processus, d’améliorer la cohérence des pratiques et de favoriser une adoption fluide par les équipes. Par ailleurs, le futur ERP devait couvrir l’ensemble des besoins opérationnels tout en offrant une interface ergonomique et évolutive.

Périmètre de l’accompagnement

1. Recueil et formalisation des besoins

Dans un premier temps, nous avons animé des ateliers pour identifier l’existant et les besoins métiers. Nous avons ensuite rédigé un RFI ("Request for Interest") détaillé. Ce document incluait une grille d’exigences fonctionnelles et définissait précisément le cadre de réponse attendu des prestataires.

2. Analyse et sélection de la solution

Dans un second temps, l’équipe meja a accompagné la passation du marché. Elle a analysé les offres, animé les auditions et conduit les négociations. Enfin, nous avons formulé des recommandations claires pour guider le choix et définir les moyens nécessaires au succès du projet. À l’issue de la mission, le groupe a retenu la solution AIMAIRA.

Impact de l’accompagnement

Le choix d'un ERP scolarité a permis à Eduservices de disposer d’un système harmonisé, performant et évolutif pour l’ensemble du groupe. Grâce à cet accompagnement, la prise de décision s’est trouvée facilitée, le déploiement sécurisé et la gestion de la scolarité optimisée.

La direction de la maintenance de la ville de Roubaix mène depuis plusieurs années des projets de modernisation. Ceux-ci concernent à la fois l’organisation interne et le système d’information. La ville a fait appel à meja pour réaliser un bilan projet objectif de ces différentes initiatives. L’objectif est de mesurer les impacts, identifier les réussites et relever les axes d’amélioration.

Objectifs de la mission

Cette mission vise à fournir une analyse claire et structurée des projets menés. Elle permet d’évaluer les changements opérés sur le plan RH et organisationnel. Elle examine également la pertinence des solutions adoptées au regard des besoins de la ville et des outils disponibles sur le marché.

Périmètre de l’intervention

1. Analyse critique

L’équipe a examiné chaque projet, comme la dématérialisation des factures, la gestion technique du bâtiment (GTB) et le pilotage des consommations énergétiques. Cette analyse critique souligne les transformations réalisées et les bénéfices constatés.

2. Évaluation des solutions

meja a comparé les solutions mises en place avec les standards du marché. L’évaluation identifie les écarts, les forces et les points d’optimisation. Elle fournit ainsi une vision complète des performances et des impacts.

Impact du bilan

Ce bilan projet permet à la direction de la maintenance de disposer d’une vision claire des réalisations. Il facilite la prise de décision pour les projets futurs et contribue à l’amélioration continue des pratiques. L’intervention assure un suivi méthodique et soutient la modernisation durable des processus et outils de la ville.

La prestigieuse École du Louvre souhaitait moderniser son système de scolarité. L’objectif était de gérer efficacement la formation initiale et la formation continue pour ses 13?000 auditeurs externes. Pour garantir un choix pertinent, l’école a fait appel à meja. Nous avons fourni une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) complète dans le processus de choix d'un ERP scolarité.

Objectifs de la mission

Le recours à un cabinet expert des problématiques liées à l'enseignement supérieur permet de sécuriser le projet. Cela assure notamment que l’ERP sera moderne, performant et conforme aux standards actuels. Au-delà de l'optimisation de la gestion des parcours étudiants, l'ERP doit proposer de nouvelles fonctionnalités pour les auditeurs libres. Cette démarche contribue donc à moderniser la pédagogie et à renforcer l’efficacité opérationnelle de l’école.

Périmètre de l’accompagnement

1. Expression des besoins

L’équipe a recueilli de manière précise les besoins des équipes pédagogiques et administratives. Un cahier des charges complet a ensuite été rédigé, intégrant toutes les spécifications générales et les contraintes propres à l’école. Cette étape garantit que l’ERP répondra aux exigences réelles des utilisateurs.

2. Benchmark et bonnes pratiques

Par la suite, une étude comparative des solutions disponibles sur le marché a été conduite. Les bonnes pratiques identifiées ont orienté le choix de la solution et permis de s’assurer que l’ERP retenu couvre toutes les fonctionnalités essentielles.

Impact de l’accompagnement

Cette mission d'aide au choix d'un ERP scolarité offre à l’École du Louvre une vision claire des options disponibles. Elle facilite la prise de décision et sécurise le déploiement de l’outil. De plus, l’accompagnement méthodique prépare l’école à moderniser ses processus pédagogiques et administratifs, tout en garantissant une adoption fluide par les équipes et les auditeurs.

Depuis 2019, l’AFPA utilise la plateforme AfpaTalents pour gérer ses recrutements et ses parcours RH. Cependant, le module de recrutement sera retiré le 31 octobre 2026. Ainsi, l’établissement a souhaité identifier une solution durable et adaptée à ses besoins. Pour ce faire, AFPA a fait appel à meja. L’objectif était d’assurer l’acquisition ATS et d’accompagner la mise en œuvre de la solution retenue.

Objectifs du projet

L’accompagnement vise plusieurs objectifs. D’abord, renforcer l’efficacité des processus RH. Ensuite, améliorer l’interopérabilité entre les outils. Enfin, garantir une expérience optimisée pour les collaborateurs et les personnes formées. Ce projet facilite également la prise de décision et sécurise le déploiement de la solution.

Périmètre de notre intervention

1. Recensement et analyse des besoins

Au cours d’ateliers dédiés, l’équipe analyse les besoins des différents acteurs du recrutement. Elle définit les critères essentiels pour l’acquisition de la solution ATS. Cette étape assure que la solution choisie répond aux attentes opérationnelles et stratégiques.

2. Rédaction des documents techniques

Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), le cahier des charges fonctionnel et technique, ainsi que la grille d’exigences sont élaborés. Ces documents servent de guide pour sélectionner la solution la plus adaptée et sécuriser la décision.

3. Analyse et suivi du projet

meja produit le rapport d’analyse des offres (RAO). L’équipe rédige les comptes rendus d’atelier et prépare les supports de comitologie (COPIL, COPROJ, COSUI). Cette démarche garantit un pilotage transparent et efficace.

Impact de l’accompagnement

Cette démarche structurée pour l’acquisition d'une solution de type ATS permet à l’AFPA de disposer d’une vision claire des besoins. Elle facilite la décision et sécurise la mise en œuvre. Par conséquent, elle modernise les processus RH et optimise l’expérience des utilisateurs.

L’EM Normandie a entrepris le déploiement d’un nouvel ERP de scolarité afin de moderniser la gestion de ses programmes de formation. L’école a choisi le prestataire Auriga et sa solution Aurion. Pour sécuriser la mise en œuvre, elle a sollicité meja pour fournir une assistance à la mise en œuvre de l'ERP sur certains volets opérationnels. Cette assistance permet de relayer les équipes via un soutien opérationnel.

Objectifs de l’AMOA

Le projet vise à assurer la bonne adoption de l’outil et à garantir sa conformité avec les besoins des utilisateurs. meja accompagne la définition du paramétrage des programmes de formation, la mise en place des interfaces, la production des éditions JASPER et la reprise des données existantes.

Périmètre de l’accompagnement

1. Cadrage et recueil des besoins

L’équipe formalise les besoins métiers et définit les paramétrages nécessaires pour chaque programme de formation. Cette étape sécurise la cohérence fonctionnelle et prépare les phases suivantes.

2. Déploiement des interfaces

meja assiste l’EM Normandie dans la mise en œuvre et le test des interfaces avec les autres systèmes. L’objectif est de garantir la continuité des échanges et la fiabilité des données.

3. Editions et reprise de données

L’accompagnement inclut la configuration des éditions JASPER et la reprise des données existantes, afin d’assurer la disponibilité et l’intégrité des informations pour les utilisateurs.

Impact du projet

Cette assistance à la mise en œuvre de l'ERP Aurion a permis de soutenir les équipes pendant le projet de déploiement de l'ERP. En effet, ces projets sont chronophages et impliquent de nombreuses parties prenantes. Un soutien de la part d'un cabinet expert permet de gagner en efficacité et ainsi de soulager les équipes.

En 2021, France Télévisions a lancé un projet ambitieux de refonte du SI Achats. L’objectif principal consistait à remplacer l’outil existant par un système plus complet et évolutif, capable de répondre aux besoins métier et aux contraintes du groupe. Pour garantir le succès, la collectivité a confié l’accompagnement à une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA). meja a permis d'offrir une vision transversale et un suivi stratégique du projet. Le projet a été réalisé en collaboration avec Pan Digital.

Objectifs et périmètre de l’AMOA

Le projet comprenait plusieurs volets : définir les objectifs et les délais, rédiger des cahiers des charges techniques et fonctionnels, réaliser les recettes et assurer le suivi des phases de paramétrage. meja a également accompagné la passation des marchés subséquents, analysé les offres techniques, fonctionnelles et financières, et structuré la fonction achat au sein du Groupe.

Activités clés

1. Définition et planification

meja a organisé et coordonné les instances projet, planifiant les activités et préparant les livrables nécessaires. Chaque étape a été cadrée pour garantir la conformité et la qualité.

2. Accompagnement opérationnel

Le suivi comprenait la réalisation de supports pratiques : vidéos, fiches méthodologiques et animations de webinaires pour faciliter l’adoption de l’outil.

3. Restructuration fonction achat

Le projet a permis de créer un nouveau service spécialisé au sein du groupe, renforçant l’efficacité et la performance des achats.

Impact du projet

Cette refonte du SI Achats a permis à France Télévisions d’adopter un système moderne, optimisé et évolutif. meja a assuré un transfert de compétences efficace, un accompagnement opérationnel complet et un suivi stratégique pour garantir le succès de la transformation.

L’Etablissement Public Territorial Plaine Commune souhaitait transformer le retard dans la mise en application des échéances réglementaires de dématérialisation en véritable opportunité. L’objectif consistait à optimiser les processus avant leur dématérialisation et à créer une valeur ajoutée pour la collectivité. Pour cela, l’établissement a fait appel à meja pour définir et accompagner sa stratégie de dématérialisation comptable.

Objectifs de la mission

Le projet visait à identifier les leviers de changement et à sécuriser la transition vers des processus numériques. L’accompagnement a permis de refondre l’organisation et les systèmes d’information pour atteindre les objectifs réglementaires et opérationnels. La mission permet d'assurer la cohérence des choix stratégiques et l’efficacité du déploiement.

Périmètre de l’AMO

1. Audit critique

Un audit approfondi permet d'analyser les processus existants. L’équipe identifie les points de friction et propose des leviers d’optimisation, notamment via des ajustements organisationnels et SI.

2. Aides aux choix structurants

Les arbitrages organisationnels et techniques sont listés pour guider les décisions stratégiques. Cette étape sécurise les choix et clarifie les priorités pour la collectivité.

3. Processus cibles formalisés

Les processus cibles sont définis avec précision. Leur formalisation facilite la mise en œuvre et garantit la conformité avec les exigences réglementaires.

4. Plan projet

L’équipe élabore un plan détaillé pour la mise en œuvre des processus dématérialisés, incluant les étapes, les ressources nécessaires et le suivi opérationnel.

Impact de la mission

Cette stratégie de dématérialisation comptable permet à l'EPT Plaine Commune de sécuriser la transition numérique, d’optimiser ses processus et de valoriser ses échanges avec la trésorerie.

Le Groupement d’Intérêt Public Territoires Numériques Bourgogne-Franche-Comté opère, entre autre, une salle régionale des marchés publics. Dans un premier temps, meja réalise un accompagnement des équipes interne sur ce périmètre métier. Les chantiers sont liés au renouvellement de la plateforme « Territoires Numériques » (stratégie de déploiement, recette, mise à jour de la base documentaire), à la veille réglementaire et à l’ouverture des données publiques (DECP, PES marchés, recensement de l’achat public). Dans un second temps et à la suite du départ du chef de projet « Salle des marchés publics », le GIP e-Bourgogne (aujourd'hui ARNia) a fait appel à meja pour assurer une formation marchés publics sur mesure à la remplaçante. L’objectif principal consistait à favoriser une montée en compétences rapide et complète, en intégrant le contexte réglementaire et les projets nationaux de modernisation de la commande publique.

Objectifs de l’AMO et de la formation

Le programme de formation marchés publics visait plusieurs objectifs clés. Tout d’abord, familiariser la nouvelle cheffe de projet avec la feuille de route produit et l’écosystème régional d’acheteurs. Ensuite, permettre la compréhension des impacts applicatifs du nouveau Code de la commande publique sur les processus internes. Enfin, initier une base de connaissances en ligne incluant les modes opératoires pour l’utilisation du profil acheteur.

Périmètre de l’accompagnement

1. Analyse des impacts réglementaires

L’équipe a analysé les implications du nouveau Code de la commande publique sur les projets en cours et futurs, afin de garantir une application conforme et sécurisée.

2. Création de la base de connaissances

Une documentation complète et structurée a été mise en place. Elle inclut les procédures et modes opératoires pour faciliter l’usage quotidien et l’autonomie de la cheffe de projet.

3. Cadrage du développement interne

Le projet « Focus marchés publics » a été finalisé pour offrir une visualisation claire des données essentielles de la commande publique et soutenir la prise de décision.

Impact de la formation

Cette formation marchés publics a permis à la nouvelle cheffe de projet d’acquérir rapidement les compétences nécessaires. Notre accompagnement a permis de combiner expertise réglementaire, transfert pratique et outils opérationnels pour sécuriser la continuité et l’efficacité de la chefferie de projet.

La Ville de Versailles modernise sa relation avec les usagers en remplaçant la gestion papier des courriers par un système numérique. Face à l’inefficacité des circuits traditionnels, la DSI a décidé de dématérialiser la circulation des courriers entrants. Pour réussir cette transition, elle s’appuie sur meja afin de bénéficier d’une Gestion électronique de courriers (GEC) performante et adaptée aux besoins de la collectivité.

Objectifs de l’AMOA

L’accompagnement vise à cadrer le projet, analyser l’existant et identifier les besoins des différents services. L’objectif principal consiste à définir des orientations claires sur trois volets : technico-fonctionnel, organisationnel et stratégique. Cette démarche permet d’assurer la cohérence et l’efficacité du futur système de Gestion électronique de courriers (GEC).

Périmètre de l’accompagnement

1. Cadrage et analyse des besoins

L’équipe mène des entretiens avec les agents et analyse les processus actuels pour identifier les points d’amélioration. Elle définit les orientations technico-fonctionnelles et organisationnelles nécessaires à la réussite du projet.

2. Estimation budgétaire

Une évaluation précise du coût global du projet est réalisée. Elle permet à la collectivité de planifier le déploiement et de sécuriser les ressources nécessaires pour la mise en place de la solution.

3. Rédaction du cahier des charges

Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) détaille les fonctionnalités attendues pour garantir l’adéquation aux besoins et la performance du futur outil de Gestion électronique de courriers (GEC). Il sert de référence pour le choix de la solution et la conduite du projet.

Impact du projet

Cette démarche d’AMO assure une transition efficace vers un système numérique, améliore la circulation des courriers et optimise le suivi des échanges avec les usagers. Elle combine expertise technique, accompagnement organisationnel et pilotage stratégique.

La ville de Troyes et Troyes Champagne Métropole modernisent leur gestion patrimoniale en remplaçant un outil vieillissant présent depuis plus de 20 ans. Pour réussir ce projet, elles ont fait appel à meja pour fournir une assistance mise en œuvre SI patrimonial CARL. L’objectif est de faciliter l’adoption de l’outil, sécuriser la reprise des données et optimiser le paramétrage en collaboration avec l’éditeur CARL Software.

Objectifs de l’accompagnement

Le projet vise à accompagner les agents dans toutes les étapes de la mise en œuvre du SI patrimonial. Les objectifs incluent la revue des paramétrages, l’organisation et la modélisation des choix réalisés, ainsi que le soutien opérationnel pour sécuriser l’import des données. L’accompagnement garantit la cohérence et l’efficacité du nouvel outil.

Périmètre de l’AMO

1. Revue et modélisation des paramétrages

L’équipe réalise une revue complète des paramétrages existants. Elle modélise les choix pour assurer leur conformité et leur pertinence dans le nouveau système.

2. Entretiens et analyse métier

Les agents sont consultés lors d’entretiens pour comprendre les besoins et identifier les ajustements nécessaires. Cette démarche favorise une adoption rapide et efficace.

3. Paramétrage et import des données

L’équipe assiste dans le paramétrage de l’outil et supervise l’import des données. Les choix d’organisation sont proposés pour optimiser l’usage quotidien du SI patrimonial.

Impact du projet

Cette assistance mise en œuvre SI patrimonial CARL permet à Troyes Métropole de moderniser son outil de gestion patrimoniale. Elle combine expertise technique, accompagnement des agents et paramétrage optimisé pour sécuriser la transition et renforcer l’efficacité du SI.

Depuis sa création en 1973, SOFRAEVE a acquis une solide expérience dans l’entretien, la création et la rénovation d’espaces verts, ainsi que dans l’élagage. L’entreprise intervient principalement auprès de résidences privées, mais elle souhaite désormais élargir son portefeuille en répondant à des marchés publics. Pour réussir cette transition, SOFRAEVE a fait appel à meja dans le cadre d’une formation marchés publics.

Objectifs de la formation

La formation vise à familiariser les équipes avec le cadre juridique de la commande publique. Elle permet de comprendre les obligations légales et les bonnes pratiques pour répondre efficacement aux appels d’offres. L’objectif principal consiste à renforcer les compétences internes afin de sécuriser les premières démarches et d’optimiser les chances de succès.

Périmètre et accompagnement

1. Formation des équipes

Les collaborateurs participent à des sessions dédiées pour maîtriser le cadre légal et les procédures spécifiques aux marchés publics. Les connaissances acquises facilitent la lecture des appels d’offres et la compréhension des critères de sélection.

2. Recommandations pour la rédaction

L’équipe reçoit des conseils pratiques pour rédiger des réponses efficaces et compétitives. Les méthodes enseignées favorisent la clarté, la pertinence et la conformité des dossiers.

3. Accompagnement pratique

meja accompagne SOFRAEVE lors des premières réponses aux appels d’offres publics. Cet accompagnement permet de mettre en pratique les enseignements de la formation, d’éviter les erreurs fréquentes et d’améliorer les résultats.

Impact de la formation

Cette formation marchés publics renforce la capacité de SOFRAEVE à répondre à des opportunités de marché plus larges. Elle allie expertise juridique, méthodologie et accompagnement pratique pour maximiser le succès des réponses aux appels d’offres publics.

La Communauté d'Agglomération de Saint-Quentin-en-Yvelines modernise son système d’information pour mieux accompagner les 16?000 entreprises de son territoire. Dans ce cadre, elle s’est fait accompagner par meja pour son projet CRM de Gestion de la relation usagers. L’objectif est clair : améliorer la connaissance des entreprises et renforcer la relation usagers?entreprises.

Objectifs du projet CRM

Le projet optimise le suivi des interactions et capte des publics ciblés grâce à une analyse fine des besoins. Il permet également de piloter les activités et les projets plus efficacement. La collectivité vise à fidéliser ses partenaires et à créer une relation durable avec les entreprises.

Étapes de l’accompagnement AMO

1. État de l’art complet

L’équipe réalise un état de l’art complet pour dresser un panorama des solutions existantes et identifier les bonnes pratiques. Cette étape garantit que le CRM réponde aux besoins opérationnels et stratégiques.

2. Expression du besoin et cahier des charges

L’équipe formalise l’expression du besoin des différents acteurs via un cahier des charges détaillé, intégrant toutes les spécifications générales. Cette démarche assure la pertinence de la solution choisie.

3. Analyse et sélection de l’offre

L’équipe analyse les offres pour identifier la solution la plus adaptée. Les critères incluent la couverture fonctionnelle, l’ergonomie et la capacité à accompagner la relation usagers à 360°.

4. Accompagnement au déploiement et conduite du changement

L’équipe accompagne le déploiement et la conduite du changement. Elle forme les équipes et ajuste les processus pour garantir l’adoption réussie du CRM de Gestion de la relation usagers.

Impact du projet

En conclusion, ce projet illustre la volonté de la collectivité d’investir dans un outil stratégique. Il combine expertise technique, connaissance des entreprises et accompagnement opérationnel pour offrir un suivi global et renforcer la fidélisation des usagers.

Contexte de la mission

La Communauté d’Agglomération Rochefort Océan disposait d’un système d’information de gestion de l'eau vieillissant. Hérité de l’ancienne collectivité, cet outil ne répondait plus aux besoins actuels. Les enjeux de gestion de l’eau potable et de l’assainissement exigent désormais des solutions modernes, évolutives et centrées sur l’usager. Ainsi, la collectivité a lancé un projet stratégique : le renouvellement du système d’information de gestion de l’eau. Cette initiative visait à fiabiliser les processus techniques, améliorer le pilotage métier et renforcer la qualité de service auprès des habitants.

Un accompagnement AMO structuré pour le renouvellement du système d'information de gestion de l'eau

Pour mener ce projet, une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage a été confiée à meja. Celle-ci s’est déployée en trois étapes :

• Recensement des besoins : réalisation d’entretiens avec les métiers et les équipes techniques pour couvrir l’ensemble des usages.
• Benchmark des solutions : comparaison détaillée des outils disponibles sur le marché afin d’identifier les plus adaptés aux attentes de la collectivité.
• Accompagnement à la procédure d'acquisition d'une solution : soutien à la passation d’un marché public adapté, garantissant la transparence et la conformité réglementaire.

Des bénéfices concrets

Grâce à cette mission, Rochefort Océan s’est doté d’un cadre clair pour moderniser son système. Ainsi, le nouveau système d’information de gestion de l’eau permet aujourd’hui d’optimiser la performance opérationnelle, de sécuriser la gestion des données et d’améliorer la relation avec les usagers. Cette démarche illustre l’importance d’une AMO experte pour réussir un projet de transformation numérique aussi stratégique que la gestion de l’eau.

Lancement d'un marché de MCO

Après un audit complet du système d’information de l’EPF d’Occitanie, réalisé par le groupement meja & Lyde conseil, une feuille de route claire a été définie. L’objectif était simple : améliorer la gestion du parc applicatif, renforcer la fiabilité des outils et sécuriser les processus internes. L’audit a mis en évidence une recommandation prioritaire : lancer un marché de MCO (Maintien en Conditions Opérationnelles). Ce marché concernait une application essentielle, utilisée chaque jour par les équipes de l’EPF. Ainsi, meja a accompagné l’établissement dans la rédaction du cahier des charges. Cette étape garantissait la continuité du service, la performance des applications et une meilleure maîtrise des coûts.

Périmètre de la mission réalisée :

La mission confiée à meja s’est déroulée en quatre volets :

• Rédaction du cahier des charges du marché de maintien en conditions opérationnelles, avec une expression claire des besoins et des niveaux de service attendus.
• Conception du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), comprenant le règlement de consultation, les pièces financières et le cahier des charges fonctionnel et technique.
• Aide à la rédaction des pièces administratives pour constituer un dossier complet, conforme aux exigences de la commande publique.
• Assistance au choix du prestataire grâce à une analyse structurée des offres et des recommandations opérationnelles.

Grâce à ce travail, l’EPF d’Occitanie dispose aujourd’hui d’un cadre contractuel solide. Celui-ci assure le maintien en conditions opérationnelles de son application critique. De plus, cette démarche renforce la fiabilité du système d’information, sécurise la continuité des activités et améliore la qualité de service pour les utilisateurs internes.

France Télévisions a mené un audit des dépenses réalisées par la Direction des Achats Hors Programmes. Cet examen a révélé la nécessité de fiabiliser certaines informations. En préparation du contrôle de la Cour des comptes, un projet de redressement des données financières a été engagé. Accompagnement par meja et Pan Digital - projet de redressement des données financières En collaboration avec Pan Digital, meja a piloté cette mission stratégique. Le périmètre couvrait les millésimes 2019 à 2023. L’objectif : assurer la conformité des dépenses hors programme avec la réglementation de la commande publique. L’intervention s’est déroulée en plusieurs étapes :

• Audit approfondi des dépenses, avec des indicateurs précis et une analyse rigoureuse.
• Ateliers collaboratifs avec les métiers pour valider et sécuriser les ajustements.
• Rattachement des contrats aux dépenses correspondantes afin de garantir la traçabilité et la conformité.
• Développement d’outils pour simplifier le rapprochement entre dépenses et contrats.

Résultats obtenus Grâce à cette mission, France Télévisions a renforcé la qualité et la fiabilité de ses données. La gestion des achats hors programme a gagné en efficacité et en transparence. Cette action a permis d’anticiper l’audit de la Cour des comptes avec des données consolidées et conformes. Elle constitue aussi un levier durable d’optimisation et de maîtrise des pratiques d’achat.

Le périmètre de la mission - audit organisationnel :

La Ville d'Auby a engagé un projet stratégique pour moderniser ses services numériques. L'objectif principal du projet était de centraliser l'accès aux informations et démarches grâce à un portail citoyen. Ce projet visait à améliorer la qualité des services, faciliter la communication et renforcer la relation entre la collectivité et les habitants.

Co-construction de la cible GRC

meja a accompagné la ville dans la définition d'une cible de gestion de la relation citoyen (GRC). Les agents participent activement à cette démarche afin que les processus reflètent les besoins réels et garantissent une adoption optimale. Les ateliers permettent de :

• Identifier les contraintes et opportunités spécifiques à Auby.
• Structurer les parcours usagers pour un portail citoyen efficace.
• Prioriser les fonctionnalités en fonction des besoins réels.

Analyse des retours d'expérience et DCE

Pour sécuriser le projet, meja a analysé les expériences de collectivités ayant déjà mis en œuvre des portails citoyens. Ces retours ont permis d'adapter les bonnes pratiques au contexte local. Un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) complet a ensuite été élaboré pour préparer le marché d'acquisition :

• Rédaction du DCE en conformité avec la commande publique.
• Clarification des critères de sélection pour garantir des offres adaptées.
• Organisation de la consultation des prestataires et évaluation des réponses.

Choix du prestataire et accompagnement

meja a conseillé et accompagné la Ville dans l'analyse des offres et la sélection du prestataire le plus approprié. L'accompagnement garantit un projet structuré, une mise en œuvre réussie et un portail citoyen centralisé, ergonomique et aligné avec les attentes des habitants. Ce projet illustre l’importance d’une AMO indépendante pour réussir la transformation numérique des services publics.

Dans le cadre de la migration de l'ERP scolarité prévue par l'AMUE, l’Université Paris Dauphine doit déployer PEGASE. Cette solution est le fruit du partenariat PC-SCOL (AMUE et association Cocktail). Celle-ci modernise la gestion de la scolarité en intégrant de nouvelles problématiques : parcours étudiant, RGPD, e-administration et services numériques pour les enseignants. La mission vise à assurer une transition fluide depuis les applications Apogee/Rof vers PEGASE. Cette mission a été conduite en collaboration avec Lyde Conseil.

Audit et analyse du système d'information

La première étape a consisté à réaliser un audit du système d’information existant. Cette analyse a mis en lumière les infrastructures, les flux de données et les impacts potentiels de la migration. Elle a également permis de définir les priorités et d’identifier les points critiques à sécuriser.

Définition de la gouvernance et planification

Le groupement a ensuite défini la gouvernance du projet, le planning de migration, le budget prévisionnel et les modalités de reprise des données. Cette étape garantit que chaque acteur connaît son rôle et que les jalons du projet sont clairs et réalistes.

Plan de bascule vers PEGASE

Un plan de bascule a finalement été élaboré pour organiser la transition des utilisateurs et des applications vers la nouvelle solution. La documentation des processus et l'anticipation des risques sécurise la migration vers l'ERP de gestion de scolarité PEGASE. La coordination avec les équipes internes et le suivi des tests assurent un déploiement sans rupture de service. Cette approche a permis à l'Université Paris Dauphine de moderniser son SI scolarité et de garantir une migration réussie, en limitant les impacts opérationnels et en optimisant l’expérience des utilisateurs.

Le Syndicat Mixte Eure-et-Loir Numérique a engagé un projet de construction d'un SI métier pour moderniser ses outils et améliorer la qualité de service aux usagers. Cette démarche concerne les constructeurs, aménageurs, communes, gestionnaires de voirie, syndicats d’électricité et abonnés.

Audit et analyse de l’existant

L’accompagnement commence par un audit complet. Les équipes de meja évaluent les parcours clients et identifient les besoins émergents pour construire le futur SI métier.

• Audit des parcours usagers via des ateliers basés sur la méthode persona.
• Analyse des solutions existantes et retour d’expérience des syndicats numériques.
• Benchmark des logiciels disponibles sur le marché.

Recueil des besoins et définition de la cible

Un travail collaboratif permet ensuite de définir la future architecture du SI.

• Ateliers de recueil des besoins métier et SI.
• Identification des exigences en termes de formation, reprise des données et interfaçage.
• Rédaction d’une note de recommandations sur la cible SI et la stratégie d’acquisition.

Accompagnement au choix et suivi du déploiement

Enfin, meja accompagne le syndicat dans la sélection de l’éditeur ou de l’intégrateur et assure le suivi du déploiement de la solution.

• Analyse et présélection des éditeurs et intégrateurs.
• Supervision de la mise en œuvre et ajustements nécessaires.
• Suivi post-déploiement pour garantir la performance et l’adoption par les usagers.

Grâce à ce dispositif, le projet de modernisation du SI métier est cohérent et efficace, adapté aux besoins spécifiques du Syndicat Mixte Eure-et-Loir Numérique et à ses différents publics.

Le Collège des Bernardins a rencontré des difficultés lors de la mise en production de son ERP AMMON en septembre 2019. Pour résoudre cette situation, l’établissement a souhaité réaliser un audit complet de l'ERP afin d’identifier les blocages et proposer des actions concrètes. Cette mission visait à garantir une utilisation fluide et efficace du système par les salariés et bénévoles.

Réalisation d’un audit exhaustif

L’équipe menée par meja a pu analyser en profondeur l’ensemble du périmètre de l’ERP AMMON. L’objectif est de dresser un état des lieux précis et détaillé pour comprendre les causes des difficultés rencontrées. Cette étape a permis d’établir des constats fiables et de proposer des recommandations adaptées.

• Analyse des processus de scolarité et des modules de l’ERP.
• Identification des problèmes techniques et organisationnels.
• Évaluation de la conformité aux besoins métiers et aux pratiques utilisateurs.

Restitution et plan d’action

L'audit de l'ERP a inclus la présentation des résultats en comité de pilotage. Cette restitution a permis de partager les constats avec les parties prenantes et de valider ensemble les priorités d’action.

• Communication claire et structurée des constats.
• Proposition de mesures correctives et plan d’action priorisé.
• Accompagnement des équipes pour garantir l’adhésion et la mise en œuvre.

Objectifs de l’audit ERP

Cette mission a permis de sécuriser l’usage de l’ERP, d'améliorer les pratiques des utilisateurs et d'optimiser la gestion des activités du Collège. L'audit a servi de base pour renforcer l’efficacité du système et éviter la récurrence des problèmes liés à l’exploitation de l’outil.

La Ville de Roubaix a engagé un projet stratégique pour moderniser la gestion de ses événements et manifestations. Jusqu’alors, les équipes utilisaient des outils bureautiques limités. Ces derniers freinaient l’organisation et compliquaient la coordination. La Ville a donc choisi de s'outiller d'une solution de gestion des événements dédiée, accompagnée par meja en assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO).

Analyse de l’existant et identification des besoins

meja a commencé par une analyse détaillée de l’organisation et du système d’information actuel. Cette étape a permis de :

• Identifier les difficultés opérationnelles et informatiques existantes.
• Recenser les besoins des agents et des responsables d’événements.
• Proposer des évolutions organisationnelles en parallèle de la solution.

Rédaction du cahier des charges et définition de la solution

Ensuite, un cahier des charges complet et lisible a été élaboré, permettant de :

• Exprimer clairement les attentes de la collectivité aux prestataires.
• Garantir la cohérence entre la solution et les processus internes.
• Définir les fonctionnalités essentielles pour sécuriser la planification et la logistique des événements.

Accompagnement à la sélection et recommandations

L’AMO inclut également un accompagnement lors de la consultation des opérateurs économiques. Les recommandations visent à :

• Sélectionner la solution de gestion des événements la plus adaptée aux besoins de la Ville.
• Optimiser la coordination entre les équipes et le système d’information.
• Assurer une transition fluide depuis les outils existants.

Grâce à cette démarche, les équipes de la ville de Roubaix gagnent en efficacité et en visibilité. Les organisateurs disposent d’un outil centralisé pour planifier, suivre et sécuriser chaque manifestation. Ce projet illustre l’importance d’une AMO experte pour réussir la transformation numérique et organisationnelle.

La Ville de La Celle-Saint-Cloud initie un projet ambitieux pour moderniser sa relation avec les usagers. L’objectif principal est de centraliser et de simplifier l’accueil grâce à la mise en place guichet unique. Ce projet a permis de fluidifier les démarches, de réduire les délais et d’offrir une expérience utilisateur optimale.

Conception du guichet unique

meja accompagne la Ville pour définir une organisation complète et efficace. Plusieurs axes ont été abordés :

• Définition de la nouvelle organisation et optimisation des processus.
• Évolution du système d’information pour centraliser les demandes.
• Préconisations sur les fiches de poste et le réaménagement des locaux.

Co-construction avec les agents

Pour garantir l’adhésion et la réussite, les agents participent activement à la conception du guichet unique. Des ateliers collaboratifs permettent de :

• Recueillir les besoins opérationnels et les contraintes terrain.
• Tester les processus et identifier les améliorations rapides.
• Valider les solutions proposées avant le déploiement final.

Bénéfices attendus

La mise en place guichet unique offre une organisation plus lisible et cohérente. Les usagers bénéficie de parcours simplifiés et d’une relation plus personnalisée. Les agents disposent d’outils adaptés et d’une vision globale des demandes. Enfin, le projet permet d’anticiper les besoins futurs et de sécuriser la qualité de service.

Accompagnement stratégique

meja veille à ce que chaque étape soit structurée et conforme aux bonnes pratiques. Le suivi permanent et les recommandations opérationnelles assurent la réussite du projet. La mise en place guichet unique devient ainsi un levier stratégique pour renforcer la satisfaction des citoyens et moderniser le service public local.

NEOMA Business School souhaite moderniser son site internet pour mieux refléter sa stratégie et s’adapter aux usages actuels. L’objectif est d’offrir une expérience « mobile-first », fluide et optimisée pour la génération de prospects. Pour garantir le succès de cette refonte du site internet, la direction a fait appel à meja pour accompagner la préparation du DCE et sécuriser la passation du marché public.

Formation et montée en compétence

Avant de lancer le DCE, meja a animé une demi-journée de formation aux marchés publics. Cette session a permis aux équipes de :

• Comprendre les principes de la commande publique et de la passation des marchés.
• Se préparer à élaborer un DCE précis et conforme.
• Gagner en autonomie pour les futurs projets digitaux.

Accompagnement collaboratif sur le DCE

L’accompagnement s’est poursuivi par des ateliers collaboratifs sur site. L’objectif était de :

• Rassembler les besoins des parties prenantes.
• Structurer le contenu du DCE pour répondre aux exigences techniques et fonctionnelles.
• Garantir que toutes les solutions proposées soient sur-mesure et adaptées à la stratégie digitale.

Relecture et sécurisation du dossier

Enfin, meja a procédé à une relecture complète de toutes les pièces du DCE. Cette étape a permis de :

• Assurer la conformité du dossier avec la réglementation.
• Réduire les risques d’erreurs ou d’incohérences.
• Préparer le lancement du marché avec un dossier fiable et opérationnel.

Grâce à cette approche structurée, le projet de refonte du site internet de NEOMA Business School a pu bénéficier d’un DCE solide, d’une meilleure coordination des équipes et d’une préparation efficace pour la mise en œuvre de la nouvelle plateforme digitale.

NEOMA Business School a décidé de centraliser et d’optimiser l’ensemble de ses achats liés au développement logiciel et aux licences Microsoft. Pour répondre à ce besoin, l’école déploie un Système d’acquisition dynamique. Cette solution permettra de présélectionner plusieurs fournisseurs et d’attribuer des marchés spécifiques après mise en concurrence. L’objectif est de sécuriser les achats et de garantir la qualité des prestations.

Définition stratégique de la procédure d’achat

Dans un premier temps, l’équipe meja a accompagné NEOMA dans la structuration et l’optimisation de la procédure d’achat. Les étapes clés incluent :

• Identification des besoins précis des différents pôles de la DSI.
• Optimisation des processus internes pour sécuriser les décisions.
• Formalisation des documents nécessaires pour la consultation électronique.

Ateliers avec les pôles de la DSI

Des ateliers ont été organisés avec chaque pôle de la DSI pour recueillir les besoins fonctionnels et techniques. Cela a permis d’assurer que le Système d’acquisition dynamique couvre toutes les exigences opérationnelles. Ces ateliers ont également facilité l’appropriation de la procédure par les équipes internes.

Finalisation des documents clés

Les documents clés ont été finalisés pour garantir la conformité et l’efficacité de la mise en œuvre :

• Rédaction du Cahier des clauses techniques particulières (CCTP).
• Élaboration de la grille de réponse pour les fournisseurs.
• Préparation du marché pour faciliter l’attribution rapide des contrats spécifiques.

Grâce à ce projet, NEOMA Business School pourra bénéficier d’un processus d’achat modernisé, transparent et structuré. Le Système d’acquisition dynamique assure la flexibilité nécessaire pour adapter les marchés aux besoins évolutifs de l’école. Les équipes disposent d’un cadre clair pour piloter les acquisitions, réduire les risques et améliorer la qualité des prestations.

NEOMA Business School a lancé un projet stratégique d'optimisation de la gestion de la masse salariale. L’objectif est de professionnaliser et d’industrialiser les processus de gestion, afin de mieux piloter les ressources humaines et financières. Cette démarche vise à améliorer l’efficacité des services et à garantir une meilleure expérience pour les étudiants et le personnel.

Reprise et finalisation des besoins

L’équipe meja est intervenue pour reprendre et compléter l’expression des besoins existante. Cette étape a permis de :

• Structurer les attendus des prestations d’accompagnement.
• Clarifier les fonctionnalités attendues pour le futur outil de pilotage.
• Assurer une couverture complète des besoins des directions et du staff.

Accompagnement aux arbitrages et procédure de consultation

meja a ensuite accompagné NEOMA BS dans les arbitrages liés à la structuration de la procédure de consultation. Les actions suivantes ont été réalisées :

• Analyse des options pour le choix de la solution la plus adaptée.
• Définition de la procédure de marché et rédaction du cahier des clauses administratives et techniques (CCAP).
• Assistance au suivi du processus décisionnel pour sécuriser le projet.

Conformité et pilotage

La mission a également inclus un suivi rigoureux de la conformité à la réglementation sur la commande publique. Cette approche a permis de :

• Garantir la transparence et la conformité des décisions.
• Optimiser la gestion de la masse salariale grâce à des processus sécurisés et efficaces.
• Assurer un pilotage stratégique des ressources humaines et financières.

Grâce à ce dispositif, NEOMA BS a pu optimiser la gestion de la masse salariale tout en renforçant la performance et la lisibilité de ses processus. Cette mission illustre l’importance d’une AMOA structurée pour sécuriser la mise en œuvre d’outils RH et financiers performants.

NEOMA Business Scool a décidé de faire appel à meja pour moderniser son LMS et ainsi répondre aux limites de la plateforme actuelle. L’objectif est de créer un environnement numérique plus évolutif et intégré, tout en conservant Moodle comme socle technique. Cette refonte intègre les modules d’apprentissage, l’intranet des apprenants et la Coding School pour un apprentissage collaboratif et multilingue. Dans ce cadre, l’accompagnement à la refonte du LMS s’articule autour de plusieurs axes :

Définition stratégique et structuration

• Structurer et optimiser le processus d’achat pour répondre aux besoins spécifiques de l’école.
• Identifier les priorités et les dépendances critiques avec l’ERP scolarité pour garantir une intégration fluide.
• Évaluer les fonctionnalités existantes et définir la feuille de route de la nouvelle plateforme.

Coordination technique et intégration

• Assurer la compatibilité entre le LMS, la Coding School et l’ENT.
• Définir les interfaces avec les autres systèmes métiers pour sécuriser les flux de données.
• Préparer le plan de déploiement et anticiper les besoins des utilisateurs.

Documents clés et accompagnement opérationnel

• Rédiger le Cahier des clauses techniques particulières et la grille de réponse.
• Faciliter la sélection des prestataires et la validation des offres.
• Suivre les étapes de mise en œuvre pour garantir une adoption rapide par les équipes.

Grâce à ce dispositif, l’accompagnement à la refonte du LMS a permis à NEOMA de disposer d’une plateforme unique, performante et évolutive. La solution offre une expérience fluide aux apprenants et aux enseignants, et renforce l’efficacité des processus pédagogiques. Cette mission illustre l’importance d’un pilotage structuré et d’une expertise dédiée pour réussir un projet numérique complexe.

La Métropole Européenne de Lille (MEL) a déployé le progiciel KIMOCE en 1999, initialement pour les fonctions « Achats et logistique ». Depuis, l’application a évolué jusqu’à la version 7 et a intégré progressivement de nouvelles fonctionnalités. Cependant, la MEL constate aujourd’hui une hétérogénéité des pratiques et un manque de visibilité sur l’usage réel des différents modules. Elle a mandaté meja pour réaliser l'audit du progiciel KIMOCE.

Vision actualisée et intégration dans le SI

meja est intervenu pour fournir une vision complète de l’application et de son intégration au sein du système d’information. Cette analyse a permis :

• De dresser un état des lieux des usages actuels par les directions concernées (patrimoine et sécurité, achats et logistique, systèmes d’information et communication, transports).
• De comprendre les interactions entre les modules et les processus métiers existants.

Audit de maturité des fonctions

L’audit a porté sur les fonctions « Patrimoniale » et « Achats & Logistique ». Les axes principaux comprennaient :

• Évaluation de l’adéquation des fonctionnalités offertes par KIMOCE aux besoins des métiers.
• Analyse organisationnelle, fonctionnelle et technique des modules utilisés.
• Identification des forces, faiblesses et axes d’optimisation.

Pistes d’évolution et recommandations

Enfin, l’audit du progiciel KIMOCE a permis de formuler des recommandations concrètes pour l’évolution à moyen terme :

• Étude de l’état de l’art et benchmark des solutions comparables sur le marché.
• Prises en compte des retours d’expérience d’autres collectivités.
• Proposition de scénarios d’amélioration et de consolidation du SI.

Cette démarche a garanti à la MEL une vision claire de son progiciel, facilite la planification stratégique et permet d’optimiser l’usage des fonctionnalités pour l’ensemble des directions métiers.

L’Ircom est un établissement d’enseignement supérieur qui accompagne le développement personnel et professionnel de ses étudiants. Avec l’ouverture d’un nouveau campus à Lyon, l’école a souhaité moderniser son système d’information pour soutenir sa croissance. Dans ce cadre, meja a été sollicité pour définir la trajectoire d'évolution du système d'information.

Audit et cartographie des processus existants

L’équipe a commencé par analyser le système d’information actuel. Cette étape a permis de :

• Cartographier les principaux processus de gestion de l’école et des SI.
• Identifier les forces et limites du système actuel.
• Prioriser les besoins à adresser dans le futur SI.

Priorisation et alignement stratégique

Ensuite, meja a défini les priorités d’évolution pour aligner le SI avec les orientations stratégiques de l’école. Les actions principales sont :

• Formaliser les besoins métiers et fonctionnels prioritaires.
• Hiérarchiser les évolutions techniques et organisationnelles.
• Assurer la cohérence entre les différentes directions et services.

Benchmark et choix des solutions

Pour enrichir la trajectoire d'évolution du système d'information, un benchmark des solutions du marché a été réalisé. Cette étape inclut :

• Analyse comparative des ERP et outils pédagogiques adaptés.
• Identification des solutions les plus flexibles et évolutives.
• Accompagnement au choix final pour sécuriser le projet.

Cadrage et cahier des charges

Enfin, la mission a abouti à la rédaction du cahier des charges. Il permet de :

• Définir clairement la trajectoire de déploiement du futur SI.
• Structurer les étapes et responsabilités du projet.
• Faciliter l’adhésion des équipes et des parties prenantes.

Cette approche méthodique assure une trajectoire d'évolution du système d'information claire, structurée et alignée avec la stratégie de l’Ircom. Elle garantit la modernisation du SI et un accompagnement efficace des utilisateurs.

Montpellier Business School a choisi d’externaliser ses activités informatiques depuis 10 ans. L’établissement considère l’IT comme un service support et non un cœur de métier. Pour rester performant, l’école renouvelle ses prestataires informatiques tous les 4 ans. Dans ce cadre, la responsable du Pôle Ressources a sollicité meja pour apporter son expertise et sécuriser la démarche d'outsourcing informatique.

Objectifs de l’audit et de l’accompagnement

Le projet visait à :

• Auditer l’existant pour définir une cible organisationnelle claire des services informatiques.
• Identifier et sélectionner les meilleurs prestataires pour réaliser les fonctions définies.
• Sécuriser la phase de réversibilité afin de protéger les opérations et les données.

Rôle et périmètre de l’accompagnement

L’intervention de meja a couvert :

• Le pilotage général de la prestation, en tant que mandataire du groupement.
• L’apport d’expertise sur le système d’information de l’école et des établissements d’enseignement supérieur associés.
• Le pilotage de la phase de réversibilité, essentielle pour assurer la continuité des services et la sécurité des données.

Bénéfices attendus

• Une organisation IT alignée avec les besoins stratégiques de l’école.
• Des prestataires sélectionnés de manière objective et transparente.
• Une réversibilité sécurisée pour garantir la continuité des services.
• Un suivi structuré et un pilotage clair des activités externalisées.

Cette mission illustre l’importance d’une assistance à maîtrise d’ouvrage experte pour les projets d’outsourcing informatique. Elle permet d’assurer la performance, la sécurité et la modernisation continue du système d’information de Montpellier Business School.

Relyens a souhaité explorer et lancer deux solutions digitales innovantes pour accompagner les dirigeants d’établissements de santé. L’objectif est de tester l’intérêt du marché, définir les segments cibles, identifier les fonctionnalités clés et préparer le lancement de MVP. meja a été mandaté pour structurer cette démarche stratégique et opérationnelle.

Analyse et compréhension du marché

Dans un premier temps, l’équipe a mené des ateliers et entretiens avec les dirigeants pour :

• Identifier leurs besoins spécifiques.
• Évaluer les opportunités des solutions digitales dans le domaine de la santé.
• Déterminer les tendances, menaces et segments clés.
• Comprendre les forces et faiblesses des acteurs existants.

Conception des solutions

Plateforme collaborative

• Création de parcours utilisateurs centrés sur le partage d’expertise.
• Définition de personas basés sur besoins et comportements.

Outil prédictif de gestion des risques

• Définition des fonctionnalités de cartographie des risques.
• Conception de modèles IA pour orienter les décisions stratégiques.

Accès à un réseau d’experts

meja met à disposition son réseau dans l’écosystème santé pour :

• Faciliter les connexions stratégiques.
• Encourager l’innovation et les collaborations.

Validation stratégique et Go To Market

L’équipe a élaboré les business models et plans pour :

• Recommander les décisions GO / NO GO pour le lancement.
• Assurer que les MVP répondent aux besoins identifiés.
• Garantir la cohérence et la faisabilité opérationnelle.

Grâce à cette approche, Relyens pourra lancer ses solutions digitales en santé de manière structurée, avec un fort impact sur la performance et la satisfaction des établissements de santé.

Le réseau Compétences et Développement, acteur majeur de l’enseignement supérieur privé en France avec plus de 15 000 apprenants, a lancé une refonte de son ERP scolarité pour moderniser ses outils. L’ERP IGOR, utilisé depuis plusieurs années, est devenu obsolète et limité. L’objectif est de disposer d’un système évolutif, performant et parfaitement aligné avec les besoins métiers des établissements du réseau.

Analyse des processus métiers

meja a d’abord identifié les spécificités et contraintes des différents établissements. Cette étape a permis :

• De cartographier les processus administratifs et pédagogiques existants.
• D’identifier les points de friction et les besoins d’évolution.
• De définir les exigences fonctionnelles et techniques pour le futur ERP.

Benchmark des solutions ERP

L’équipe a ensuite comparé les solutions ERP disponibles sur le marché afin de :

• Évaluer la compatibilité des fonctionnalités avec les besoins du réseau.
• Analyser l’évolutivité et la facilité d’intégration avec l’écosystème applicatif existant.
• Identifier les bonnes pratiques et innovations des ERP modernes.

Note de cadrage et préconisations

Enfin, meja a rédigé une note de cadrage complète. Cette note inclut :

• Les retours d’analyse des processus et des solutions étudiées.
• Les recommandations pour sélectionner l’ERP le mieux adapté.
• Un plan d’action pour la mise en œuvre et l’adoption par les utilisateurs.

Cette approche structurée assure que la refonte ERP scolarité répondra aux enjeux stratégiques, techniques et pédagogiques du réseau. Le projet vise à améliorer la fluidité des parcours étudiants, l’efficacité administrative et la cohérence globale du système d’information.

Bénéfices attendus

• ERP moderne et évolutif aligné sur les besoins métiers.
• Optimisation des processus administratifs et pédagogiques.
• Adoption facilitée par les équipes et les établissements.
• Vision unifiée et centralisée des données étudiantes et administratives.

La Ville d’Aurillac a souhaité améliorer la qualité de sa relation avec les usagers. L’organisation en silos, la faible coordination entre les points d’accueil et une dématérialisation partielle limitaient l’efficacité du service. Les outils numériques existants, peu interconnectés, rendaient les parcours plus complexes pour les habitants. Pour répondre à ces défis, la collectivité a choisi de s’appuyer sur une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) spécialisée, meja.

Un diagnostic précis de la relation usagers

La première étape a consisté à réaliser un diagnostic complet. Ce travail a permis :

• de cartographier les interactions entre les usagers et la collectivité ;
• d’identifier les priorités exprimées par les agents et les habitants ;
• de définir les besoins fonctionnels et techniques nécessaires à la future Gestion de la Relation Usagers (GRU) ;
• de proposer une première préfiguration de l’organisation cible.

Ce diagnostic a fourni une vision claire du fonctionnement actuel et a mis en lumière les leviers pour une meilleure optimisation de la relation usagers.

Une feuille de route pour la transformation

La deuxième phase a consisté en l’élaboration d’une feuille de route. Co-construite avec les agents municipaux, elle a défini les étapes concrètes vers une organisation plus fluide. Chaque action a été décrite dans des fiches précises intégrant les recommandations techniques et organisationnelles.

Des bénéfices attendus

• Un accueil mieux coordonné sur l’ensemble des points de contact ;
• Une dématérialisation renforcée et plus cohérente ;
• Des outils connectés pour un suivi simplifié des demandes ;
• Une relation usagers plus fluide et plus efficace.

Avec cette mission d’AMOA, la Ville d’Aurillac dispose désormais d’une trajectoire claire pour la modernisation de sa gestion de la relation usagers. L’optimisation de la relation usagers devient ainsi un levier stratégique pour renforcer la qualité du service public.

La Communauté de Communes du Liancourtois – Vallée Dorée a souhaité moderniser son dispositif de suivi et de pilotage des déchets avec l'aide de meja. L’outil en place, Tradéo, ne répondait plus aux attentes : ergonomie limitée, difficultés de saisie et qualité des données insuffisante. Ces freins impactaient le travail quotidien des agents et la capacité à évaluer l’efficacité des actions de sensibilisation.

Un projet stratégique pour moderniser la gestion des déchets

Pour répondre à ces enjeux, la collectivité a engagé un projet centré sur l’acquisition d’un logiciel de gestion des déchets. Elle a choisi meja comme partenaire en assistance à maîtrise d’ouvrage. Notre mission a consisté à sécuriser toutes les étapes, de l’expression des besoins jusqu’au choix de l’éditeur, en intégrant les contraintes techniques, les usages quotidiens et les objectifs environnementaux.

Un accompagnement structuré et complet

• Définition des besoins métiers et fonctionnels avec les directions concernées.
• Analyse des limites de l’existant et identification des améliorations prioritaires.
• Benchmark des solutions disponibles et aide à la sélection de l’éditeur.
• Préparation du déploiement afin d’assurer une transition fluide et efficace.

Des résultats concrets pour la collectivité

• Une application mobile permet aux agents de saisir en temps réel les données de collecte.
• Un module de suivi mesure l’impact des campagnes de tri sélectif et oriente les futures actions de sensibilisation.

En accompagnant l’acquisition du logiciel de gestion des déchets, meja a permis d’améliorer la qualité des données, d’optimiser l’efficacité opérationnelle et de renforcer l’engagement environnemental de la collectivité.

La Ville de Saint-Herblain engage un projet ambitieux de Gestion de la relation usager. L’objectif est de moderniser les interactions entre les habitants et les services municipaux, tout en simplifiant les démarches pour tous. Le projet s’inscrit dans une stratégie globale de digitalisation et de qualité de service, afin de proposer une expérience fluide et cohérente.

Renforcement de la dématérialisation

Les usagers à l’aise avec le numérique disposeront de canaux dédiés pour leurs demandes. Parallèlement, un accompagnement humain sera assuré pour les publics nécessitant un support particulier. Cette démarche favorise l’inclusion tout en accélérant le traitement des demandes.

• Mise en place de portails numériques pour les démarches courantes.
• Accompagnement personnalisé pour les publics en difficulté.
• Intégration des services France Services pour l’accueil physique.

Optimisation de l’assistance aux agents

Les outils centralisés faciliteront la gestion des rendez-vous et le suivi des demandes. Les agents disposeront d’une vue complète et cohérente des interactions avec les usagers, ce qui améliorera l’efficacité et la satisfaction.

• Centralisation des informations usagers et suivi des dossiers.
• Planification simplifiée des rendez-vous et notifications automatiques.
• Réduction des doublons et des erreurs de traitement.

Mise en place d’une approche multicanale et rationalisation des outils

Le projet permettra d’éliminer les mails génériques et de regrouper les canaux de communication. Les solutions utilisées seront consolidées et simplifiées pour garantir la cohérence et la rapidité des réponses.

• Regroupement des outils de communication existants.
• Développement de webservices pour les démarches en ligne.
• Vision globale et unifiée des interactions avec les citoyens.

Cette approche méthodique de Gestion de la relation usager permettra à la Ville de Saint-Herblain d’améliorer l’expérience des habitants, d’accroître l’efficacité des agents et d’assurer une cohérence dans l’ensemble des services proposés.

Le Conseil départemental des Côtes-d’Armor a lancé un projet stratégique de migration de son progiciel d'aide sociale. L’objectif est de remplacer une solution obsolète et en fin de maintenance. Le projet vise à optimiser les processus, renforcer l’efficacité et améliorer la satisfaction des usagers. La mission, confiée à meja, est actuellement en cours et suit une approche méthodique et collaborative.

Analyse et optimisation des processus existants

La première étape consiste à analyser l’ensemble du parcours d’aide sociale, de la demande de l’usager jusqu’à la liquidation. Cette phase inclut :

• Revue des dispositifs existants et identification des points de friction.
• Recueil des besoins métiers et attentes des usagers.
• Propositions d’optimisation et reconstruction des processus cibles intégrant les améliorations identifiées.

Mise en œuvre du nouveau progiciel

Ensuite, la migration du progiciel d'aide sociale se poursuit avec la mise en œuvre du nouvel outil. Les actions prévues incluent :

• Rédaction des spécifications fonctionnelles et techniques.
• Paramétrage de l’application pour répondre aux besoins des services.
• Pilotage du projet pour garantir l’atteinte des objectifs fixés.

Bénéfices attendus

• Processus d’aide sociale simplifiés et optimisés.
• Amélioration de la qualité de service et de la satisfaction des usagers.
• Dématérialisation des démarches pour un traitement plus rapide.
• Vision claire et transverse des dispositifs au sein du département.

Grâce à cette approche structurée, la migration du progiciel d'aide sociale permettra au CD22 d’aligner ses outils avec les besoins actuels et futurs, tout en sécurisant la transition vers un système moderne et performant.

Le Conseil Départemental des Bouches-du-Rhône (CD13) a lancé un programme ambitieux pour moderniser ses applications métier et renforcer son infrastructure réseau et serveur. L’objectif est de faciliter le travail des directions et de garantir une meilleure performance des systèmes. meja, en partenariat avec EngIT, intervient pour accompagner le CD13 sur la mise en œuvre et la modernisation des applications métier.

Accompagnement à la maîtrise d’ouvrage (AMOA)

L’équipe AMOA se concentre sur le pilotage et la coordination des projets. Les actions prévues comprennent :

• Suivi de projet et planification des étapes clés.
• Définition des besoins métiers et accompagnement des utilisateurs.
• Études et analyses fonctionnelles des applications et du marché.
• Assistance à la recette fonctionnelle pour valider les solutions mises en place.

Accompagnement à la maîtrise d’œuvre (AMOE)

Sur le volet technique, l’équipe AMOE interviendra pour :

• Réaliser des études et mettre en œuvre des solutions techniques adaptées.
• Maintenir et faire évoluer les applications existantes.
• Exécuter des tâches opérationnelles : tests, paramétrages et mises à jour.
• Assurer l’expertise technique, la sécurité et la transition entre étude et mise en œuvre.

Bénéfices attendus

• Applications métier modernisées et adaptées aux besoins opérationnels.
• Meilleure coordination entre directions et services.
• Infrastructure réseau et serveur sécurisée et optimisée.
• Processus de projet structurés et transparents.

La mise en œuvre et la modernisation des applications métier se déroule en continu, garantissant un pilotage efficace, l’adhésion des utilisateurs et une amélioration tangible des services. Chaque étape est planifiée pour maximiser l’efficacité et la fiabilité des solutions déployées.

L’Université de Strasbourg souhaite lancer un projet ambitieux de modernisation de son système d'information patrimonial. Son système actuel, Abyla, utilisé depuis plus de 20 ans par 250 collaborateurs, présente des limites fonctionnelles et techniques. Le récent déploiement du Système d’Information Géographique (ArcGIS Online) reste partiellement exploité. Face à ces enjeux, l’université fait appel à meja pour définir une trajectoire claire de modernisation.

Recensement et analyse des besoins

L’équipe commencera par identifier les besoins de toutes les directions, services et utilisateurs. Cette étape permettra :

• De recenser les processus existants et les points de friction.
• De prioriser les besoins stratégiques et opérationnels.
• De poser les bases pour un SI patrimonial plus efficace et intégré.

Identification des exigences et veille réglementaire

Ensuite, meja définira les exigences fonctionnelles, techniques et organisationnelles de la future solution. La veille réglementaire garantira la conformité du dispositif. Les actions incluront :

• Analyse des contraintes légales et normatives.
• Définition des fonctionnalités prioritaires pour le SIPI et le SIG.
• Intégration des standards du secteur pour sécuriser le projet.

Préconisations et feuille de route

Enfin, des préconisations seront formulées pour le dimensionnement des ressources humaines et l’organisation cible des services. La feuille de route définira :

• Les étapes de déploiement et de migration des données.
• Le suivi et le pilotage du projet de modernisation du système d'information patrimonial.
• Les indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité du futur système.

Cette approche méthodique permettra à l’Université de Strasbourg de sécuriser ses investissements, d’optimiser la gestion de son patrimoine et de garantir une exploitation complète du SIPI et du SIG. La modernisation du système d'information patrimonial offre ainsi une vision transverse, cohérente et adaptée aux besoins actuels et futurs.

La Métropole de Rouen lance un projet ambitieux pour sa stratégie de relation usagers. L’objectif consiste à clarifier et harmoniser la relation avec les citoyens dans un écosystème multicanal fragmenté. La mission va construire un diagnostic partagé et poser les bases d’une stratégie lisible, cohérente et adaptée aux besoins réels. Cette mission se déroulera en collaboration avec Itinéraire bis, agence experte des politiques publiques en lien avec les besoins citoyens.

Recensement et immersion terrain

L’équipe meja commencera par cartographier tous les points de contact et les démarches existantes. Ensuite, elle observera le fonctionnement réel des services grâce à des immersions terrain.

• Cartographier les points de contact, les canaux et les démarches existantes.
• Observer le parcours usager au sein des services pour identifier les améliorations possibles.

Enquêtes et ateliers participatifs

Des enquêtes qualitatives et des ateliers permettront de recueillir directement les perceptions et besoins des usagers et des agents. Cette approche va renforcer la compréhension des irritants et des attentes.

• Réaliser des enquêtes auprès des usagers et des agents pour identifier les difficultés.
• Animer des ateliers avec les usagers pour comprendre leurs attentes.
• Organiser des ateliers avec les agents pour recueillir besoins et contraintes.

Formalisation du diagnostic et recommandations

Enfin, l’équipe élaborera un diagnostic partagé. Il servira de socle pour définir la future stratégie de relation usagers de la Métropole. Les recommandations viseront à :

• Optimiser les parcours et les interactions multicanal.
• Améliorer la lisibilité et la cohérence de la relation avec les citoyens.
• Aligner la stratégie avec les réalités opérationnelles et les besoins des usagers.

Cette méthode permettra à la Métropole de Rouen de piloter sa relation usagers de façon proactive, d’anticiper les irritants et de garantir une expérience utilisateur fluide et structurée.

Le Syndicat Mixte d’Accompagnement des Aînés du Haut Jura engage le déploiement DUI NETSOINS programme ESMS numérique pour ses établissements Résidence Autonomie et EHPAD. L’objectif est de moderniser les pratiques, sécuriser les données et répondre aux exigences réglementaires du programme ESMS Numérique (SEGUR). Pour cela, meja intervient en assistance à maîtrise d’ouvrage pour cadrer et piloter le projet.

Recueil des besoins et préparation du déploiement

Dans un premier temps, meja accompagne les équipes pour :

• Identifier les besoins fonctionnels et techniques des établissements.
• Cartographier les flux d’information et les processus existants.
• Préparer le plan de déploiement du DUI NETSOINS.

Cette étape garantit que le projet respecte les objectifs fixés et s’intègre parfaitement dans le contexte ESMS Numérique.

Intégration des référentiels socles

L’accompagnement porte ensuite sur l’intégration des référentiels obligatoires :

• INS (Identifiant National de Santé)
• DMP (Dossier Médical Partagé)
• MS Santé

Cette intégration sécurise la conformité réglementaire et prépare les établissements à l’obtention des financements complémentaires.

Pilotage des cibles d’usage

Le déploiement DUI NETSOINS programme ESMS numérique vise également l’atteinte des cibles d’usage. meja met en place :

• Un suivi régulier de l’adoption par les utilisateurs.
• Une formation adaptée aux équipes des EHPAD et Résidences Autonomie.
• Des indicateurs pour mesurer l’efficacité et la conformité.

Grâce à ce pilotage, le projet progresse selon les objectifs fixés par l’ARS et garantit le succès de la mise en œuvre.

Bénéfices attendus

• Modernisation et sécurisation des pratiques dans les établissements.
• Intégration complète des référentiels socles ESMS.
• Adoption rapide par les utilisateurs et équipes métiers.
• Obtention sécurisée des financements complémentaires.

La Région Grand Est lance une mission majeure pour renforcer le pilotage services numériques éducatifs dans les lycées publics et privés. Cette initiative s’inscrit dans la continuité du dispositif PHARE et vise à structurer et optimiser les services numériques éducatifs à grande échelle. Le groupement piloté par meja, en collaboration avec Pragma9, Setec IS et ALERION Avocats, interviendra sur l’ensemble du périmètre.

Objectifs et périmètre de la mission

La mission visera à :

• Identifier précisément les besoins et usages des différents acteurs de la communauté éducative du second degré.
• Structurer les espaces numériques de travail pour faciliter la collaboration et l’apprentissage.
• Assurer la conformité technique selon les standards du Ministère de l’Éducation Nationale (DNE).
• Accompagner la mise en œuvre de marchés publics complexes, y compris les marchés de travaux.
• Mettre en place des méthodologies de gestion de projet robustes : spécifications, suivi, recette.

Déroulement prévu de la mission

• Phase de recueil des besoins et analyse des usages.
• Étude et définition de la feuille de route pour le pilotage des services numériques éducatifs.
• Rédaction des spécifications fonctionnelles et techniques.
• Accompagnement à la consultation et sélection des prestataires.
• Suivi et pilotage du déploiement dans les établissements concernés.

Bénéfices attendus

• Structuration et modernisation des services numériques éducatifs.
• Meilleure adoption des outils par les enseignants et élèves.
• Pilotage transparent et sécurisé des projets informatiques.
• Optimisation des processus et de la performance globale.

L’Union des caisses nationales de Sécurité Sociale (UCANSS) et les différentes branches de la Sécurité Sociale ont lancé un projet de mise en œuvre SI Achat partagé. L’objectif principal est d’harmoniser les processus, d’optimiser la performance et de sécuriser les acquisitions. La mission actuelle couvre le périmètre défini par le client, avec des étapes clés déjà réalisées et d’autres prévues dans les phases suivantes.

Recueil des besoins et analyse de l’existant

Dans un premier temps, meja a recensé les besoins des différents acteurs. Cette phase a permis de :

• Identifier les processus existants et les écarts fonctionnels.
• Structurer les exigences des branches et de l’UCANSS.
• Définir un socle commun pour le futur SI Achat partagé.

Étude de marché et recommandations

L’équipe a ensuite mené un état de l’art des solutions disponibles. Les actions réalisées incluent :

• Comparaison des fonctionnalités et performances des outils existants.
• Évaluation de l’adéquation avec les besoins métiers.
• Élaboration de recommandations pour orienter le choix de la solution.

Rédaction du DCE et analyse des offres

Dans les prochaines étapes, meja accompagnera l’UCANSS pour :

• Analyser les offres reçues selon des critères précis et objectifs.
• Évaluer chaque solution pour garantir sa conformité avec les besoins identifiés.
• Préparer la sélection de la solution adaptée et sécuriser la décision finale.

Accompagnement au déploiement

Le déploiement du SI Achat se déroulera progressivement selon le périmètre fixé par le client. Les actions à venir incluent :

• Intégrer la solution dans les systèmes existants de manière progressive.
• Former et accompagner les utilisateurs ainsi que les responsables achats.
• Suivre la continuité des activités et garantir la performance opérationnelle.

Bénéfices attendus

• Processus d’achats harmonisés et sécurisés.
• Performance et traçabilité améliorées.
• Adoption progressive par les équipes métiers.
• Vision transverse sur l’ensemble des achats.

L’Union des caisses nationales de sécurité sociale (UCANSS) a lancé un projet ambitieux de refonte de son système d’information patrimonial. L’objectif est simple : moderniser les applications de gestion immobilière et les unifier pour toutes les caisses. Ce projet vise à :

• Obtenir une vision transverse du patrimoine.
• Renforcer l’efficacité opérationnelle.
• Harmoniser les processus et les outils existants.

Audit et analyse de l’existant

meja a débuté par un audit complet du système actuel :

• Analyse des briques fonctionnelles.
• Identification des points de friction et des besoins non couverts.
• Benchmark des solutions disponibles sur le marché.
• Étude des pratiques d’autres administrations comparables.

Cette approche fournit une base solide pour la refonte et facilite les arbitrages futurs.

Construction de la feuille de route

L’équipe a ensuite défini une feuille de route claire :

• Hiérarchisation des priorités.
• Évaluation des impacts métiers.
• Planification détaillée des étapes de la refonte système d’information patrimonial.
• Coordination des arbitrages pour favoriser le consensus entre parties prenantes.

Recommandations et accompagnement

meja a apporté des recommandations concrètes :

• Urbanisation des applications.
• Intégration et consolidation des données.
• Optimisation des processus métiers.
• Accompagnement lors des décisions et validations pour sécuriser le déploiement futur.

Bénéfices attendus

• Vision unifiée et transverse du patrimoine.
• Processus optimisés et flux d’information fluides.
• Décisions éclairées grâce à un diagnostic précis.
• Pilotage structuré et transparent du projet.

Dans le cadre de sa stratégie d’amélioration de l’expérience candidat, CESI a choisi de regrouper ses cinq portails de candidatures en un portail unique pour ses étudiants. L’objectif est de simplifier le parcours des candidats tout en harmonisant les processus internes. Pour cela, le cabinet meja accompagne CESI tout au long du projet, de la conception à la mise en production.

Recueil des besoins et conception

Les équipes ont animé des ateliers pour identifier précisément les besoins fonctionnels. Elles ont ensuite rédigé l’expression de besoin et validé le cahier des charges. Cette étape permet de sécuriser le projet et de définir clairement les attentes.

UX et maquettes

Pour garantir une expérience utilisateur optimale, des maquettes UX ont été réalisées. Elles valident :

• L’ergonomie du portail
• La charte graphique
• La fluidité des parcours candidats

Recette et pilotage

L’équipe a confectionné les cahiers de recette puis piloté l’exécution des tests utilisateurs. Cela permet de détecter rapidement les anomalies et de s’assurer que la solution répond aux besoins métiers.

Mise en production et accompagnement

Enfin, le portail unique étudiants a été déployé avec un suivi rigoureux. Les équipes ont été formées et accompagnées pour assurer une adoption rapide et efficace. Ce portail centralise désormais toutes les candidatures, améliore la cohérence des processus et facilite la gestion des inscriptions.

Bénéfices clés

• Parcours candidat fluide et simplifié
• Harmonisation des portails existants
• Meilleure coordination des équipes internes
• Adoption rapide grâce à l’accompagnement

CESI a souhaité faciliter les démarches des candidats étrangers en lançant un projet ambitieux : le déploiement d'un portail pour les étudiants internationaux. Cette initiative visait à simplifier les candidatures, harmoniser les pratiques et poser les bases d’un futur portail unifié. Elle a aussi permis d’améliorer la qualité de l’expérience utilisateur pour les équipes et pour les étudiants.

Un portail au service de l’expérience étudiante

Dès le lancement, le projet a été conçu comme un levier stratégique. L’objectif était clair : offrir aux étudiants internationaux un parcours d’admission simple, structuré et rapide. Le portail devait également centraliser les informations et réduire les échanges dispersés par e-mail. Grâce à cette approche, CESI a pu renforcer son attractivité et valoriser son ouverture à l’international.

Une méthodologie rigoureuse pour un déploiement sécurisé

meja a accompagné CESI en s’appuyant sur une démarche éprouvée. Les ateliers de conception ont permis de recueillir les besoins fonctionnels et d’impliquer les équipes dès les premières étapes. L’expression des besoins a été rédigée puis validée collectivement. Les user stories ont ensuite été vérifiées afin de garantir leur conformité. Enfin, les recettes utilisateurs ont été organisées et supervisées pour sécuriser chaque fonctionnalité du portail.

Un accompagnement au changement sur mesure

Le déploiement portail étudiants internationaux CESI n’a pas seulement consisté à mettre en place une solution technique. Il a également impliqué un travail d’harmonisation des pratiques internes. meja a accompagné les équipes CESI dans l’adoption du nouvel outil et dans l’évolution progressive de leurs processus. Cet accompagnement a permis d’assurer une transition fluide et de garantir l’efficacité opérationnelle.

Les bénéfices obtenus

• Simplification du processus de candidature internationale.
• Meilleure cohérence des pratiques au sein des équipes.
• Gain de temps dans la gestion administrative.
• Renforcement de l’image internationale de CESI.

Avec ce projet, CESI a franchi une étape clé vers la modernisation de son système d’information et la valorisation de son attractivité. Le déploiement d'un portail destiné aux étudiants internationaux illustre parfaitement la capacité de meja à conjuguer expertise méthodologique et accompagnement au changement.

CESI a décidé de renouveler son partenariat avec un intégrateur Salesforce après trois années de collaboration. L’objectif consiste à garantir la continuité de la maintenance et des évolutions du CRM. Pour sécuriser ce processus stratégique, meja accompagne la sélection de l'intégrateur Salesforce et structure l’ensemble de l’appel d’offre.

Rédaction et publication de l’appel d’offre

meja a d’abord rédigé le document d’appel à candidatures en précisant les attentes techniques et fonctionnelles. L’équipe a ensuite publié ce document auprès des prestataires ciblés afin de lancer la réception des offres. Grâce à cette méthode, tous les soumissionnaires disposent d’informations homogènes et de critères identiques.

Gestion des échanges et évaluation des réponses

L’accompagnement s’est poursuivi par la centralisation de toutes les questions posées par les candidats. meja a apporté des réponses claires et diffusées à l’ensemble des participants. Par la suite, les offres ont été évaluées grâce à une grille détaillée. Chaque critère a reçu une pondération afin de refléter avec précision les besoins du CESI. Ainsi, la sélection de l'intégrateur Salesforce repose sur une analyse transparente et objective.

Organisation des soutenances et aide à la décision

Les soutenances ont été planifiées et animées pour permettre aux équipes de comparer directement les prestataires. meja a apporté des recommandations concrètes pour aider CESI à prendre sa décision finale. Enfin, les éléments contractuels ont été préparés avec soin afin de sécuriser le partenariat à long terme.

Bénéfices attendus

• Un processus de sélection clair, rigoureux et documenté.
• Un choix d’intégrateur aligné sur les objectifs CRM.
• Une réduction notable des risques opérationnels et contractuels.
• Un pilotage renforcé et une gouvernance optimisée.

En accompagnant CESI dans la sélection d'un intégrateur Salesforce, meja a garanti une démarche structurée et tournée vers la réussite du projet CRM.

Face à des difficultés de collaboration et de suivi avec l’intégrateur, CESI a sollicité meja pour assurer un accompagnement à la mise en place du CRM Salesforce. L’objectif était de relancer le projet, clarifier les rôles et rétablir une communication fluide entre toutes les parties prenantes. Grâce à cette approche méthodique, l’équipe a pu aligner les acteurs sur une vision commune et sécuriser la mise en œuvre de Salesforce.

Audit et analyse de la situation

Dans un premier temps, meja a réalisé un audit détaillé du projet. L’équipe a identifié les points de blocage, évalué la méthodologie existante et proposé des solutions concrètes. Par ailleurs, les bonnes pratiques de gestion de projet ont été mises en avant pour structurer le pilotage et les échanges.

Optimisation de la comitologie et gouvernance

• Refonte des instances de pilotage et de suivi de la TMA
• Création et animation des comités de projet
• Mise en place d’un RACI clair pour définir les responsabilités
• Déploiement d’un Plan d’Assurance Qualité (PAQ) pour garantir la conformité et la qualité

Suivi opérationnel et méthodologie

L’accompagnement au déploiement du CRM Salesforce inclut également le suivi du budget et l’animation des jalons clés. Chaque tâche est priorisée et contrôlée pour éviter les dérives. De plus, un reporting régulier assure la transparence avec les équipes et la direction.

Résultats attendus

• Communication claire et structurée entre toutes les parties prenantes
• Vision partagée et alignement des équipes sur les objectifs
• Mise en œuvre maîtrisée de Salesforce
• Amélioration de la productivité et réduction des risques opérationnels

Le CEFIPA a initié un projet stratégique pour aligner sa solution de gestion des formations avec les autres pôles du groupe. L’objectif principal est de moderniser et d’harmoniser les processus autour de l’ERP YPAREO. Pour sécuriser ce projet, le centre de formation a fait appel à meja afin de piloter l’ensemble des étapes et d’apporter son expertise en assistance à maîtrise d’ouvrage.

Compréhension et cadrage des besoins métier

Dans un premier temps, meja a analysé les besoins métiers liés à la gestion des formations par apprentissage. Ensuite, l’équipe a identifié les priorités et les contraintes. Cette étape garantit que le déploiement de l'ERP YPAREO répondra aux exigences opérationnelles et pédagogiques du CEFIPA.

Conduite des chantiers opérationnels

• Paramétrage de l’ERP selon les besoins métiers.
• Reprise et migration des données existantes.
• Spécifications et intégration des interfaces avec les autres systèmes.
• Suivi de l’avancement et contrôle qualité à chaque étape.

Grâce à cette méthodologie, le projet progresse de manière structurée et sécurisée. Chaque étape est validée avant de passer à la suivante.

Accompagnement métier et formation

Parallèlement, meja accompagne les équipes sur l’utilisation du nouvel ERP. Les utilisateurs bénéficient d’un suivi personnalisé et d’actions de formation adaptées. Ainsi, le déploiement de l'ERP YPAREO favorise une adoption rapide et fluide, tout en optimisant les processus existants.

Résultats attendus

• Harmonisation des pratiques entre les différents pôles.
• Optimisation de la gestion des formations par apprentissage.
• Adoption rapide et sécurisée de l’ERP YPAREO.
• Renforcement de la performance opérationnelle du centre.

La Conférence des évêques de France (CEF) a lancé un projet de gestion documentaire intégrée pour moderniser son service Veille et documentation. L’outil historique, Decalog, est devenu obsolète, ne bénéficie plus de maintenance et limite l’efficacité du service. Les équipes utilisaient des outils gratuits et des processus manuels, peu adaptés aux exigences croissantes.

Recueil des besoins et analyse de l’existant

Dans un premier temps, meja a animé des ateliers avec les équipes et mené des entretiens ciblés avec la DSI. L’objectif était de :

• Identifier clairement les besoins métiers et les contraintes techniques.
• Documenter les processus existants et détecter les dysfonctionnements.
• Hiérarchiser les fonctionnalités essentielles pour le futur système.

Étude de marché et benchmark des solutions

meja a ensuite conduit une étude approfondie du marché pour proposer la meilleure solution. Cette phase comprend :

• Un benchmark des outils spécialisés en gestion documentaire intégrée et veille informationnelle.
• La prise en compte des retours d’expérience d’organisations comparables.
• Une analyse détaillée des forces et limites de chaque solution.

Accompagnement au choix et cahier des charges

Enfin, meja a accompagné la CEF pour sécuriser la décision finale. Les actions menées incluent :

• Rédaction du cahier des charges fonctionnel et technique.
• Analyse des offres et organisation des soutenances.
• Formulation de recommandations claires et argumentées.

Bénéfices attendus

Grâce à cette gestion documentaire intégrée, la CEF dispose :

• D’un outil fiable et performant pour la veille et la conservation des documents.
• D’une meilleure structuration des processus et gain de temps opérationnel.
• D’une solution durable, adaptée aux besoins stratégiques et évolutive.

Cette approche collaborative favorise l’adoption par les équipes et optimise durablement les activités du service Veille et documentation.

Dans le cadre de la fusion des écoles de commerce de Rouen et Reims, NEOMA Business School a souhaité déployer un nouvel ERP scolarité. L’école veut simplifier les processus administratifs, fluidifier les parcours étudiants et unifier les systèmes dans un écosystème cohérent. Après un projet précédent infructueux, NEOMA sécurise cette initiative avec un accompagnement expert.

Définition du périmètre fonctionnel et de l’urbanisation

meja accompagne NEOMA pour définir le périmètre fonctionnel cible. L’équipe analyse et priorise chaque processus administratif. Elle définit ensuite l’urbanisation cible et intègre l’ERP dans les systèmes existants. Grâce à cette méthode, la solution répond précisément aux besoins métiers et aux contraintes techniques.

Rédaction du cahier des charges et consultation

L’équipe rédige le cahier des charges et l'ensemble des documents associés pour la consultation des prestataires. En parallèle, elle prépare des annexes techniques et financières pour clarifier les attentes. Ainsi, NEOMA sélectionne les solutions conformes aux besoins identifiés et optimise le processus de choix.

Accompagnement à la passation du marché

meja guide l’école pendant la passation du marché public. Les échanges avec les prestataires sont organisés et les critères de sélection validés. Chaque étape du projet de mise en place de l'ERP scolarité est pilotée pour garantir le succès du déploiement et l’adoption rapide par les utilisateurs.

Bénéfices attendus

• Uniformisation des processus administratifs.
• Fluidité améliorée des parcours étudiants.
• Intégration harmonieuse dans l’écosystème applicatif.
• Sécurisation de l’investissement et du déploiement.

L’ERP Aurion joue un rôle stratégique dans la transformation digitale de NEOMA Business School. Après sa mise en production, l’école a lancé une phase d’optimisation. L’objectif : stabiliser la solution et accompagner tous les utilisateurs. Le déploiement de l’ERP de scolarité devient alors un levier clé pour améliorer la gestion académique, renforcer les processus et assurer une adoption réussie par les gestionnaires, les enseignants et les apprenants.

Accompagnement au déploiement

meja collabore étroitement avec les équipes internes pour renforcer la performance de la solution. Grâce à des actions ciblées, l’école garantit la continuité de service et l’amélioration progressive de ses pratiques.

Actions principales

• Détection proactive des régressions : réalisation de tests de non-régression afin d’identifier et corriger rapidement les anomalies.
• Paramétrage sur mesure : configuration des workflows, formulaires et requêtes pour répondre aux besoins spécifiques de chaque métier.
• Accompagnement des équipes : cadrage et prise de note des évolutions futures pour adapter l’ERP aux enjeux stratégiques.
• Support technique : gestion des tickets et anomalies pour fluidifier le quotidien et soulager les Business Analysts.
• Formation personnalisée : montée en compétences des équipes sur l’outil Requêteur et sur l’usage transversal d’Aurion.

Un projet structurant

Le déploiement de l’ERP Aurion ne se limite pas à une mise en production technique. Il constitue une véritable démarche d’amélioration continue. En optimisant la solution, NEOMA Business School consolide sa stratégie digitale, améliore l’expérience utilisateur et facilite la gestion globale de ses activités pédagogiques. Cette approche garantit une adoption durable et une meilleure maîtrise des processus au service de l’ensemble des parties prenantes.

Le choix de solutions LMS et MOOC représente une étape stratégique pour l’IFP Energies nouvelles et son école de formation, l’IFP School. Acteur majeur dans l’énergie, le transport et l’environnement, l’institut souhaitait renforcer ses outils numériques. L’objectif était clair : améliorer la gestion des cours en ligne et offrir une meilleure expérience aux étudiants comme aux enseignants.

Cahier des charges et cadrage

Pour réussir ce projet, meja a accompagné l'IFP School dès la phase de cadrage :

• La rédaction du cahier des clauses techniques particulières.
• La conception d’une grille de réponse claire et détaillée.
• La préparation des annexes financières adaptées aux enjeux du projet.

Grâce à cette méthodologie, la définition des besoins a gagné en précision et en lisibilité.

Analyse des offres et recommandations

L’étape suivante a porté sur l’étude des solutions disponibles. Chaque offre a été comparée selon plusieurs critères :

• L’ergonomie des plateformes proposées.
• La capacité à gérer différents profils utilisateurs.
• La souplesse pour intégrer des contenus variés.
• Les coûts associés à la mise en place et à l’exploitation.

Cette analyse a permis de formuler des recommandations claires.

Vers une formation numérique renforcée

L’accompagnement au choix de solutions LMS et MOOC a donné à l'IFP School une vision précise des options disponibles. L’école dispose désormais d’une base solide pour développer de nouveaux services. Ainsi, la communication entre étudiants, professeurs et administration se trouve renforcée. En conséquence, l’efficacité globale des formations progresse.

L’Institut Polytechnique de Paris a dû renforcer ses équipes pour travailler sur l’amélioration de la gestion des admissions et inscriptions. Cette démarche inclut la gestion de la solution actuelle ainsi que la définition d’une future solution plus complète. La solution comprend des portails dédiés pour les candidats, les jurys et les inscriptions. Elle intègre également un back-office qui permet de gérer efficacement les candidatures tout en préparant leur intégration dans les outils de gestion pédagogique de l’IPP.  

Collaboration et suivi

Pour accompagner cette démarche, meja collabore étroitement avec les équipes DSI et les équipes métier de la Graduate School. Ensemble, ils assurent le suivi et la définition de la feuille de route pour la gestion des admissions et inscriptions. Cette coordination garantit la cohérence et la continuité entre l’existant et la solution cible.  

Solutions et livrables

Les solutions et livrables réalisés comprennent :

• Un tableau de bord et un plan d’action pour suivre les améliorations apportées à ISATIS.
• Des expressions de besoins détaillées, définissant l’offre 2026 et le périmètre de la future solution de gestion des admissions et des inscriptions.
• Un rapport d’aide à la décision fournissant des analyses et recommandations pour soutenir la planification et l’optimisation des processus.

 

Impact et résultats

Ainsi, la gestion des admissions et inscriptions bénéficie d’une approche structurée et progressive. Chaque étape permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de réduire les risques et de sécuriser les processus. Grâce à cette méthode, l’Institut Polytechnique de Paris renforce ses capacités organisationnelles et garantit une expérience fluide pour les candidats, les jurys et les équipes internes.

L’audit organisationnel du service concours marque une étape stratégique pour CentraleSupélec. Actuellement, le service chargé de l’organisation du concours d’ingénieurs traverse une phase de transformation. En effet, la refonte du système d’information ouvre la voie à une réorganisation complète des processus internes. Ainsi, l’objectif principal consiste à améliorer l’efficacité opérationnelle, réduire les redondances et optimiser la gestion des ressources humaines, financières et technologiques.

Diagnostic et analyse comparée

Dans un premier temps, meja réalise un diagnostic organisationnel et de l’offre. Ensuite, l’équipe analyse les retours d’expérience d’institutions comparables. Cette méthode comparative permet de repérer les bonnes pratiques et d’anticiper les difficultés. Par ailleurs, chaque étape fait l’objet d’une validation avec les responsables internes pour garantir la cohérence des recommandations.

Recommandations et plan de mise en œuvre

L’audit conduit à la formulation de recommandations concrètes. Elles concernent l’organisation, les processus, les compétences, les ressources humaines et le système d’information. De plus, chaque suggestion vise à renforcer l’efficacité et sécuriser les opérations du concours. Enfin, un plan de mise en œuvre détaille les étapes, les priorités et les responsabilités de chaque acteur impliqué. Ainsi, le service peut progresser avec méthode et clarté.

Accompagnement stratégique

Grâce à cet audit organisationnel du service concours, CentraleSupélec bénéficie d’une vision claire et pragmatique. Le service concours peut adopter des pratiques optimisées et mieux coordonner ses ressources. L’organisation devient donc plus structurée et les opérations se déroulent de manière fluide pour les éditions futures du concours.

La mutualisation du système d’information des OPH constitue un enjeu stratégique pour la SAC Terres d’Envol Habitat. Dans le cadre de son projet de transformation numérique, le bailleur engage une harmonisation de l’ERP et une intégration progressive de l’ensemble du système d’information des OPH de Drancy et d’Aulnay-sous-Bois. L’objectif est clair : sécuriser les outils et améliorer l’efficacité opérationnelle. Pour cela, la SAC a choisi meja pour l’accompagner tout au long du projet.

Évaluation et définition des scénarios

Tout d’abord, meja a évalué l’existant pour identifier les forces et les points d’amélioration. Ensuite, plusieurs scénarios d’évolution ont été définis afin de répondre aux besoins des OPH. Cette étape permet d’anticiper les impacts et de choisir les solutions les plus adaptées. Les critères incluent la flexibilité, la compatibilité avec l’ERP actuel et la capacité à soutenir la transformation numérique.

Rédaction du cahier des charges et analyse des offres

Le cahier des charges a ensuite été élaboré. Ce document formalise les exigences et sert de référence pour la sélection des solutions. Parallèlement, meja a analysé les offres disponibles sur le marché. Cette analyse objective assure que chaque option répond aux besoins fonctionnels et techniques des OPH.

Accompagnement au déploiement

Enfin, meja accompagne le déploiement de la solution retenue. Les équipes suivent le projet, organisent des points de coordination et pilotent les phases critiques. Grâce à ce suivi structuré, la mutualisation système d’information des OPH progresse de manière fluide et sécurisée. Les bailleurs bénéficient d’un outil harmonisé, performant et évolutif. Ce dispositif garantit également une adoption rapide par les équipes et une transition numérique réussie.

Le cadrage du projet relatif au portail usagers constitue une étape clé pour le SEDIF. Dans le cadre du renouvellement de son contrat de délégation de service public à compter du 1er janvier 2025, le syndicat souhaite améliorer la qualité du service et l’expérience des abonnés. Ainsi, la conception et la mise en œuvre d’un nouveau portail usagers deviennent prioritaires. Pour sécuriser cette transition, le SEDIF a fait appel à meja afin d’apporter son expertise et un accompagnement méthodologique.

Définition et co-construction de la cible

Dans un premier temps, meja a accompagné le SEDIF et le délégataire entrant dans l’élaboration de la cible. Par ailleurs, la co-construction des fonctionnalités du portail a permis d’anticiper les besoins des abonnés. Ensuite, les dossiers de spécifications fonctionnelles et techniques ont été rédigés pour cadrer précisément le périmètre du projet. Cette étape a permis de clarifier les exigences et de faciliter la communication entre toutes les parties prenantes.

Suivi et validation du projet

meja a ensuite suivi la réalisation du projet. Les équipes ont organisé des points réguliers pour vérifier l’avancement et ajuster les priorités. En parallèle, les campagnes de recette ont été planifiées pour assurer la conformité du portail avec les besoins identifiés. Enfin, l’accompagnement méthodologique a soutenu la mise en œuvre et la conduite du changement auprès des utilisateurs finaux.

Résultats attendus

Le cadrage du projet relatif au portail usagers garantit au SEDIF une mise en œuvre fluide et sécurisée. Les abonnés bénéficieront d’une interface claire et intuitive, tandis que le suivi structuré assure une adoption rapide. Grâce à ce dispositif, le projet progresse de manière coordonnée, dans le respect des délais et des objectifs fixés.

La grappe d’associations composée de Handicap & Protection de l’Enfance Côte d’Or (EHCO), Charles de Foucault (ACDF) et Foyer Adulte Handicap (AFAH) a sollicité meja pour le cadrage projet déploiement DUI NetVie. L’objectif principal est de sécuriser chaque étape et d’assurer une adoption réussie de la solution par l’ensemble des équipes. Ainsi, le projet a débuté par un cadrage précis des besoins et des priorités de chaque association.

Pilotage opérationnel et coordination

Pour garantir une mise en œuvre fluide, meja a pris en charge le pilotage opérationnel du projet. Tout d’abord, les parties prenantes ont été coordonnées afin d’aligner les objectifs. Ensuite, l’organisation des instances de gouvernance stratégique (COSTRAT) et opérationnelle (COSUIV) a été définie. Grâce à ce suivi structuré, les décisions ont pu être prises rapidement et efficacement.

Conduite du changement et adoption

meja a ensuite accompagné les équipes dans la conduite du changement. Les actions mises en place ont permis aux utilisateurs de se familiariser progressivement avec le DUI NetVie. Par ailleurs, un support actif a été assuré lors de la phase de mise en service pour faciliter l’adoption. Cette approche a renforcé la confiance des équipes et réduit les risques d’erreurs.

Résultats et impacts attendus

Enfin, le cadrage projet déploiement DUI NetVie apporte aux associations une vision claire du déploiement et des responsabilités de chacun. Les outils de suivi et la gouvernance mise en place garantissent une progression sécurisée et efficace. Grâce à ce dispositif, le projet atteint ses objectifs : adoption rapide, pilotage opérationnel maîtrisé et coopération renforcée entre les associations et l’éditeur TERANGA.

L’Université de Technologie de Troyes (UTT) souhaite moderniser son système d’information. Elle se dote d’un nouvel ERP de scolarité pour améliorer la gestion des apprenants et simplifier ses processus internes. Dans ce contexte, meja intervient en tant qu’AMOA pour accompagner le déploiement. Ainsi, l’université bénéficie d’un accompagnement structuré et efficace à chaque étape du projet.

Phase de sélection et choix de l’éditeur

Tout d’abord, meja a accompagné l’UTT dans la sélection de l’éditeur. Après analyse des solutions disponibles, AURIGA a été retenu. Ensuite, meja a préparé le projet pour garantir une intégration fluide et conforme aux besoins métiers. Ainsi, toutes les parties prenantes comprennent le périmètre et les objectifs.

Accompagnement méthodologique et pilotage

Lors du déploiement, meja assure plusieurs missions : assistance à la lecture et à la validation des spécifications fonctionnelles et techniques, préparation et pilotage des campagnes de recette fonctionnelle, et accompagnement pour la reprise des données. Par ailleurs, l’équipe propose des conseils méthodologiques pour les étapes d’analyse, de paramétrage et de configuration. Grâce à cette démarche, le projet progresse de manière structurée et sécurisée.

Optimisation et choix structurants

En parallèle, meja aide l’UTT à prendre des décisions stratégiques. La simplification du profil de l’apprenant, la mise en place d’une planification fine et détaillée, et le suivi des choix structurants permettent de garantir l’efficacité de l’ERP. Ainsi, le projet respecte les délais tout en répondant aux besoins de l’université.

Résultats attendus

L’accompagnement par une AMOA pour le déploiement d'un ERP de scolarité assure une vision claire et sécurisée. La gouvernance et les processus définis permettent un déploiement fluide et conforme aux attentes métiers. L’UTT bénéficie d’un système moderne, fonctionnel et adapté à ses objectifs stratégiques.

Actualisation benchmark ERP scolarité pour l’IMT

meja a réalisé en 2020-2021 un benchmark des ERP pour l’Institut Polytechnique de Paris. L’objectif consistait à analyser la mutualisation du système d’information de gestion de la scolarité. L’étude incluait un état de l’art complet des éditeurs du marché. Aujourd’hui, l'IMT souhaite une mise à jour approfondie. En effet, certains ERP existants vont être remplacés et de nouvelles solutions apparaissent régulièrement.

Phase de cadrage du benchmark

Dans ce contexte, meja a proposé une démarche structurée d’actualisation du benchmark des ERP scolarité. D’abord, la phase de cadrage définit clairement le périmètre et les objectifs. Ensuite, elle prépare l’audit en précisant les critères de comparaison. Ainsi, toutes les parties prenantes comprennent le cadre et les attentes du projet.

Phase d’audit des solutions

L’audit examine chaque éditeur et chaque fonctionnalité. Cette étape permet d’identifier les forces et les limites des solutions disponibles, ainsi que leur adéquation aux besoins métiers. Par ailleurs, elle facilite la comparaison objective entre les ERP et oriente le choix vers la solution la plus adaptée.

Phase de restitution et recommandations

Ensuite, la phase de restitution synthétise toutes les informations. Les résultats sont présentés à l’IMT avec des recommandations concrètes. Grâce à cette méthode, le réseau dispose d’un plan d’action clair pour sécuriser le déploiement de l'ERP et faciliter la transition vers la solution cible. Ainsi, l’actualisation du benchmark des ERP scolarité assure un processus transparent et parfaitement aligné avec les exigences de l’enseignement supérieur.

Résultats attendus

Cette mise à jour permet à l'IMT d’obtenir une vision complète et sécurisée des options disponibles. Elle facilite la prise de décision et optimise la mise en œuvre de l’ERP dans ses écoles. Enfin, le réseau bénéficie d’un projet fluide, efficace et parfaitement adapté à ses besoins stratégiques.

Le réseau issu du regroupement des grandes écoles GES et Eductive a choisi d’unifier ses pratiques autour d’un nouvel ERP de scolarité. Pour réussir ce projet stratégique, il a mandaté meja pour assurer le cadrage projet déploiement ERP de scolarité. Chaque étape bénéficie ainsi d’une sécurisation renforcée afin de garantir un déploiement efficace.

Cadrage et définition du périmètre fonctionnel cible

meja a défini précisément le périmètre fonctionnel. L’équipe a d’abord analysé les besoins métiers, puis elle a aligné ces besoins avec les fonctionnalités offertes par la solution Aimaira. Grâce à cette démarche, le projet repose sur des bases solides et adaptées.

Analyse des écarts et feuille de route

L’équipe a mesuré les écarts entre les systèmes existants et la cible afin de concevoir une feuille de route claire. Elle a ensuite planifié les échéances de déploiement par périmètre fonctionnel et par interface. Cette approche structurée permet au projet d’avancer avec méthode et sécurité.

Allotissement et gouvernance du projet

Pour faciliter l’adoption, meja a construit un allotissement progressif. En parallèle, l’équipe a défini une gouvernance adaptée et mis en place des règles qualité exigeantes. Grâce à cette organisation, la collaboration entre les équipes internes, l’éditeur et les prestataires reste fluide et performante.

Résultats attendus

Le cadrage projet déploiement ERP de scolarité offre au réseau une vision claire, une organisation fiable et une gouvernance renforcée. La feuille de route détaillée assure une mise en œuvre efficace, dans le respect des délais et des objectifs fixés.

Sciences Po a souhaité offrir aux enseignants un portail de services numériques innovant et mutualisé. L’objectif était de simplifier les activités administratives et pédagogiques et de favoriser les échanges collaboratifs. Ce portail intègre l’accès aux ressources pédagogiques et des outils d’IA pour faciliter la recherche d’informations. La mission a été conduite en collaboration avec Bureau des possibles. meja a apporté une expertise complète dans la co-conception et le pilotage du projet.

Rédaction des spécifications détaillées

Nous avons rédigé des spécifications fonctionnelles et techniques claires et précises. Chaque besoin a été documenté pour assurer une compréhension partagée entre les équipes techniques et métiers.

Accompagnement de la chefferie de projet

meja a soutenu la chefferie de projet sur les aspects fonctionnels et méthodologiques. Les recommandations ont permis d’optimiser la gestion du projet et de garantir le respect des délais et des objectifs.

Co-conception et design collaboratif

Le portail de services numériques pour enseignants a été conçu avec les utilisateurs finaux et une équipe UX/UI. Des ateliers de design collaboratif ont permis de créer une interface intuitive et adaptée aux besoins des enseignants.

Conduite agile du projet

Le projet a été mené en mode agile. Cette approche apporte flexibilité et réactivité, et permet d’intégrer rapidement les retours des utilisateurs pour améliorer le portail en continu. Grâce à cette mission, Sciences Po dispose désormais d’un portail internet/intranet performant, intuitif et adapté aux pratiques collaboratives des enseignants. La co-conception et l’approche agile garantissent un outil efficace et centré sur l’utilisateur.

meja accompagne MBS, grande école de commerce française, dans la refonte du système d’information RH. Fondée en 1897, MBS emploie environ 400 collaborateurs, dont 125 enseignants-chercheurs, et accueille 4 300 étudiants. Les équipes RH gèrent également des intervenants extérieurs et des collaborateurs administratifs. Actuellement, le système RH repose sur la suite logicielle NOVRH. Cependant, les équipes RH expriment une forte insatisfaction, notamment concernant la gestion de la paie. Pour répondre à ce besoin, MBS a décidé d’analyser et d’optimiser ses processus de paie avant de lancer une refonte globale du Système d’Information RH. L’approche choisie privilégie le “Best of Breed”, afin de sélectionner les solutions les plus adaptées à chaque besoin.

Audit organisationnel et des processus RH

meja a réalisé un audit complet de la Direction des Ressources Humaines. L’objectif était d’identifier les points de blocage et les opportunités d’amélioration, avec un focus particulier sur la gestion de la paie. Les processus ont été cartographiés, les pratiques analysées et les écarts constatés ont été documentés. Cette phase a permis de poser les bases d’une transformation efficace et sécurisée.

Recommandations d’évolution

Sur la base de l’audit, meja a formulé des recommandations concrètes. Ces préconisations concernent :

• L’organisation de la DRH.
• Les processus opérationnels de paie et de gestion RH.
• L’évolution du système d’information RH pour plus de performance et de fiabilité.

Chaque recommandation a été structurée pour faciliter la prise de décision et la planification du projet.

Accompagnement pour le marché et le choix des prestataires

meja a ensuite accompagné MBS dans la structuration du marché pour l’acquisition de nouveaux modules RH. L’équipe a soutenu le choix des prestataires et vérifié leur adéquation aux besoins. Chaque étape a été pilotée pour réduire les risques et garantir la réussite de la future solution.

Soutien au déploiement

meja a également apporté un soutien opérationnel au chef de projet. L’objectif : sécuriser le déploiement et assurer une adoption fluide par les équipes RH. Ce suivi a permis de préparer les collaborateurs, d’anticiper les difficultés et de valider la conformité des nouveaux processus.

Bénéfices pour MBS

Grâce à ce projet de refonte du système d’information RH, MBS dispose désormais :

• D’une gestion de la paie optimisée et sécurisée.
• D’une organisation RH plus efficace.
• D’une solution modulable adaptée aux besoins spécifiques de l’école.
• D’un projet piloté avec rigueur et transparence.

La combinaison de l’audit, des recommandations, de l’accompagnement marché et du soutien au déploiement garantit un projet complet et réussi, avec un impact immédiat sur l’efficacité de la DRH et la satisfaction des collaborateurs.

meja accompagne l’agglomération de La Roche-sur-Yon dans l’audit et le diagnostic de son système d’information patrimonial (SIP). Depuis vingt ans, une suite logicielle gère le patrimoine pour la commune, l’agglomération et le CCAS. Cependant, face à l’outil vieillissant et aux besoins croissants :

• L’objectif est d’étendre l’usage au CIAS.
• Il faut mettre en place un système moderne et performant.

Audit et diagnostic du système d'information patrimonial

Recueil des besoins et état des lieux, meja a mené un audit complet, incluant :

• Identification des besoins macros.
• Harmonisation des pratiques entre les directions.
• Réalisation d’un état de l’art.
• Formulation de préconisations pour définir la cible idéale du futur système.

Stratégie de déploiement

La stratégie de déploiement a été définie pour assurer un projet fluide et efficace :

• Élaboration d’un plan détaillé.
• Planification de chaque étape pour réduire les risques.
• Mise en place de mesures pour favoriser l’adhésion des utilisateurs.

Rédaction du cahier des charges et passation de marché public

Pour la passation de marché public, meja a :

• Rédigé le cahier des charges complet.
• Organisé les échanges avec l’UGAP et les prestataires.
• Planifié les auditions et conduit les négociations.
• Validé les conditions techniques et tarifaires.

Bénéfices pour La Roche-sur-Yon

Le projet apporte des avantages concrets :

• Un système patrimonial moderne, performant et adapté aux besoins.
• Une mise en œuvre fluide grâce à la stratégie de déploiement.
• Une passation de marché public transparente et sécurisée.
• Une meilleure adhésion et satisfaction des utilisateurs.

IONIS Education Group fait partie des principaux groupes d’enseignement supérieur privé en France. Il regroupe 29 écoles et entités dans 27 villes, en France et à l’international, avec plus de 35000 étudiants. Les formations couvrent le commerce, le marketing, la communication, la gestion, la finance, l’informatique, le numérique, l’aéronautique, l’énergie, le transport, la biotechnologie et la création. Le groupe disposait d'un système d'information vieillissant, qui n'était plus adapté à ses besoins. Afin de le moderniser, IONIS a fait appel à meja afin de bénéficier d'un accompagnement au choix de son ERP : du recueil du besoin jusqu'au choix de la solution. 

Recueil du besoin et analyse de l’existant

Dans un premier temps, meja a animé des ateliers pour identifier l’existant et les besoins métier. Ces ateliers interactifs ont permis de recueillir les attentes précises des utilisateurs et de documenter chaque processus. Cette étape a posé les bases pour un ERP adapté et opérationnel.

Formalisation du DCE et accompagnement aux négociations

Ensuite, meja a rédigé toutes les pièces du DCE : CCTP, grille d’exigences fonctionnelles et cadre de réponse. Par ailleurs, l’équipe a accompagné le Groupe IONIS lors de la passation du marché. L’analyse des candidatures et des offres a permis de comparer les solutions de manière claire et objective.

Analyse des offres et recommandations de choix

Après l’étude des propositions, meja a animé les négociations avec les candidats sélectionnés. L’équipe a fourni des recommandations détaillées sur le choix de l’ERP et les moyens à mettre en œuvre pour assurer le succès du déploiement.

Bénéfices pour IONIS Education Group

Grâce à cette mission d’accompagnement ERP et recueil du besoin, le Groupe IONIS dispose désormais d’une vision claire pour sélectionner et déployer son ERP de scolarité. Les ateliers, le DCE, l’analyse des offres et les négociations garantissent une transition efficace vers un système performant et aligné sur les besoins métiers.

Le Grand UGA* souhaite remplacer son système d’information patrimonial immobilier (SIPI) obsolète. L’ancien système (Abyla) n’est plus maintenu et ne répond plus aux besoins des utilisateurs, surtout pour l’ergonomie et l’interopérabilité. Ainsi, meja réalise une mission d’audit et AMOA système patrimonial universitaire pour analyser l’existant, identifier les besoins et définir la cible du futur SIPI.

Analyser l’existant et identifier les besoins

Tout d’abord, meja a organisé des ateliers interactifs et collaboratifs. Ensuite, chaque besoin et chaque spécification ont fait l’objet d’une analyse précise afin que les attentes des établissements partenaires deviennent claires et exploitables.

Elaborer la feuille de route

meja a ensuite proposé plusieurs scénarios d’évolution et formulé des recommandations stratégiques. Grâce à cette feuille de route, le futur SIPI pourra évoluer selon les besoins tout en restant cohérent avec les contraintes techniques et fonctionnelles.

Rédiger le cahier des charges

Un cahier des charges détaillé a été rédigé. Ce dernier couvre tous les besoins métiers et techniques. Ainsi, le futur SIPI pourra se déployer de manière claire et structurée.

Bénéfices de l’audit et AMOA système patrimonial universitaire pour le Grand UGA

Cette mission fournit au Grand UGA une base solide. Grâce à l’audit de l’existant, aux scénarios d’évolution et à la feuille de route, la transition vers un système mutualisé, performant et ergonomique sera préparée dès que la solution sera choisie.   *L'Université Grenoble Alpes est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel constitué sous la forme d'un grand établissement au sens de l'article L. 717-1 du code de l'éducation. L'UGA s'est constituée à partir de la Communauté Université Grenoble Alpes, l'Université Grenoble Alpes, l'Institut polytechnique de Grenoble (l'IPG), l'Institut d'études politiques de Grenoble (l'IEPG) et l'Ecole nationale supérieure d'architecture de Grenoble (l'ENSAG). La Communauté Université Grenoble Alpes et l'Université Grenoble Alpes se sont fondues au sein de cette nouvelle université.

France Education International (FEI), établissement sous tutelle du ministère de l’Éducation nationale, a souhaité créer une application de gestion des constituants d’examens. Coexya développe la solution qui centralise et structure les éléments utilisés dans la conception des sujets. meja accompagne FEI dans le recueil du besoin et le suivi du projet.

Accompagnement méthodologique de meja

meja fournit son expertise pour formaliser le projet et garantir sa réussite. Chaque étape suit une méthode claire et rigoureuse, depuis le recueil du besoin jusqu’au pilotage final.

Recueil du besoin et rédaction des spécifications détaillées

L’équipe mène un recueil du besoin complet. Ensuite, elle assure la rédaction des spécifications détaillées qui décrit les fonctionnalités, les données et les règles de gestion. Cette approche sécurise le développement et clarifie les attentes.

Maquettes UX/UI et rédaction des règles de gestion

Des maquettes UX/UI illustrent les interfaces pour faciliter leur compréhension. Parallèlement, la rédaction des règles de gestion garantit la cohérence et la fiabilité des données. Ainsi, l’application reste claire et fonctionnelle.

Suivi des développements et pilotage de la recette métier

meja suit rigoureusement les développements réalisés par Coexya. Ensuite, le pilotage de la recette métier valide toutes les fonctionnalités. Grâce à ce suivi précis, la mise en production répond parfaitement aux besoins métiers.

Bénéfices et retour client

FEI dispose maintenant d’une application de gestion des constituants d’examens performante. L’efficacité du recueil du besoin, la qualité des spécifications détaillées, des maquettes UX/UI et du pilotage de la recette métier permet une adoption rapide par les équipes. Le client souligne : « Qualité, sérieux, professionnalisme représentent meja. J'ai travaillé avec plusieurs consultants sur plusieurs projets numériques : la qualité est constante et j'ai beaucoup appris à leur contact. Je resolliciterai meja autant que possible pour les prochains projets. »

Le projet d'accompagnement au déploiement ERP à l’EFREI a pour objet de remplacer l’ERP Scolarité AGRESSO par Alcuin. Cette école d’ingénieurs, spécialisée dans le numérique et l’innovation, dépend de l’université Paris-Panthéon-Assas et est classée 2e école privée d’ingénieurs en informatique selon le Figaro 2025.

Rôle du Business Analyst dans le déploiement ERP

Pour ce projet stratégique, l’EFREI a choisi meja. L’objectif : sécuriser la phase critique de validation et de recette.

Validation des spécifications fonctionnelles

Tout d’abord, meja a guidé l’école dans la validation des spécifications fournies par l’éditeur Alcuin. Cela a assuré que l’ERP réponde exactement aux besoins métiers.

Pilotage de la recette et cahiers de tests

Ensuite, un pilotage de la recette a été mis en place. Les cahiers de recette ont testé les fonctionnalités et détecté rapidement les anomalies.

Accompagnement des métiers et conduite du changement

Parallèlement, meja a soutenu les équipes métiers durant la phase de recette. Ensuite, l’équipe a formé les utilisateurs et déployé un plan de conduite du changement pour faciliter l’adoption.

Bénéfices de l’accompagnement au déploiement ERP

Enfin, grâce à ce accompagnement au déploiement ERP, l’EFREI dispose d’un système fiable et conforme aux besoins métiers. La transition vers Alcuin s’est faite rapidement, sans perte d’informations, et avec une adoption efficace par tous les utilisateurs.

Le plan de correction des finances publiques a été mis en place pour moderniser le système d’information financier du CNFPT. Après le remplacement d’AX SSP par Grand Angle (CGI), des difficultés organisationnelles et un défaut de culture financière sont apparus, nécessitant un accompagnement spécialisé.

Accompagnement de meja

meja a été sollicité pour accompagner la délégation Bretagne du CNFPT afin d’analyser les processus financiers et l’organisation. L’objectif : dresser un diagnostic précis et définir un plan de correction des finances publiques efficace.

Audit des processus et diagnostic de l’existant

Un audit des processus a été réalisé à travers des entretiens et la collecte de données auprès des services financiers et de formation. Cette démarche a permis la réalisation d'un diagnostic précis, identifiant les incohérences de paramétrage et les besoins de formation.

Co-construction du plan de correction finances publiques

Le plan a été co-construit avec les équipes du service Finances et Achats publics. Il intègre des recommandations opérationnelles pour améliorer l’organisation, corriger les paramétrages de Grand Angle et renforcer la culture financière.

Suivi et recommandations

meja a accompagné la délégation dans la mise en œuvre des actions correctives et le suivi des résultats. Ce plan permet d’assurer la cohérence des processus, de réduire les risques et de sécuriser le fonctionnement financier du CNFPT Bretagne.

Les bénéfices apportés

Grâce à ce projet, la délégation Bretagne dispose d’une organisation optimisée, de processus financiers fiables et d’une meilleure appropriation des outils Grand Angle. Le projet permet d'assurer une continuité de service, des données financières fiables et une montée en compétence des équipes.

Le projet reprise des données de l'AFPA s’inscrit dans la transformation ambitieuse de la DSI, qui pilote plusieurs projets structurants : MOCA, SAGA, FINA et Office 365. Le programme SAGA, lancé en 2020, vise à déployer un ERP métier dédié à la formation d’ici 2025 et touche directement le cœur de métier.

Accompagnement de meja pour la reprise des données

L'AFPA a sollicité meja pour un accompagnement spécialisé dans la reprise des données, en appui au chef de projet. L’objectif?: garantir l’exhaustivité, la qualité et la cohérence des données transférées vers SAGA.

Cartographie des données et cartographie technique

• Réalisation d’une cartographie des données complète.
• Élaboration d’une cartographie technique pour visualiser flux, dépendances et contraintes.
• Préparation d’une migration structurée et sécurisée.

Ateliers d'analyse des processus et état des lieux

• Animation d’ateliers d'analyse des processus pour identifier besoins métiers et techniques.
• Réalisation d’un état des lieux précis des données et processus à transférer.

Étude préalable à la reprise des données et rédaction de spécifications

• Conduite d’une étude préalable à la reprise des données pour évaluer risques et priorités.
• Rédaction de spécifications détaillées pour guider la migration vers SAGA.

Plan de bascule et archivage

• Élaboration d’un plan de bascule précis avec calendrier et procédures rigoureuses.
• Définition des règles d’archivage conformes aux obligations légales et optimisées pour le stockage.

Bénéfices du projet

• Données fiables et cohérentes dans l’ERP SAGA.
• Processus optimisés et migration sans perte d’informations.
• Accompagnement clair des équipes pour adopter les nouvelles pratiques.
• Meilleure maîtrise des données et archivage conforme aux exigences légales.

Modernisation du SIRH AFPA : meja assure un accompagnement complet

Le projet de refonte du SIRH de l’AFPA a pour objectif de remplacer l’ancien ERP HR Access par HR4YOU, édité par SOPRA STERIA. Cette refonte permettra de sécuriser et d’optimiser la gestion des ressources humaines au sein de l’AFPA. meja accompagne l’AFPA dans toutes les étapes, en garantissant un pilotage efficace et une approche technico-fonctionnelle structurée pour le déploiement du nouvel SIRH en 2025.

Pilotage du SIRH avec la DSI et la DRH

• meja collabore avec la DSI et la DRH pour assurer un pilotage SIRH efficace.
• La coordination entre équipes garantit que le projet reste aligné avec les objectifs stratégiques.

Ateliers de recueil des besoins SIRH

• Organisation d’ateliers pour identifier les besoins métiers et techniques du futur SIRH.
• Chaque partie prenante est consultée pour garantir que le système répond aux attentes réelles.

Cahier des charges technico-fonctionnel du SIRH

• Rédaction d’un cahier des charges SIRH complet, intégrant aspects techniques et fonctionnels.
• Ce document servira de référence pour le déploiement et le paramétrage de HR4YOU.

Un SIRH moderne pour sécuriser et optimiser la gestion RH

• Le nouvel SIRH permettra à l’AFPA d’optimiser ses processus RH et de centraliser ses données. La solution offrira plus de fluidité et de fiabilité dans la gestion des collaborateurs.

meja accompagne le changement et facilite l’adoption du nouveau SIRH par les équipes.

Région Sud : comment meja soutient le développement d’un ENT open source

La Région Sud a fait le choix stratégique de développer sa propre solution d’Environnement Numérique Éducatif (ENT) dans une logique d’ouverture et de souveraineté numérique, en privilégiant une démarche open source. Cet ENT constitue le point d’entrée centralisé vers les services numériques éducatifs régionaux. Il permet non seulement l’accès aux contenus pédagogiques, mais aussi la mise en place d’un espace collaboratif favorisant les échanges entre élèves, enseignants et équipes administratives.

Pour mener à bien ce projet structurant de transformation numérique des lycées, la Région Sud a confié à meja une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) centrée sur le pilotage de projet digital et l’accompagnement méthodologique. L’objectif est d’assurer la réussite de l’ENT dans la durée en combinant expertise technique, animation des usages et accompagnement au changement.

Les interventions réalisées se déclinent en plusieurs volets :

• Pilotage agile du projet et du prestataire de développement : meja assure la coordination opérationnelle, le suivi des délais et la qualité des livrables, en s’appuyant sur les principes de l’agilité.
• Études sur les usages de l’ENT et des outils satellites : des enquêtes utilisateurs ont été conduites directement auprès des établissements pour analyser les pratiques, les besoins et l’adoption des services numériques déployés.
• Animation de la communauté d’utilisateurs : meja soutient la dynamique collaborative via les blogs et forums de la plateforme Atrium, renforçant ainsi l’appropriation de l’ENT par ses usagers.
• Formation des utilisateurs aux nouvelles fonctionnalités : un accompagnement spécifique permet aux enseignants, élèves et personnels administratifs d’intégrer efficacement les évolutions de l’ENT et de valoriser pleinement ses apports.
• Conception d’une nouvelle version de l’ENT basée sur une architecture micro-services : meja assiste le Product Owner dans la définition d’une solution plus modulaire, évolutive et alignée avec les standards du numérique éducatif.

Grâce à cet accompagnement, la Région Sud confirme son ambition de proposer un ENT open source performant, centré sur les besoins des usagers et pensé comme un levier majeur de modernisation et de transformation digitale de l’éducation.

meja accompagne la Ville de Montpellier dans la modernisation de son SI Famille pour améliorer les processus et faciliter le service aux familles

La Ville de Montpellier a lancé un projet stratégique de modernisation de son SI Famille. L’objectif est d’optimiser la gestion des processus et des données. Jusqu’à présent, deux outils distincts, AXELNET et Babicarte, servaient à gérer les services scolaires, périscolaires, extrascolaires et jeunesse. Cette organisation compliquait le travail des agents et rallongeait les démarches pour les familles. La modernisation du SI Famille vise à déployer une solution unique couvrant tout le périmètre. Elle simplifiera la gestion et améliorera l’ergonomie pour les équipes. En tant qu’AMOA, meja accompagne la Ville. L’objectif est d’assurer une approche indépendante et structurée. Ainsi, les pratiques se modernisent et la conduite du changement devient plus fluide. Les interventions de meja se concentrent sur plusieurs axes :

• Recensement précis des besoins et simplification des processus existants pour définir les améliorations prioritaires.
• Validation du périmètre du futur système pour couvrir tous les services familiaux.
• Auditions des différents éditeurs afin de comparer les solutions disponibles et identifier la plus adaptée.
• Finalisation de l’analyse des besoins et rédaction du CCTP et des pièces constitutives du marché.
• Consultation et analyse des offres. Accompagnement dans le choix de la solution économiquement la plus avantageuse.
• Déploiement de la solution retenue et accompagnement au changement. Formation des agents et suivi des premiers usages inclus.

Grâce à cette méthode, la modernisation du SI Famille garantit un système unique, efficace et cohérent. Les agents travaillent plus facilement. Les familles accèdent à des services simplifiés. Ce projet montre l’importance d’une AMOA indépendante pour sécuriser la transition vers un système performant et durable.

Social Builder est une organisation engagée pour l’inclusion et l’égalité professionnelle, en accompagnant les femmes vers les métiers du numérique. Depuis sa création, Social Builder s’appuie sur un large réseau de partenaires et de prestataires pour déployer ses programmes de formation et de sensibilisation. Cette collaboration est essentielle pour atteindre ses objectifs, mais elle a révélé plusieurs limites organisationnelles en raison de l'absence d’un outil centralisé de gestion des relations.

En effet, la gestion fragmentée de ces relations a engendré :

• Une dispersion des données,
• Des doublons fréquents,
• Des processus de suivi, de communication et de reporting particulièrement lourds.

Ce manque de fluidité impacte non seulement l’efficacité opérationnelle, mais également la capacité de Social Builder à avoir une vision stratégique claire sur l’ensemble de son écosystème de partenaires.

Pour répondre à ces enjeux, Social Builder a choisi meja comme partenaire stratégique afin de structurer et d’optimiser la gestion de ses relations partenaires et prestataires, à la fois d'un point de vue organisationnel mais également outil, avec la conception d'un CRM sur mesure.

Ce projet a pour objectif de fluidifier les échanges, d’assurer une meilleure traçabilité des actions et de renforcer le pilotage stratégique à travers une solution de gestion centralisée.

Dans le cadre de cette mission, plusieurs étapes clés ont été réalisées :

• Document de cadrage : élaboration d’un document structurant définissant les besoins, les objectifs et le périmètre du projet.
• Conception du CRM : création d’un outil de gestion des partenaires et prestataires, adapté aux spécificités de Social Builder, permettant une centralisation des données et une automatisation des processus. La conception a été entièrement réalisée par meja via l'outil de low-code Coda.io, que nos équipes maîtrisent parfaitement, garantissant ainsi une solution flexible et évolutive.
• Document de formation : mise en place d’un support de formation détaillé pour accompagner les équipes dans la prise en main de l’outil et assurer une adoption optimale.

Grâce à ce projet structurant, Social Builder dispose désormais d’une solution performante pour optimiser la gestion de son réseau de partenaires, renforcer son efficacité opérationnelle et piloter plus efficacement sa stratégie d’inclusion dans le secteur du numérique.

Depuis sa création en 2010, l'Université Internationale de Rabat (UIR) s'est imposée comme une référence dans l'enseignement supérieur marocain. Dans un contexte de transformation digitale et d’innovation, l’UIR aligne ses systèmes d’information (SI) avec ses objectifs stratégiques. Elle a ainsi défini un Schéma Directeur des Systèmes d'Information (SDSI). Ce plan couvre les trois prochaines années et vise à moderniser l’infrastructure technologique.

Le choix d'un SI scolarité performant

Un projet majeur de ce SDSI consiste à remplacer l’ERP actuel par un nouveau système d’information éducatif plus performant. L’objectif est de disposer d’un outil adapté à ses besoins évolutifs. Consciente des enjeux, l’UIR a fait appel à meja, expert des solutions numériques pour l’enseignement supérieur, pour l’accompagner dans le choix de son SI scolarité.

Notre intervention

L’intervention de meja s’articule autour de plusieurs axes :

• Cadrage et analyse des besoins : nous définissons précisément les exigences fonctionnelles et techniques du futur SI éducatif. Nous réalisons également une étude comparative des meilleures solutions disponibles à l’international.
• Rédaction des cahiers des charges et POC : nous formalisons les spécifications et réalisons des preuves de concept. Cette étape valide la pertinence des solutions envisagées.
• Assistance à la passation du marché : nous élaborons l’appel d’offres, analysons les propositions reçues et accompagnons l’université dans la sélection de la solution optimale.

Grâce à cette démarche structurée, l’UIR se dote d’outils performants. Ces outils renforcent l’excellence académique et soutiennent l’ambition de l’université. Elle peut ainsi poursuivre son développement et consolider sa position d’acteur majeur de l’enseignement supérieur au Maroc et à l’international.

Il y a dix ans, Grenoble École de Management (GEM) a mis en place une solution CRM standard. Cependant, ses fonctionnalités limitées ont progressivement conduit à la multiplication d’outils complémentaires, entraînant un système d’information fragmenté et peu ergonomique. Aujourd’hui, cette solution ne correspond plus aux attentes des équipes commerciales. L'enjeu est en effet pour celles-ci de profiter du renouvellement d'outil pour optimiser leur fonctionnement actuel, et notamment :

• Améliorer le suivi de l'ensemble du cycle de vie des étudiants, de la prospection à la diplomation,
• Renforcer le reporting et pilotage de l'activité.

Face à ce constat et pour y répondre de manière adéquate, GEM a fait appel à meja pour piloter la refonte de son CRM. L’objectif est d’identifier et d’analyser les différents scénarios possibles afin de définir une solution adaptée.

Fort de sa connaissance fine du fonctionnement et des enjeux des écoles de commerce françaises, meja intervient sur plusieurs axes stratégiques :

• Cadrage du projet : Analyse des scénarios envisageables et définition d’un plan de mise en œuvre détaillé.
• Gestion du projet : Suivi de l’avancement et respect des engagements en termes de périmètre, qualité et délais.
• Recueil des besoins : Animation d’ateliers avec les équipes métiers pour identifier les attentes et formaliser la couverture fonctionnelle du futur CRM et de ses applications satellites.
• Benchmark et bonnes pratiques : Collecte de retours d’expérience auprès d’établissements comparables ayant déployé des solutions CRM.
• Définition de la cible : Élaboration des scénarios possibles et conception du plan de projet pour le scénario retenu.

Grâce à cette approche, meja accompagne GEM dans la mise en place d’un CRM performant, adapté aux enjeux de l’école et aux attentes de ses utilisateurs.

Le Conservatoire national des arts et métiers (Cnam) souffre d’une multiplicité de solutions informatiques dédiées à leur gestion scolaire ce qui soulève désormais d'importants enjeux de convergence des données au sein de l’établissement. Cette diversité engendre inévitablement des redondances opérationnelles et une multiplication de tâches répétitives, compromettant l'efficacité globale de l'institution. C’est dans ce cadre que le Cnam fait appel à l’expertise de meja pour dresser une cible SI Scolarité permettant de moderniser et rationnaliser les systèmes d’information, faciliter les échanges entre les différentes composantes et mieux répondre aux attentes des auditeurs. Pour cela, les équipes meja ont pour tâches :

• La réalisation d'un audit détaillé des SI de scolarité et des processus existants, au regard des meilleurs pratiques du secteur
• La formalisation et le recensement des options et scénarios envisageables pour un SI scolarité cible
• Un travail collaboratif de qualification des scénarios et d'accompagnement au choix du SI cible.

Cette mission met ainsi l'accent sur la forte connaissance portée par les experts meja des solutions du marché et sur la création de méthodologie de co-construction, afin de garantir l'embarquement des équipes dans ce projet stratégique.

Dans un contexte où les médecins du groupe Elsan utilisaient au quotidien des outils non sécurisés pour échanger des informations synthétiques, ces derniers ont exprimé le besoin de disposer d’un outil spécifique et sécurisé, conçu pour centraliser les informations issues des outils métier, tout en garantissant la confidentialité et la protection des données échangées. Conscients des risques liés à l’usage d’outils non adaptés, ils ont sollicité une solution plus performante et sécurisée. Le cabinet meja, fort de son expérience approfondie dans le secteur de la santé et particulièrement auprès du groupe, a ainsi été missionné pour accompagner la mise en place de ce nouvel outil. L’intervention de nos consultants s’est articulée autour de plusieurs étapes clés pour assurer une gestion optimale du projet. Premièrement, meja a procédé au cadrage des besoins pour bien comprendre les attentes des médecins et identifier les critères spécifiques pour le nouvel outil, dans une optique d'efficacité et de durabilité. Ensuite, des ateliers d’expression de besoins ont été organisés afin de recueillir de manière détaillée les retours des utilisateurs finaux. Ces échanges ont permis de mieux cerner les fonctionnalités indispensables pour répondre aux besoins du groupe Elsan. Par la suite, notre équipe a réalisé un benchmark des solutions existantes sur le marché, en tenant compte des aspects de sécurité, d’intégration avec les outils métier et de conformité aux régulations en vigueur. Ce travail d’analyse comparative a permis d’identifier les meilleures solutions technologiques disponibles. Enfin, meja a assisté le groupe Elsan dans le choix de la solution la plus appropriée, puis a rédigé une stratégie de déploiement pour assurer une mise en place progressive et efficace de l’outil au sein des établissements du groupe. Ce projet vise à améliorer la sécurité des échanges d’informations tout en facilitant le travail des professionnels de santé.

La restauration est désormais considérée comme un élément essentiel de l'expérience patient. Dans cette optique, la direction du groupe Elsan a entrepris de moderniser et d'améliorer la gestion de ses services de restauration en remplaçant l'outil existant par une solution basée sur des technologies low code. Ce changement a pour objectif de rendre la gestion plus flexible et efficace. Pour mener à bien ce projet, le cabinet meja, expert de la relation usagers et expérience patient a été sollicitée pour plusieurs missions spécifiques. Tout d'abord, un benchmark des solutions low code disponibles sur le marché a été réalisé, afin de déterminer celles qui pourraient convenir le mieux aux besoins d'Elsan. Ensuite, notre équipe d'experts a assisté le groupe dans le choix de la solution la plus adaptée, en prenant en compte les contraintes techniques et opérationnelles. Une autre étape clé a été l'accompagnement du groupe Elsan lors des auditions avec les différents prestataires de solutions. Cela a permis d'assurer que la solution choisie répondait parfaitement aux attentes. Par la suite, nos consultants défini la stratégie de déploiement de la solution au sein des établissements du groupe, en veillant à une mise en œuvre efficace et harmonieuse. Enfin, meja a contribué à l'élaboration de l'offre de restauration du groupe Elsan, en s'appuyant sur des retours d'expérience provenant d'autres établissements de santé. Cela a permis d'améliorer l'offre pour répondre aux besoins spécifiques des patients. Pour garantir une intégration technique sans faille, meja a aussi défini les modalités techniques, telles que les spécifications d'interface et les besoins d'hébergement nécessaires à la mise en place de la solution dans chaque établissement. Ce projet illustre l'importance d'une gestion optimale de la restauration dans l'amélioration de l'expérience patient.

Le groupe Elsan, acteur majeur dans le secteur de la santé en France souhaite être accompagné dans la mise en place d’un SIP. La direction en charge de ce patrimoine, a pris la décision d’externaliser partiellement la gestion de son patrimoine immobilier. Elle a ainsi exprimé le besoin de se doter d’un outil performant et adapté pour mieux référencer et gérer son patrimoine bâti ainsi que ses terrains. L’objectif principal est de faciliter le suivi et la gestion des actifs, tout en améliorant la visibilité sur l’état et la valeur des biens détenus par le groupe. Dans cette optique, Elsan a également choisi de déléguer certaines tâches spécifiques, telles que la maintenance des biens et la réalisation des inventaires, afin de recentrer ses équipes internes sur des missions plus stratégiques, notamment la gestion et la coordination d’indicateurs liés au patrimoine. En se libérant des tâches opérationnelles, Elsan souhaite pouvoir mieux piloter son patrimoine et optimiser sa gestion à long terme. C’est dans ce cadre que le cabinet meja a été sollicité pour accompagner la direction patrimoine d’Elsan dans la sélection d’un prestataire capable de répondre à ces besoins spécifiques. Fort de son expertise dans le secteur de la santé et de son expérience significative en projets informatiques de gestion de patrimoine, meja accompagne le groupe depuis l’expression des besoins jusqu’à la mise en place de l’outil de gestion externalisé. Concrètement, meja a organisé plusieurs ateliers collaboratifs avec la direction du patrimoine et les équipes techniques afin de recueillir et formaliser les attentes du groupe. Suite à cela, un cahier des charges détaillé a été rédigé. meja a également assuré un accompagnement lors des auditions des prestataires, aidé au dépouillement des offres reçues et assisté la direction d’Elsan dans le choix final du prestataire. Grâce à cet accompagnement, Elsan a pu avancer sereinement dans la mise en place d’une solution de gestion de patrimoine externalisée et adaptée à ses enjeux.

Le groupe Elsan envisage la création d'un entrepôt de données de santé (EDS) pour l'ensemble de ses établissements. Cette initiative ambitieuse vise à centraliser et valoriser les informations médicales issues de ses 140 hôpitaux répartis sur tout le territoire national. Pour mener à bien ce projet d'envergure, Elsana fait appel à l'expertise d'une société de conseil spécialisée dans le domaine de la santé numérique.

Objectifs de l'étude préalable

L'étude préalable poursuit plusieurs objectifs cruciaux :

• Évaluer la pertinence et la faisabilité d'un EDS à l'échelle du groupe
• Analyser en profondeur les aspects réglementaires et techniques
• Recueillir les retours d'expérience d'acteurs similaires
• Identifier les écueils potentiels et les meilleures pratiques

Axes d'intervention du cabinet de conseil

Cadre législatif et réglementaire

Un volet important de l'étude porte sur l'analyse exhaustive du cadre juridique encadrant le stockage et l'utilisation des données de santé. Cet examen minutieux vise à garantir une conformité totale du futur EDS avec les lois et réglementations en vigueur, notamment le RGPD.

Stratégie d'infrastructure

Les experts mobilisés accompagnent Elsan dans l'élaboration d'une stratégie d'hébergement répondant à des critères stricts :

• Fiabilité et sécurité maximales
• Haute disponibilité
• Évolutivité pour s'adapter aux besoins futurs
• Performance optimale des systèmes d'information

Cahier des charges

L'étude débouche sur la rédaction d'un cahier des charges détaillé. Ce document essentiel permettra de sélectionner une solution technique parfaitement adaptée au contexte spécifique d'Elsan et à ses exigences particulières.   Toutes nos références dans le secteur de la santé, du social et du médico-social  

Dossier Informatisé Usager : AYLF ENFANCE FAMILLE (Association Yves Lefebvre) et ADSEA02 (Association Départementale de Sauvegarde de l'Enfance et de l'Adulte de l'Aisne) sont deux associations engagées dans la protection de l'enfance et de la famille. Elles mènent des actions sociales, médico-sociales et judiciaires. Ainsi, face à des besoins communs de modernisation de leurs systèmes d'information, les deux associations ont décidé de mutualiser leurs efforts et moyens. De fait, l’objectif principal était d’acquérir et de déployer un Dossier Informatisé Usager. Cela permet d’améliorer le suivi des usagers et la coordination entre établissements. Par conséquent, une grappe de 15 établissements a été constituée, favorisant une approche collective et efficace.

Accompagnement par meja pour l'implémentation du Dossier Informatisé Usager

Dans le cadre de l’implémentation du DUI, meja a été choisi pour soutenir la grappe. L’intervention couvre deux volets principaux :

• Pilotage du projet : coordination des établissements, suivi des étapes clés et respect des délais.
• Assistance fonctionnelle : accompagnement des équipes sur les usages du Dossier Informatisé Usager, formation et support opérationnel.

Grâce à cet accompagnement, la qualité du suivi des patients est amélioré. De plus, la solution optimise la circulation des informations et renforce la sécurité des données dans tous les établissements concernés.

La Direction Innovation d'Elsan a entrepris une démarche ambitieuse pour améliorer son rayonnement international et attirer davantage de patients étrangers. Au cœur de cette initiative se trouve le développement d'un portail patient novateur, conçu pour répondre aux besoins spécifiques de cette clientèle internationale.

Les étapes de notre accompagnement

1. Recueil des Besoins

La première étape a consisté à recueillir les besoins précis du service dédié aux patients étrangers. Des entretiens approfondis ont été menés, permettant de cerner les attentes et les défis propres à ce segment de patientèle.

2. Élaboration du Cahier des Charges

Sur la base de ces échanges, un cahier des charges détaillé a été élaboré. Ce document crucial a servi de feuille de route pour la suite du projet, définissant clairement les fonctionnalités attendues et les critères de performance du futur portail.

3. Choix de la Solution Technique

Le choix de la solution technique s'est fait de manière rigoureuse, en tenant compte des spécificités d'Elsan et des exigences du projet. Une attention particulière a été portée à l'interopérabilité avec le Dossier Patient Informatisé (DPI) existant, garantissant ainsi une intégration harmonieuse dans l'écosystème numérique de l'établissement.

4. Paramétrage de la Solution

La phase de paramétrage a été cruciale pour adapter la solution aux processus internes d'Elsan. Un travail minutieux a été réalisé pour assurer une communication fluide entre le nouveau portail et les systèmes en place, optimisant ainsi le parcours patient.

5. Recette de la Solution

La recette de la solution a fait l'objet d'une planification méticuleuse. Une stratégie de test exhaustive a été élaborée, accompagnée d'un plan projet détaillé. Cette étape a permis de valider la conformité du portail aux exigences initiales et d'identifier d'éventuels ajustements nécessaires.

6. Mise en Œuvre

Enfin, la mise en œuvre du portail a été soigneusement orchestrée. Un accompagnement sur mesure a été proposé aux équipes d'Elsan pour faciliter l'adoption de ce nouvel outil et en maximiser les bénéfices.

  Ce projet illustre notre engagement aux côtés d'Elsan dans l'innovation au service de ses patients, avec une attention particulière portée à sa clientèle internationale. Il témoigne également notre capacité à accompagner le déploiement des projets complexes du groupe, en s'appuyant sur une méthodologie éprouvée et une relation partenariale et de confiance efficace.

La nécessité d'une transformation de la gestion financière chez Elsan

Le groupe Elsan, acteur majeur de l'hospitalisation privée en France, a entrepris une transformation significative de sa gestion financière. Cette initiative visait à remédier aux défis posés par une structure décentralisée, où chaque établissement gérait ses propres finances de manière autonome. Cette approche fragmentée engendrait non seulement un manque de visibilité globale pour le groupe, mais également des pertes financières conséquentes.

Le choix de SAP comme outil centralisé de gestion financière

Face à ces enjeux, un audit approfondi des processus financiers a été mené. Les conclusions ont mis en lumière la nécessité impérieuse d'adopter un outil centralisé pour la gestion comptable et financière. Après une évaluation minutieuse des solutions disponibles sur le marché, le choix s'est porté sur SAP, reconnu pour sa robustesse et sa capacité à gérer des structures complexes.

L'harmonisation des pratiques financières et comptables

La mise en œuvre de ce nouveau système a nécessité un travail d'urbanisation conséquent. L'objectif était d'harmoniser les pratiques financières et comptables à l'échelle du groupe, tout en respectant les spécificités de chaque établissement. Cette démarche a impliqué une refonte en profondeur des processus existants et l'élaboration de nouveaux flux d'information.

La modélisation des flux médicaux

Un aspect crucial de ce projet a été la modélisation des flux médicaux, élément central de l'activité d'Elsan. Des ateliers d'expression de besoins ont été organisés, impliquant notamment les pharmaciens, acteurs clés dans la chaîne de valeur des établissements de santé. Ces sessions ont permis de définir précisément les données à intégrer et les règles de gestion à mettre en place.

La spécification des interfaces

La phase de spécification des interfaces a été particulièrement délicate. Il s'agissait de déterminer quelles informations devaient être remontées et comment les traiter pour obtenir une image fidèle de la réalité opérationnelle et financière. L'enjeu était de garantir une cohérence parfaite entre les données SAP et celles des systèmes de gestion des établissements.

Le déploiement et le support technique

Le déploiement s'est accompagné d'un support technique et fonctionnel de haut niveau. Une équipe dédiée a assuré l'accompagnement des établissements, de la phase de recette jusqu'à la mise en production. Un dispositif de support de niveau 3 a été mis en place pour traiter les cas complexes, analyser les problématiques métier et coordonner les éventuelles corrections nécessaires.

Les bénéfices de la transformation

Cette transformation a permis à Elsan de gagner en efficacité opérationnelle et en maîtrise financière, positionnant le groupe pour relever les défis futurs du secteur de la santé.   Toutes nos références dans le secteur de la santé, de social et de médico-social

Une transformation numérique structurée pour Elsan

Le secteur de la santé vit une digitalisation rapide. Le groupe Elsan a compris qu’il devait repenser ses systèmes d’information. Les projets numériques, menés de façon isolée, se multipliaient. L’entreprise a donc choisi de bâtir une stratégie claire et une feuille de route cohérente pour ses SI.

Un constat initial préoccupant

L’absence de processus formalisés freinait les métiers dans leurs besoins numériques. Les projets SI, bien que nombreux, manquaient de coordination et de vision d’ensemble. Cela entraînait des inefficacités, des doublons et un faible alignement avec les objectifs stratégiques d’Elsan.

Une démarche méthodique pour redresser la barre

Pour corriger la situation, Elsan a fait appel à meja, experts en transformation numérique. Leur mission : créer une feuille de route SI robuste et adaptée aux enjeux du groupe. La méthode a suivi plusieurs étapes clés :

1. Un état des lieux précis : entretiens avec toutes les directions pour recenser les projets, mesurer l’avancement et définir les besoins sur trois ans.
2. Un portefeuille de projets structuré : chaque initiative a été décrite dans une fiche projet avec échéances, budget, ressources et objectifs.
3. Une validation stratégique : présentation du portefeuille au directeur de la transformation SI pour garantir l’alignement avec la vision du groupe.
4. Une roadmap sur trois ans : planification claire des développements SI et meilleure allocation des ressources.
5. Des processus formalisés : procédures standardisées couvrant tout le cycle de vie, de l’expression du besoin à la mise en production.
6. Des outils de pilotage : solutions de suivi et reporting pour gérer le portefeuille et appuyer la prise de décision.

Vers une gestion plus efficace des SI

Cette démarche structurée a posé les bases d’une gouvernance SI plus solide. Avec une approche globale et cohérente, Elsan valorise ses investissements numériques. La feuille de route devient un guide durable pour sa transformation digitale, garantissant un meilleur alignement entre besoins métiers et solutions technologiques.

Accompagner les évolutions réglementaires et métiers

Les Services de Prévention et de Santé au Travail Interentreprises (SPSTI) vivent une profonde mutation depuis la loi du 2 août 2021. Cette réforme transforme les métiers de la prévention, la lutte contre la désinsertion professionnelle, les types de visites et la traçabilité des interventions.

Nouveaux enjeux métiers

Les missions des SPSTI évoluent fortement. L’accent est mis sur la prévention et le suivi des préconisations. Les professionnels doivent exploiter les données de façon efficace pour assurer un pilotage optimal. Cette transition impose de repenser les processus et les outils. Les équipes doivent adopter de nouvelles pratiques : analyse approfondie des risques, identification des besoins métiers présents et futurs, définition d’une feuille de route stratégique alignée sur les objectifs de l’organisation.

Enjeux technologiques et certification

Au cœur de ces changements, l’adoption de solutions technologiques adaptées devient essentielle. Les éditeurs de logiciels développent de nouvelles fonctionnalités pour répondre aux exigences du référentiel AFNOR SPEC 2217. Les priorités : traçabilité, ergonomie et sécurité des données. Un enjeu majeur reste la certification obligatoire des SPSTI au 1er mai 2025. Pour l’obtenir, les organisations doivent démontrer la conformité de leur SI aux normes. Objectif : garantir des processus pertinents, interopérables et accessibles aux adhérents et usagers. Face à ces défis, Reims Santé au Travail a fait appel à l’expertise de meja pour intervenir sur quatre axes :

• Renforcer l’analyse des risques : approfondir la démarche existante, intégrer les nouvelles obligations et les meilleures pratiques du secteur.
• Identifier les besoins métiers : analyser les processus avec les équipes, repérer les lacunes et anticiper les évolutions.
• Définir une feuille de route stratégique : aligner objectifs métiers, processus et solutions technologiques.
• Accompagner le choix et le déploiement : sélectionner les outils adaptés (ergonomie, traçabilité, sécurité) et assurer un déploiement réussi.

Avec l’appui de meja, Reims Santé au Travail dispose des moyens pour relever les défis réglementaires et métiers. Cette collaboration renforce sa performance opérationnelle et garantit sa conformité aux exigences de certification.

La santé numérique, avec l'analyse des données massives, la télémédecine, l'intelligence artificielle, etc., implique une profonde transformation des métiers de la santé. Cependant, les professionnels sont encore insuffisamment formés pour relever ces défis. Pour répondre à ces enjeux, l'Université de Montpellier a lancé un projet ambitieux : l'Ecole de Santé Numérique (ESNbyUM). Cette école vise à former massivement différents publics (professionnels de santé, cadres, spécialistes du numérique, juristes, citoyens) aux compétences et métiers émergents de la santé numérique.

Plateforme numérique pédagogique

L'ESNbyUM proposera une "pédagogie de précision", innovante et interdisciplinaire, ancrée dans la pratique pour répondre aux besoins spécifiques des apprenants. Un campus numérique immersif et modulable facilitera les formations à distance. Lauréat du Programme d'Investissement d'Avenir, ce projet de 5 ans est mené en partenariat avec des acteurs académiques, sanitaires, entreprises et collectivités. Il vise ainsi à créer une expérience pédagogique engageante autour de la santé numérique. Dans le cadre de la mise en œuvre du campus numérique de l'ESNbyUM, meja et ses consultants accompagnent l'Université de Montpellier pour sa conception fonctionnelle et technique et sa mise en œuvre sur les volets de rédaction du cahier des charges, choix d'un prestataire et suivi des développements afin de s'assurer du respect du cahier des charges.

La Ville de Saint-Herblain souhaite se doter d’un nouveau SI de Gestion de l’Enfance avec un portail famille intégrant les compétences Petite Enfance, Enfance, Sports, Affaires culturelles et Jeunesse, pour remplacer son outil métier I.L.E ainsi que son Portail Famille « Kiosque famille » de l’éditeur Technocarte. En parallèle, la Ville souhaite réinterroger son fonctionnement et ses processus (facturation, fonctionnement en régie, processus d’attributions, etc.). meja réalise en premier lieu un audit qui permet de questionner le fonctionnement existant et de cadrer le projet de renouvellement. Notre cabinet intervient également sur toute la phase de marché, de la rédaction des pièces à l'analyse des offres. Enfin, nous accompagnons au déploiement de la solution retenue par la Ville (Mushroom Software).

Eduservices regroupe plus de 30 établissements proposant des cursus post-bac de 2 à 5 ans. Dans une logique de mutualisation, Eduservices sollicite meja afin de refondre la cartographie applicative de son Système d’Information (SI) sur les domaines d’Acquisition clients (CRM), Gestion de la scolarité, ENT et mise à disposition de ressources pédagogiques (Learning Management system : LMS). Notre accompagnement se situe à la fois sur la formalisation de la cartographie applicative et sur le pilotage stratégique de la trajectoire d’évolution via le suivi des projets menés dans le cadre de l’évolution du SI.

Dans le cadre de cet accompagnement, meja et ses consultants bénéficient :
• D’une connaissance métier approfondie des différents processus de gestion d’un établissement d’enseignement et de formation.
• D’une indépendance complète vis-à-vis des écoles et vis-à-vis des éditeurs du marché.
• D’une méthodologie rigoureuse de prise de connaissance de l’existant et de formalisation d’une cartographie applicative.
• D’une méthodologie collaborative de formalisation de scenarii et co-construction d’une cible partagée.
• N'hésitez-pas à nous contacter et à consulter nos références dans le domaine de l'enseignement supérieur !

Le CESI est un groupe d'enseignement supérieur et de formation professionnelle privé français, spécialisé dans la formation des ingénieurs, des cadres, des techniciens et des agents de maîtrise. Son activité se décline autour de cinq marques : ei.CESI, exia.CESI, CESI Entreprises, CESI Alternance et CESI Certification, réparties dans 29 campus en France et à l’étranger. Le CESI a souhaité faire converger et optimiser ses processus de commercialisation de son offre par le déploiement d’un nouveau outil CRM (gestion de la relation client) : Salesforce. meja accompagne le CESI dans la mise en place de Salesforce dans l'ensemble de ses écoles.

Le Département du Maine-et-Loire a lancé une démarche de remise en concurrence de l’éditeur de son logiciel de gestion financière et comptable. Ce projet répond à un double enjeu : moderniser ses outils tout en garantissant une maîtrise optimale de ses finances publiques. Pour mener cette opération stratégique, le Département a fait appel à meja, cabinet spécialisé dans l’accompagnement des administrations et collectivités. La mission confiée visait à clarifier les attentes fonctionnelles et techniques, puis à rédiger un cahier des charges fidèle aux besoins réels des services. Dans ce cadre, les consultants de meja ont mobilisé leur expertise sur plusieurs volets :

• Une connaissance fine des fonctions financières : analyse de la chaîne comptable et budgétaire, intégration des besoins liés à la gestion de la dette, des recettes et des dépenses, ainsi qu’aux processus de contrôle interne.
• Une méthodologie rigoureuse : recueil des besoins auprès des utilisateurs, cartographie des processus existants, identification des points de friction et hiérarchisation des priorités pour assurer une vision partagée et réaliste.
• Une expertise du marché et de la commande publique : veille sur les solutions logicielles disponibles, évaluation des éditeurs selon leur capacité à répondre aux enjeux spécifiques des collectivités, intégration des contraintes réglementaires et juridiques liées aux marchés publics.

Grâce à cette approche, le Département bénéficie d’un cahier des charges complet et opérationnel. Celui-ci permet de lancer une consultation claire, équitable et sécurisée, favorisant une mise en concurrence efficace des éditeurs. Au-delà de la rédaction, l’accompagnement de meja a également renforcé la capacité du Département à piloter son projet et à sécuriser ses choix stratégiques. En s’appuyant sur l’expérience de meja, le Maine-et-Loire se donne les moyens de moderniser sa gestion financière tout en assurant transparence, performance et conformité réglementaire.

Au regard d’un parc applicatif hétérogène et vieillissant, fruit d’une construction au fil de l’eau, l’Etablissement Public Foncier d’Occitanie a souhaité initier un projet de modernisation à même de répondre aux exigences métiers en réalisant un état des lieux objectifs de son système d’information et de l’organisation liée, dans le but de définir des objectifs clairs et consignés dans une feuille de route précise. Notre prestation nous a permis d’analyser finement l’ensemble du parc applicatif de l’Etablissement Public Foncier d’Occitanie selon plusieurs axes : fonctionnels, techniques voire juridiques. Cette première phase d’audit a permis à l’EPF d’Occitanie d’être doté d’une vision complète de son système d’information ainsi que de recommandations et priorisations des actions à mener dans le cadre de son projet de modernisation.,

Le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT) est un établissement public paritaire déconcentré chargé de concevoir, construire et délivrer les formations à destination des agents des collectivités territoriales, ainsi que d'organiser plusieurs concours de la fonction publique territoriale. Actuellement doté d'un fonctionnement propre, le CNFPT a décidé de lancer un projet de transformation de son SIGF et des processus financiers, afin de se rapprocher du fonctionnement financier des collectivités. meja accompagne le CNFPT, les délégations et les instituts qui le composent dans ce changement de processus financier et réalise le plan d’accompagnement au changement pour transformer l’organisation financière de l’institution, avec la mise en place d’un nouvel outil pour janvier 2024. Notre expertise du secteur public et de l'éducation, ainsi que notre expérience de projets SI structurants, nous permettent d'accompagner au mieux cet établissement de plus de 2400 agents.

La Ville des Lilas, située au nord-est de Paris, a lancé une démarche importante d’amélioration de sa gestion de la relation aux usagers (GRU). La Ville est actuellement dotée d’outils dont l’ergonomie et l’apparence sont datés. Elle souhaite bénéficier d’un besoin de refonte de site internet pour mener de front deux chantiers liés : le changement de site internet et la mise en place d’une solution de GRU. Pour mener à bien cette mission, notre équipe de consultants a pu s’appuyer sur :

• - Une base de connaissances étendue des solutions de GRC ;
• - Une capacité d’adaptation à une municipalité de taille moyenne et une capacité à vite comprendre ses enjeux et besoins
• - Une maitrise de toute la chaine de l’AMOA : de l’analyse de l’existant au choix d’une solution en passant par la rédaction du DCE.

Eduservices est un leader français de l'éducation supérieure privée qui regroupe plus de 30 établissements proposant des cursus post-bac de 2 à 5 ans. Dans une logique de mutualisation, Eduservices  a choisi d’implémenter la solution Salesforce dans l’ensemble des écoles de son groupe pour couvrir ses processus commerciaux. Le groupe sollicite meja afin de l’accompagner dans le pilotage du projet, le cadrage et définition du pilote CRM, le déploiement de l’outil ainsi que l’accompagnement des utilisateurs métiers. Dans le cadre de cet accompagnement, meja et ses consultants bénéficient :

• - d'une  connaissance métier approfondie des différents processus commerciaux d’un établissement d’enseignement et de formation ;
• - d’une  indépendance complète vis-à-vis des écoles, de l’intégrateur et de l’éditeur Salesforce ;
• - d’une  méthodologie rigoureuse de prise de connaissance de l’existant, de formalisation des processus métiers et des spécifications techniques et fonctionnelles ;
• - d’une  expertise méthodologique de pilotage de projet de déploiement.

 

Le CEFIPA, centre de formation d’ingénieur par l’apprentissage, fait partie d’un réseau de pôles de formation piloté par l’Union des industries et métiers de la métallurgie (UIMM). Afin d’aligner sa solution de gestion des formations à celle mise en œuvre dans les autres pôles, le CEFIPA a lancé un projet d’implémentation du progiciel YPAREO de l’éditeur YMAG et a fait appel à meja, pour mener une mission de pilotage du projet et d’assistance à maîtrise d’ouvrage. Notre expérience forte, en matière de pilotage et d’assistance à maîtrise d’ouvrage, nous permet d’assurer un suivi optimal de l’ensemble des chantiers liés au projet en collaboration avec l’équipe métier du CEFIPA, l’éditeur YMAG et l’équipe technique en charge des études d’interopérabilité avec le SI existant. Cela passe par une bonne vision des processus métiers, une conduite fine des ateliers, un séquencement rigoureux des chantiers de déploiement et un accompagnement au changement.

L’ESC Pau souhaite renouveler et mettre en œuvre un nouveau progiciel de gestion intégré pour la gestion d’un centre de formation étant donné que celui utilisé actuellement ne donne pas entière satisfaction sur le plan fonctionnel et technique. L’ESC Pau a donc sollicité meja afin de rédiger un cahier des charges fonctionnel et technique, de constituer un DCE dans le cadre d’un marché public, d’analyser les candidatures et les offres des répondants au marché et d’accompagner la commission des marchés dans le choix de la solution retenue.

L’Université de Technologie de Troyes (UTT) souhaite moderniser son système d’information en se dotant d’un nouvel ERP de Scolarité. Pour cela, l’UTT a fait appel à meja pour sélectionner un éditeur qui lui permette de répondre à ses besoins, tout en prenant en compte ses spécificités. Le cabinet a accompagné l’université dans la formalisation du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), ainsi que sur la phase d’analyse des candidatures. Suite à cette phase, l’éditeur AURIGA a été choisi pour déployer son ERP au sein de l’école et meja accompagne actuellement l’UTT dans ce projet de grande envergure en tant qu’AMOA.

Eduservices est un leader français de l'éducation supérieure qui regroupe plus de 30 établissements proposant des cursus post-bac de 2 à 5 ans. Dans une logique de mutualisation, Eduservices sollicite meja afin de refondre la cartographie applicative de son Système d’Information (SI) sur les domaines d’Acquisition clients (CRM), Gestion de la scolarité, ENT et mise à disposition de ressources pédagogiques (LMS). meja a poursuivi cet accompagnement dans le déploiement de l'ERP Aimaira au sein des différentes écoles du groupe. Pour réaliser cette mission, les consultants de meja ont pu s’appuyer sur leur connaissance fine des enjeux généraux et SI liés au secteur de la formation et particulièrement des ERP scolarité. Afin de réaliser cette mission, nous nous sommes intégrés pleinement dans l’équipe projet afin de mener à bien les différentes actions : de l’analyse jusqu’à la mise en production des différents volets intrinsèques à l’école (admission, inscription, facturation, volet international, planification, etc.) Par ailleurs, notre expertise en gestion de projet nous permet de maitriser les échéances, coûts et caractéristiques fonctionnelles et techniques de l’implémentation de l’ERP au sein de l’école.

Pour gérer son activité commerciale et marketing, Telecom Paris et les services concernés utilisent aujourd’hui un ensemble d’outils plus ou moins adaptés aux besoins et à l’état de l’art. C’est pourquoi Telecom Paris a décidé de se lancer dans un projet d’acquisition d’un outil CRM. meja a donc été contacté afin de réaliser un benchmark des solutions répondants aux problématiques de l’école, dans l’optique de sécuriser le choix d’une solution adaptée.  

La Ville de Roubaix souhaite se doter d’une solution GMAO qui puisse être transversale et intégrer les besoins de multiples directions au sein de la collectivité (grands projets, sports, immobilier et habitat). meja propose un accompagnement complet, comprenant notamment les prestations suivantes :

• - Des retours d’expérience de collectivités similaires
• - Une collaboration sur la définition des processus internes et externes permettant une analyse fine et partagée du SI et des besoins existants
• - Des scénarios d’évolution de la gestion de patrimoine présentés aux élus et agents de la collectivité
• - Une orientation claire permettant ensuite rédiger le DCE de la Ville et sélectionner un éditeur

La Ville d’Hazebrouck s’est dotée d’un outil de gestion de la relation usagers (GRU). Cependant, le déploiement d’un guichet unique numérique nécessite aujourd’hui un accompagnement dans les différentes phases du projet, du cadrage jusqu’à la mise en service de l’interface numérique. Afin de réaliser un diagnostic de qualité, meja va organiser des ateliers avec l’ensemble des parties prenantes (DGS, métiers, agents). La méthodologie déployée va permettre à la collectivité de dresser des constats objectifs et documentés sur la situation existante (qualité, nombre des sollicitations, ect), qui permettra de soumettre à la Ville des scénarios d’évolution et une feuilles de route de son guichet unique numérique.

Le Grand Lyon Métropole a été créé en 2015. A la suite de quoi, une réorganisation des directions et services de la ville de Lyon et des collectivités l’ayant rejoint, a dû être menée. Cette dernière impactant notamment la fonction comptable, la collectivité a profité de cette opportunité pour revoir ses processus comptables, et tendre vers d’avantage de dématérialisation. Dans un premier temps, une analyse des processus existants a été menée avec l’ensemble des directions nouvellement réunies et sur des thématiques comptables prédéfinies. Le but ayant été de mettre en avant les principales divergences pour des processus similaires, et d’identifier les besoins en dématérialisation. Sur la base de cette analyse, de notre expertise, de la solution de gestion financière existante, et des retours d’expériences recueillis auprès de collectivités similaires, différentes options ont été soumises à arbitrage pour permettre de définir les processus cibles (modalités de traitement des factures papiers, séquencement de la mise en œuvre de la dématérialisation, etc.). Suite aux arbitrages du Grand Lyon Métropole, les processus cibles ont pu être modélisés.

L’objectif de la prestation est d’accompagner la direction de la Ville et de la Communauté d’agglomération dans le choix et la mise en place d’une solution GMAO tout en prenant en compte des besoins d’autres directions de la collectivité et notamment la direction grands projets, direction des sport et direction de l’immobilier et de l’habitat. meja a apporté son expérience forte de la mise en œuvre d’une GMAO sur l’ensemble des étapes du projet :

• - Audit critique de l’existant, et mise au regard de l’état de l’art des meilleures pratiques au sein des collectivités territoriales
• - Analyse d’options et de scénarios pour la mise en œuvre de la cible
• - Rédaction d’un cahier des charges et aide au choix d’un éditeur du marché
• - Accompagnement à la refonte de processus préalable à la mise en œuvre, notamment sur le volet Habitat – Gestion des aires d’accueil des gens du voyage
• - Expertise poussée pour faciliter la prise d’arbitrage

Le Département de Meurthe-et-Moselle a souhaité approfondir et améliorer la connaissance de son patrimoine afin de l’exploiter de façon plus efficace, d’en optimiser la gestion et de répondre à ses objectifs. Le CD54 a souhaité faire appel à meja afin de l’accompagner dans le remplacement de son SI patrimonial vieillissant. L’outil actuel ne permet plus au conseil départemental de piloter son patrimoine efficacement, et son ergonomie peu attrayante n’emportait pas l’adhésion de l’ensemble des parties prenantes. Pour la réalisation de la mission, nous avons pu nous appuyer sur notre expertise en matière de gestion patrimoniale, construite grâce aux nombreuses missions réalisées par les consultant.es meja. Notre prestation a également pu s’enrichir de notre connaissance des collectivités territoriales qui ont une gestion spécifique et pour lesquelles la gestion de leur patrimoine bâti et non bâti constitue l’un des plus gros postes de dépense.  

La Ville de Sèvres souhaite se doter d’un nouveau SI de Gestion de l’Enfance (SIGE) dans la perspective d’une gestion pédagogique, administrative et financière efficiente des services scolaire, périscolaire, petite enfance et jeunesse. L’outil historique AXELNet et le Portail Familles (Axel) ne répond plus à leurs attentes. Le nouveau portail avec la solution CityFamily (Mushroom Software) permet de mettre en œuvre un espace famille et interopérable permettant les pré-inscriptions en ligne. Pour mener à bien cette mission, notre équipe de consultants a pu s’appuyer sur :

• - Une expertise des collectivités locales, de leurs compétences et de leur fonctionnement
• - Son expertise de la GRU/GRC et des processus associés aux démarches enfance-jeunesse
• - Une maitrise de toute la chaine de l’AMOA : de l’analyse de l’existant à la rédaction du DCE
• - Une expertise marchés publics pour l’acquisition de la solution

Le Département du Calvados constate une augmentation et une diversification des points de contacts avec ses usagers (diminution du courrier, demandes en ligne, montée en puissance de nouveaux canaux tels que les réseaux sociaux, etc.) avec le développement du digital et s’interroge sur leurs attentes et (in)satisfactions vis-à-vis de ses services. Le Conseil départemental souhaite réaliser un diagnostic pour faire un état des lieux tout en identifiant les actions correctrices à mener pour leur programme de mandature. Pour réaliser cette mission, les consultants de meja ont pu s’appuyer sur leur connaissance fine des enjeux généraux liés à la Gestion Relation des Usagers, ainsi qu’une expertise du secteur public permettant d’appréhender rapidement le fonctionnement du département. Afin de réaliser un diagnostic de qualité, des ateliers ont été menés avec l’ensemble des parties prenantes (DGS, métiers, agents) ainsi que des sondages auprès de tous les types d’usagers. La méthodologie de diagnostic a permis au département de dresser des constats objectifs et documentés sur la situation existante (volumétrie, difficultés rencontrées, etc.).

La Communauté d’Agglomération du Pays de Saint-Omer (CAPSO) regroupe 53 communes dans les Hauts-de-France. La CAPSO souhaite moderniser ses processus de communication et optimiser la relation avec ses usagers. Pour ce faire, meja accompagne la collectivité dans la définition et la mise en œuvre de sa stratégie de Gestion Electronique Courrier et Gestion de la Relation Usagers.

Définition de la stratégie GRU

Depuis 2022, une réflexion globale sur la gestion de la relation usagers (GRU) a été lancée. Le projet vise à impliquer non seulement la CAPSO, mais aussi les communes et organismes partenaires. L’objectif est de coordonner les pratiques, d’améliorer l’efficacité des échanges et d’assurer une cohérence dans le traitement des courriers.

Accompagnement stratégique et opérationnel

Depuis janvier 2023, meja accompagne la collectivité sur deux axes :

• Audit de la relation usagers et focus sur le traitement du courrier pour identifier les forces et les axes d’amélioration.
• Définition de stratégies concrètes et réalistes pour la Gestion Electronique Courrier et la Gestion de la Relation Usagers, adaptées au contexte de la CAPSO.

Déploiement opérationnel

Les recommandations issues de l’audit et de la réflexion stratégique seront ensuite déployées sur le terrain. Cette approche progressive garantit un impact durable, améliore la satisfaction des usagers et optimise le traitement des courriers dans l’ensemble de la Communauté d’Agglomération et de ses partenaires.

Suite à la fin de maintenance annoncée de l’outil de scolarité Unit4 ou anciennement Agresso, l’Efrei souhaite mettre en place un projet d’analyse et d’amélioration de ses processus métiers.

meja accompagne cette grande école d'ingénieurs à toutes les étapes du projet afin de les amener à sélectionner leur prochain outil. Notre expérience forte en matière de pilotage et d’assistance à maitrise d’ouvrage nous permet d'optimiser la gestion et le suivi projet, pour l’ensemble des missions réalisées en collaboration avec les équipes métiers de l’Efrei. Cela passe par une bonne vision globale de chaque processus interne, une conduite fine des ateliers (objectifs, animation, etc.) et une gestion anticipée des difficultés (maîtrise des risques et besoins évoqués). En plus de permettre l’anticipation des risques et l’amélioration de la qualité de service, notre mission d’assistance pour l’Efrei est l’occasion d’harmoniser les pratiques et d'amener le client à choisir son nouvel outil d’ERP de scolarité.

La Ville d'Epernay et la Communauté d’Agglomération d’Epernay, Coteaux et Plaine Champagne se sont emparées des questions de relations aux usagers au travers des usages du numérique, de la dématérialisation des démarches administratives et de l’inclusion numérique.

Les deux collectivités ont affirmé la priorité de mettre en place une véritable stratégie de gestion de la relation avec les administrés, en lien avec les outils numériques, et en s’assurant de répondre aux besoins des usagers.

Les consultants de meja ont pu s’appuyer sur leur connaissance fine des enjeux généraux liés à la Gestion Relation des Usagers, ainsi qu’une expertise du secteur public acquise auprès des collectivités, afin de réaliser un diagnostic de qualité. Des ateliers ont été menés avec l’ensemble des parties prenantes (DGS, métiers, agents). La méthodologie de diagnostic a permis aux collectivités de dresser des constats objectifs et documentés sur la situation existante (volumétrie, difficultés rencontrées, etc.).

Suite à la fusion réalisée en 2018, Sorbonne Université souhaite moderniser la gestion de son patrimoine. L’objectif est de réaliser une étude préalable pour la mise en place d’un système d’information patrimonial (SIP) performant et adapté aux besoins de l’université.

Choix d'un système d'information patrimonial commun

Le patrimoine de Sorbonne Université est réparti entre le niveau interfacultaire et trois facultés : Lettres, Médecine et Sciences. En parallèle, l’université mène depuis 2019 son Schéma Directeur du Numérique. Cette démarche vise à dématérialiser les pratiques et processus métiers, à outiller les équipes et à rationaliser la gestion des données. Le projet SI Patrimoine s’inscrit directement dans cette stratégie. Il a pour ambition de centraliser, harmoniser et simplifier la gestion des actifs de l’université.

Le périmètre de notre intervention

meja accompagne Sorbonne Université à chaque étape du projet. Nous débutons par l’audit et l’analyse de l’existant. Ensuite, nous définissons le besoin cible en concertation avec les équipes internes. Nous complétons cette approche par le recueil d’expérience d’autres organismes similaires, pour tirer des enseignements et anticiper les meilleures pratiques. Puis, nous assistons la sélection de la solution et la passation du marché. Enfin, nous accompagnons le déploiement opérationnel de la solution.

• Rapport d’audit de l’existant
• Proposition de scénarios et scénario cible
• Dossier de Consultation des entreprises
• Assistance à la passation du marché
• Accompagnement au déploiement de la solution

La solution choisie par Sorbonne Université est Planon. Grâce à l’expertise de meja, Sorbonne Université bénéficie d’un accompagnement complet, méthodique et structuré, garantissant le succès du projet et l’optimisation de la gestion de son patrimoine.

La ville de Voiron et le Pays Voironnais observent depuis plusieurs années une diversification des points de contact dans le cadre de la relation usagers. Guichets, téléphone, courriels, services en ligne ou applications mobiles : les modes d’échange se multiplient. Pour aller plus loin, la Ville veut franchir une nouvelle étape. Son objectif est de moderniser la relation avec les habitants en lançant un projet d’outil de gestion de la relation usager (GRU). Ce projet est stratégique. Il vise à simplifier les démarches, fluidifier les échanges et renforcer la traçabilité des demandes. En effet, une GRU efficace doit centraliser les sollicitations, améliorer le suivi et offrir aux citoyens un service plus accessible, personnalisé et transparent. Pour atteindre ces objectifs, la Ville a fait appel à meja, cabinet expert en conseil auprès des administrations et collectivités. Notre rôle : apporter une méthodologie claire pour éclairer les choix et bâtir un plan d’action adapté aux besoins locaux. Dans cette mission, meja mobilise plusieurs leviers :

• Un diagnostic précis de la GRU existante pour identifier forces et axes d’amélioration.
• Des enquêtes mystères pour évaluer la qualité de la relation usagers sur différents canaux.
• Une concertation avec les agents, afin d’intégrer leurs retours au cœur du projet (un article dédié présentera cette étape).

Cette démarche aboutira à un plan d’action structuré pour la GRU de Voiron. Grâce à l’expertise de meja, la collectivité dispose des moyens pour moderniser sa relation usager, répondre aux attentes croissantes de proximité et renforcer la qualité du service public.

Former les ingénieurs de demain avec CESI

CESI assure aujourd’hui la formation de 26 000 étudiants, alternants et salariés, répartis dans 25 campus à travers la France. L’établissement s’engage à préparer les ingénieurs de demain, en leur offrant des parcours adaptés aux besoins du marché et aux évolutions technologiques.

Un projet CRM stratégique

Dans le cadre de la modernisation de ses activités commerciales, CESI a choisi d’implémenter le CRM Salesforce. L’objectif est d’optimiser la gestion des prospects, le suivi des inscriptions et la relation avec les entreprises partenaires. Pour ce projet stratégique, CESI a fait appel à meja en tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage (AMOA).

Notre rôle et nos responsabilités

La mission confiée à meja couvre l’ensemble des étapes clés du projet :

• Conduite de projet : coordination des équipes internes et suivi des plannings pour garantir le respect des délais et des objectifs.
• Pilotage : mise en place d’indicateurs de suivi, tableaux de bord et reporting pour assurer une visibilité complète sur l’avancement.
• Expression de besoins : recueil et formalisation des besoins des différents métiers pour garantir une solution CRM adaptée et efficace.
• Recette fonctionnelle : validation des paramétrages, tests des fonctionnalités et vérification de la conformité aux besoins exprimés.

Cette collaboration permet à CESI de disposer d’un CRM performant et aligné avec ses objectifs stratégiques. Grâce à notre accompagnement, l’établissement optimise sa relation commerciale, améliore le suivi des étudiants et renforce la satisfaction des entreprises partenaires. Pour découvrir l'ensemble de nos références dans le domaine de l’enseignement supérieur, vous pourrez constater la diversité et la profondeur de nos missions auprès des établissements de formation et des organisations académiques.

meja poursuit son accompagnement auprès de Neoma Business School en assurant la chefferie de projet pour l'ERP de gestion de la scolarité. Cette mission s’inscrit dans la continuité de notre accompagnement stratégique et opérationnel auprès de l’école. Précédemment, meja a accompagné Neoma BS dans le choix de sa solution intégrée de gestion de scolarité. Nous avons également participé au cadrage stratégique du projet : définition du périmètre cible, intégration au système d’information existant, planification et estimation des charges. Forts de cette expertise, nous avons été retenus pour piloter la mise en œuvre opérationnelle de ce projet stratégique.

Notre rôle dans le déploiement d'Aurion : chefferie de projet

Dans ce cadre, nous assurons la bonne mise en œuvre du progiciel Aurion de l’éditeur Auriga. Notre intervention couvre toutes les phases clés :

• Audit et spécifications : analyse des besoins, identification des processus existants et rédaction de spécifications fonctionnelles.
• Optimisation des processus métiers : amélioration des workflows et harmonisation des pratiques pour garantir l’efficacité du système.
• Paramétrage de l’application : configuration du progiciel selon les besoins de l’école.
• Accompagnement à la recette : tests fonctionnels et validation des fonctionnalités déployées.
• Conduite du changement : formation et accompagnement des équipes pour une adoption réussie.
• Reprise des données et interfaces : transfert des informations existantes et mise en œuvre des connexions avec d’autres systèmes.

Grâce à notre expertise, nous couvrons l’ensemble des processus de gestion de la scolarité. Ainsi, nous garantissons la réussite de ce projet d’envergure. De plus, notre accompagnement permet à Neoma Business School d’optimiser ses opérations et de proposer un service efficace et moderne aux étudiants et aux équipes administratives. Cette mission illustre la capacité de meja à piloter des projets complexes dans l’enseignement supérieur, en combinant stratégie, méthodologie et savoir-faire opérationnel.

Dans le cadre d’un processus d’amélioration continue et de standardisation de ses pratiques, la Direction de l’Etablissement de Radio France souhaite déployer une solution de gestion de la maintenance par ordinateur (GMAO). En effet, l’objectif est d’optimiser les opérations, de fluidifier les processus et d’harmoniser les pratiques à travers ses services. Pour ce projet, Radio France a fait appel à l’éditeur CARL software, membre du groupe Berger Levrault. Actuellement, seule la délégation de la maintenance immobilière dispose d’un outil de GMAO. Ainsi, l’extension de cette solution à d’autres services traduit une volonté claire d’uniformiser les pratiques et de renforcer l’efficacité organisationnelle. meja accompagne Radio France dans l’implémentation de cette solution. Notre rôle consiste à assurer la cohérence entre les besoins métiers et les fonctionnalités de la GMAO. Nous intervenons sur toutes les étapes du projet, depuis l’expression du besoin jusqu’au déploiement opérationnel, en passant par le paramétrage et l’accompagnement au changement.

Objectifs et périmètre du projet

Pour le moment, le projet concerne uniquement le site parisien de Radio France. Toutefois, il a été conçu de manière à pouvoir être étendu, à terme, à l’ensemble des sites régionaux. Cette approche progressive permet d’assurer un déploiement structuré et maîtrisé, tout en garantissant l’adoption de bonnes pratiques par l’ensemble des équipes. Grâce à cette démarche, Radio France vise plusieurs bénéfices : amélioration de la planification et du suivi des interventions, réduction des délais de traitement, uniformisation des procédures et meilleure traçabilité des opérations. De plus, les agents bénéficient d’un outil centralisé et ergonomique, facilitant leur quotidien et renforçant la qualité du service. En s’appuyant sur l’expertise de meja, Radio France se donne les moyens de moderniser ses processus de maintenance et d’étendre progressivement une GMAO performante sur l’ensemble de ses sites, tout en garantissant une adoption réussie et durable par les équipes.

La Ville de Versailles a lancé une démarche visant à améliorer sa Gestion de la Relation Citoyen (GRC). En effet, de nombreuses démarches existent dans différentes directions et via plusieurs canaux : courrier, guichet physique, mail ou web. Par conséquent, la ville souhaite se doter d’un outil GRC capable de centraliser et d’outiller ces démarches de manière efficace et cohérente. Pour réussir cette mission, l’équipe de consultants de meja s’est appuyée sur plusieurs atouts :

• Connaissance approfondie du contexte local : une compréhension fine du fonctionnement de la ville de Versailles et de ses services.
• Base de connaissances étendue : expertise sur les solutions de gestion de la relation citoyen (GRC) disponibles sur le marché.
• Expertise du secteur public : capacité à appréhender rapidement les enjeux et les pratiques des collectivités territoriales.
• Maîtrise complète de l’AMOA : accompagnement sur toute la chaîne, depuis l’analyse de l’existant jusqu’au choix de la solution et la rédaction du DCE (dossier de consultation des entreprises).

Une approche structurée et collaborative

Dans le cadre de cette mission, meja adopte une approche méthodique et participative. D’abord, nous analysons les pratiques existantes pour identifier les forces et les axes d’amélioration. Ensuite, nous aidons la ville à définir ses besoins fonctionnels et techniques, en intégrant les attentes des différents services et des usagers. Par ailleurs, nous accompagnons la sélection de la solution GRC la plus adaptée. Enfin, nous rédigeons un DCE complet, garantissant une consultation claire et transparente pour les prestataires. Cette démarche assure une mise en œuvre efficace et cohérente de la GRC, au bénéfice des agents municipaux et des citoyens. Grâce à l’expertise de meja, la Ville de Versailles peut désormais envisager une gestion optimisée de la relation citoyen, avec un outil centralisé, performant et adapté à ses besoins spécifiques.

L’Institut Polytechnique de Paris est un regroupement d’excellence créé en 2019. Il réunit cinq grandes écoles d’ingénieurs. Son ambition : devenir une institution de science et de technologie de rang mondial. Pour atteindre cet objectif, la mutualisation des moyens est essentielle. Dans ce contexte, la convergence des systèmes d’information constitue un prérequis stratégique. meja a été retenu pour mener l’étude visant à définir la cible du système d’information. L’objectif est de concevoir un outil capable de soutenir l’ensemble des processus de gestion de la scolarité pour chaque école. Par ailleurs, ce système doit également accompagner l’offre de formation mutualisée de l’Institut.
 

Une étude stratégique et collaborative portant sur les systèmes d'information

Cette mission est à la fois ambitieuse et stratégique. En effet, elle repose sur une logique de co-construction forte avec l’ensemble des acteurs de chaque institution. De plus, l’étude s’appuie sur la connaissance des meilleures pratiques en France et à l’international. Ainsi, l’outil proposé sera adapté aux besoins spécifiques de chaque école tout en permettant une harmonisation et une optimisation des processus au niveau de l’Institut. Durant cette étude, meja analyse les processus existants, identifie les besoins métiers et propose des scénarios d’optimisation. Par ailleurs, nous évaluons les solutions technologiques les plus pertinentes et réalisons un benchmark des pratiques internationales. Grâce à cette approche, l’Institut Polytechnique de Paris pourra disposer d’une feuille de route claire et opérationnelle pour la mise en œuvre future de son système d’information unifié. En résumé, cette étude permettra de construire un SI performant, capable de soutenir la scolarité et les formations mutualisées. Elle assure également une vision stratégique, cohérente et partagée entre les différentes écoles. Enfin, elle garantit que le projet repose sur des pratiques éprouvées, à la fois en France et à l’international, tout en répondant aux besoins spécifiques des utilisateurs finaux.

Le Ministère équipe le réseau décentralisé d’organismes de formation continue composé de 110 GRETA et 30 GIP-FCIP avec une solution de gestion de scolarité performante. Cependant, l’outil existant devenait obsolète. Dans ce contexte, le déploiement de l'ERP portant sur un périmètre fonctionnel élargi est en cours. Le MENJS a souhaité se faire accompagner pour construire et mettre en œuvre un dispositif d’accompagnement efficace pour ce déploiement. meja s’est rapidement intégré à l’équipe projet interne. Nous apportons notre expertise pour fluidifier les échanges et proposer des solutions concrètes. Ainsi, nous intervenons sur le cadrage de plusieurs chantiers structurants tels que l’interfaçage avec d’autres systèmes, la reprise des données historiques et la définition du plan de déploiement de l'ERP. Cette organisation permet d’épauler le chef de projet interne et d’assurer une progression efficace du projet.

Notre approche méthodique

Tout d’abord, nous analysons les processus métiers existants et identifions les points critiques pour le déploiement ERP. Ensuite, nous élaborons des recommandations adaptées aux spécificités du réseau de formation continue. Par ailleurs, nous participons à la co-construction des solutions techniques et organisationnelles avec les équipes du MENJS. Cette démarche garantit que chaque fonctionnalité du nouvel ERP correspond aux besoins réels des utilisateurs. Ensuite, nous suivons l’avancement de la mise en œuvre, en veillant à respecter les délais et la qualité attendue. Nous intervenons également pour anticiper les risques et proposer des mesures correctives lorsque nécessaire. Cette approche proactive facilite le déploiement et limite les impacts sur les activités quotidiennes des organismes de formation.

Les bénéfices pour le MENJS

Grâce à notre accompagnement, le MENJS bénéficie d’une coordination renforcée et d’une mise en œuvre structurée. Les équipes projet disposent d’un appui constant et les usagers finaux profitent d’un système modernisé, fiable et adapté à leurs besoins. En résumé, meja assure un déploiement réussi de l'ERP, aligné sur les objectifs stratégiques du MENJS.

Ces dernières années, le secteur comptable a été fortement impacté par les exigences croissantes de dématérialisation. Dans ce contexte, le Département a lancé une réflexion collaborative sur la fonction financière cible de la collectivité. L’objectif était de sensibiliser l’ensemble des parties prenantes aux enjeux identifiés et de préparer les équipes aux évolutions à venir. meja intervient dans la phase suivante du projet. Nous co-animons un diagnostic exhaustif du réseau comptable existant. Nous analysons les pratiques actuelles, identifions les forces et les points de friction, et mettons ces observations en perspective avec les enjeux de dématérialisation et les retours d’expérience des pairs du Conseil départemental de la Saône-et-Loire.

Notre démarche méthodique pour la réalisation du diagnostic de la fonction financière

• Tout d’abord, nous recueillons et consolidons les données relatives aux processus comptables. Nous examinons les outils utilisés, les circuits de validation et les méthodes de suivi. Ensuite, nous confrontons ces éléments aux objectifs stratégiques et aux exigences réglementaires. Par ailleurs, nous analysons les bonnes pratiques observées dans d’autres départements pour proposer des pistes concrètes d’amélioration.
• Ensuite, nous identifions les écarts et définissons les axes prioritaires pour faire évoluer la fonction financière. Nous proposons des recommandations précises sur l’organisation, les outils et les procédures. Cette démarche active permet de préparer le terrain pour la mise en œuvre d’une fonction financière modernisée, plus efficace et mieux alignée avec les objectifs de la collectivité.

Les bénéfices pour la collectivité

Grâce à notre intervention, le Département dispose d’une vision claire de son réseau comptable et des leviers d’optimisation possibles. Les équipes peuvent anticiper les changements, rationaliser les processus et renforcer la qualité de service. Par ailleurs, les enseignements tirés des retours d’expérience des pairs apportent des repères concrets et évitent les écueils connus. En résumé, meja accompagne le Département dans la transformation de sa fonction financière. La démarche combine expertise, co-construction et analyse comparative. Elle prépare la collectivité à relever les défis liés à la dématérialisation et à améliorer durablement ses pratiques comptables.

Le Groupement de commande, constitué de l’Agglomération du Beauvaisis, de la Ville de Beauvais, du CCAS et de l’Office de tourisme, souhaitait dresser un bilan critique de ses logiciels supports, notamment comptable et RH. Ces outils, essentiels au fonctionnement quotidien, présentaient des disparités dans l’utilisation et des limites fonctionnelles à corriger. meja a été sollicité pour apporter son expertise. Nous analysons l’état de marché de ces solutions « pivot » et évaluons leur adéquation avec les processus métiers existants. Ensuite, nous travaillons directement avec les agents concernés pour définir une cible claire et cohérente pour les systèmes d’information.

Notre démarche méthodique

Tout d’abord, nous avons réalisé un audit complet des logiciels supports existants. Nous avons identifié les forces et les faiblesses, ainsi que les écarts entre les pratiques actuelles et les besoins métiers. Par ailleurs, nous avons recueilli les retours des utilisateurs pour comprendre les difficultés rencontrées et les attentes fonctionnelles. Ensuite, nous avons comparé les solutions du marché avec les exigences de la collectivité. Cette analyse a permis de mettre en évidence les outils les plus adaptés aux besoins opérationnels. Nous avons co-construit avec les équipes un scénario cible pour rationaliser et homogénéiser l’usage des logiciels supports.

Accompagnement à la remise en concurrence

Une fois la cible définie, meja accompagne le Groupement dans la remise en concurrence des logiciels concernés. Nous rédigeons les dossiers de consultation, participons à l’analyse des offres et aidons à la sélection des solutions les plus pertinentes. Chaque étape est validée avec les acteurs internes pour garantir l’adhésion et la pertinence des choix.

Les bénéfices pour la collectivité

Grâce à notre intervention, le Groupement de commande dispose désormais d’une vision claire et consolidée de ses outils supports. Les processus métiers sont mieux alignés avec les solutions choisies. Les agents bénéficient d’outils plus cohérents, performants et faciles à utiliser. Enfin, la collectivité se donne les moyens de renouveler ses logiciels de manière structurée et optimisée.

La Direction Habitat de la MEL souhaite rationaliser et améliorer ses services ainsi que les outils informatiques de son système d’information. L’objectif est clair : simplifier les processus et répondre plus efficacement aux besoins des usagers et des équipes internes. meja accompagne la Direction Habitat pour concevoir un nouveau système d’information. Nous adoptons une approche méthodique, structurée et progressive. Chaque étape se construit en collaboration avec les équipes de la MEL.

Notre méthodologie

Tout d’abord, nous réalisons un diagnostic complet de l’existant. Nous analysons les processus métier et les outils utilisés. Cela permet d’identifier rapidement les forces, les faiblesses et les axes d’amélioration. Ensuite, nous mettons à jour l’état de l’art des solutions disponibles sur le marché. Puis, nous proposons plusieurs options d’évolution et formulons des recommandations concrètes et pragmatiques. Ensuite, nous définissons la cible du système d’information. Nous choisissons la solution qui répond le mieux aux besoins de la MEL. Après validation des différents scénarii et recommandations finales, nous formalisons un portefeuille projets priorisé. Cette méthode garantit une mise en œuvre cohérente et progressive.

Une démarche collaborative

Nous travaillons dans une logique de co-construction. À chaque étape, nous collaborons étroitement avec les interlocuteurs de la MEL. Cette approche favorise l’adhésion des équipes et assure que le nouveau système d’information correspond aux besoins réels de la direction. Enfin, grâce à l’expertise de meja, la Direction Habitat de la MEL peut moderniser son système d’information. Les processus sont simplifiés, les outils sont mieux intégrés, et les équipes disposent d’un cadre opérationnel clair. Cette démarche permet de déployer efficacement les missions et d’optimiser la performance des services.

France compétences a fait appel à meja pour l’accompagner dans la définition de ses besoins en matière d’analyse de données, puis dans la mise en place d’une architecture Data commune à toutes ses directions métiers. L’objectif poursuivi est de parvenir à centraliser les données, harmoniser leur gestion et déployer des outils de Business Intelligence communs.

Etude de l'opportunité de la mise en place d'un Data Lake

Nous avons réalisé un diagnostic complet, sur la base des ateliers avec les métiers. Notre rapport synthétise à la fois l’organisation actuelle des données et les besoins propres à chaque métier. Sur la base de ce diagnostic, nous avons présenté à France compétences un état des lieux fidèle des solutions permettant de gérer les données de bout en bout : logiciels ETL, stockage de données dans des Data Lakes, outils de Datacleansing, de Dataviz, etc. Grâce à ces étapes préliminaires, nous avons fourni aux décisionnaires l’ensemble des éléments permettant de mener un choix éclairé et juste, au regard de leurs objectifs stratégiques. De l’analyse de l’existant à la co-construction d’une feuille de route projet, nous avons accompagné France compétences dans sa mise en place d’un Data Lake. Construire l’architecture de ce nouvel espace bénéficie non seulement à toutes ses Directions, mais également à l’ensemble de ses partenaires.

Le Ministère de l’Education nationale, de la jeunesse et des sports a choisi meja pour l’accompagner dans différents projets numériques. Le ministère souhaitait renforcer son expertise interne et structurer ses initiatives liées aux systèmes d’information et à la scolarité. meja intervient donc à plusieurs niveaux pour répondre à ces besoins.

Notre approche

Tout d’abord, nous analysons les besoins métiers et les processus existants. Nous formalisons ces processus au format BPMN pour clarifier et structurer les attentes des équipes. Ensuite, nous menons des diagnostics des applications du SI du MENJS. Ces études combinent analyses qualitatives et quantitatives, permettant d’identifier les forces, les faiblesses et les axes d’amélioration. Nous rédigeons également les cahiers des charges pour les nouvelles applications ou les évolutions des solutions existantes. Cela inclut l’expression des besoins fonctionnels et techniques, la définition des périmètres et des priorités. Notre rôle est de garantir que chaque projet dispose d’un cadre solide et d’une vision partagée par toutes les parties prenantes.

Projets numériques accompagnés par meja

Pour illustrer notre expertise, voici quelques projets sur lesquels nous avons travaillé :

• Accompagnement à la conception de la plateforme "Non au harcèlement", visant à sensibiliser et prévenir le harcèlement scolaire.
• Diagnostic et rédaction du cahier des charges de l’application SIECLE Admin, pour optimiser la gestion des établissements et des élèves.
• Étude des processus et formalisation du cahier des charges du SI de l’École inclusive, pour mieux répondre aux besoins des élèves en situation de handicap.
• Analyse et accompagnement de l’application d’orientation AFFELNET pour les élèves entrant en classe de 6ème.

Les bénéfices pour le MENJS

Grâce à l’accompagnement de meja, le ministère dispose de processus clarifiés et d’outils mieux alignés avec les besoins métiers. Les équipes bénéficient d’une meilleure lisibilité sur les projets en cours et à venir. Les cahiers des charges détaillés permettent de sécuriser les développements et d’assurer une mise en œuvre efficace et conforme aux attentes. En résumé, meja contribue à structurer les projets numériques du MENJS. Notre expertise SI et scolarité, combinée à une approche méthodique et collaborative, permet de renforcer l’efficacité des équipes, d’améliorer la qualité des applications et de faciliter la réussite des initiatives du ministère.

Créé en 1945, le CIEP (Centre international d’études pédagogiques) récemment rebaptisé France Education international, est un établissement public national placé sous la tutelle directe du ministère chargé de l’Éducation nationale. Depuis trente-cinq ans cette entité est responsable des diplômes DELF-DALF, destinés à évaluer la compétence en langue française. Plus de 475 000 candidats se présentent chaque année dans 174 pays.

Un système d'information devenu obsolète

Dans le cadre de la modernisation de l’outil de gestion des diplômes, France Education international fait appel à l’expertise meja. Le système de gestion associé, fruit d'un développement spécifique internet et d'évolutions successives, souffre à date d’un manque de cohérence et d’une technologie obsolète. FEI a donc souhaité moderniser son système d’information via un développement spécifique et a sollicité un accompagnement sur l’ensemble des étapes de cette transformation majeure pour l’organisme.

Le périmètre de notre intervention

Nos consultants interviennent sur le périmètre suivant :

• CCTP et passation de marché : rédaction et accompagnement à la passation de marché.
• Spécifications et développement : animation des ateliers, identification des exigences, suivi des spécifications et écarts de développement.
• Recette et tests : rédaction de la stratégie de recette, formation et suivi des tests, gestion des anomalies.
• Gestion du changement : rédaction de l’analyse d'impact et de la stratégie de conduite du changement.
• Support stratégique : participation aux négociations et assistance technique.
• Depuis la phase de cadrage du besoin jusqu’au pilotage du développement, en passant par la rédaction du cahier des charges et l’assistance à la passation du marché, meja accompagne ce changement structurant au service de l’éducation et du français dans le monde.

La direction de la maintenance de la ville de Roubaix a sollicité meja pour rationaliser son système d’information patrimonial (SIP). En effet, l’objectif était de moderniser les outils existants et d’optimiser les processus métiers dans un contexte de complexité croissante. Au fil des années, le SIP s’était développé de manière hétérogène. Par conséquent, le parc applicatif disparate générait des pratiques variées et des processus complexes. Cela compliquait le suivi des interventions et la coordination entre les services. Ainsi, la Ville souhaitait disposer d’un système unique, cohérent et efficace pour l’ensemble de ses directions métier.

Notre démarche

Pour répondre à ces besoins, meja a commencé par réaliser un audit complet de la direction de la maintenance. Ensuite, nous avons élaboré une feuille de route détaillée pour implanter une solution de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO). Cette solution permet de centraliser la gestion des interventions, des opérations et des fluides. De plus, elle offre une vision globale et harmonisée des activités patrimoniales. Rapidement, d’autres directions métier de la Ville de Roubaix ont rejoint le projet pour bénéficier de la même solution. Cette adhésion souligne l’importance stratégique de la GMAO et confirme la pertinence de notre démarche. Par ailleurs, de l’expression du besoin initial à l’acquisition de la solution, puis au déploiement effectif, meja accompagne la direction de la maintenance de bout en bout. Ainsi, la transformation se réalise de manière fluide et structurée.

Les bénéfices de notre accompagnement

Les retombées sont concrètes et significatives. Les agents disposent désormais d’un outil centralisé, fiable et simple à utiliser, ce qui améliore leur efficacité au quotidien. Pour les citoyens, cela se traduit par une meilleure gestion du patrimoine et des services municipaux plus réactifs. Enfin, grâce à l’expertise de meja, la Ville de Roubaix modernise sa gestion patrimoniale et offre un service public optimisé.

La Communauté de Communes Touraine-Est Vallées est issue de la fusion de deux anciennes communautés. Les communes utilisaient alors deux outils différents pour la gestion de l’enfance et de la jeunesse. Cette situation créait des disparités dans les pratiques et compliquait le suivi des processus administratifs. L'intervention de meja a permis de clarifier cette situation. Nous avons objectivé les points forts et les points faibles de chaque solution. Nous avons également recensé les attentes fonctionnelles et mesuré la satisfaction des utilisateurs : agents administratifs de la communauté de communes, agents communaux, directeurs et directrices de centres, etc.

Notre méthodologie

Nous avons tout d'abord mené des entretiens collectifs pour recueillir les retours des équipes sur le terrain. Ensuite, nous avons distribué des questionnaires pour compléter ces observations et obtenir un panorama précis des besoins. Par ailleurs, nous avons analysé les fonctionnalités existantes et les écarts avec les pratiques souhaitées. Cette combinaison d’approches permet de dresser un diagnostic complet et fiable. Ensuite, nous avons co-construit avec les équipes des scénarios d’évolution. Nous avons étudié la mutualisation de l’outil pour toutes les communes. Nous avons également proposé des recommandations pour simplifier et harmoniser les processus d’instruction liés à l’enfance et à la jeunesse. Chaque étape a été validée avec les acteurs concernés, garantissant l’adhésion et la faisabilité des solutions proposées.

Les bénéfices de notre intervention

Grâce à cette démarche, la Communauté de Communes dispose désormais d’une vision claire des forces et limites des outils existants. Les équipes connaissent les options possibles et disposent d’un plan d’action pour harmoniser les pratiques. Les processus sont plus simples, mieux structurés et adaptés aux besoins des agents et des bénéficiaires. En résumé, meja accompagne la Communauté de Communes Touraine-Est Vallées dans la modernisation de sa gestion enfance-jeunesse. Notre expertise des SI, nos méthodes d’enquête rigoureuses et notre approche centrée utilisateur permettent de transformer les pratiques, d’optimiser l’usage des outils et de renforcer la satisfaction des équipes et des familles.

Le Rectorat de Paris assure le service public de l’éducation au sein de l’académie de Paris. Il couvre les volets administratif, pédagogique et organisationnel. L’académie regroupe environ 700 000 élèves et étudiants dans tous ses établissements. meja accompagne la DSI du Rectorat de Paris, composée de 10 agents, dans le pilotage de ses projets SI. Notre rôle est d’apporter une expertise structurée pour améliorer la gestion et la coordination des projets numériques.

Le périmètre concerné

Trois applications principales sont concernées par ce marché : AGLAE, MEDIA2 et SI2G. meja intervient à toutes les étapes du projet : planification, suivi, coordination et reporting. Nous travaillons en étroite collaboration avec les équipes du Rectorat pour garantir la cohérence et la réussite des projets.

Notre domaine d'intervention

Notre accompagnement permet donc de clarifier les processus, d’optimiser l’usage des applications et de faciliter la prise de décision. Ainsi, la DSI peut piloter efficacement ses projets et répondre aux besoins de l’ensemble des établissements de l’académie. En résumé, meja soutient le Rectorat de Paris dans la conduite de ses projets SI. Notre expertise assure une meilleure coordination des applications AGLAE, MEDIA2 et SI2G, tout en renforçant l’efficacité de la DSI et la qualité du service rendu aux élèves et aux équipes éducatives.

Afin d’unifier les pratiques, de simplifier le suivi des marchés et de professionnaliser les relations avec les prestataires, le GCS SESAN a souhaité se faire accompagner dans l’élaboration de son accord-cadre à marchés subséquents. Cet accord-cadre comprend cinq lots relatifs aux différentes prestations d’AMOA. Pour atteindre cet objectif, meja a mené une mission structurée et collaborative. Dans un premier temps, nous avons cherché à identifier les critères de réussite des futurs marchés. Ensuite, nous avons travaillé en étroite collaboration avec le GCS pour définir le CCTP cible. Cette démarche permet de garantir l’adhésion de toutes les parties prenantes et la pertinence des prestations attendues.

Notre démarche méthodique

Pour construire un accord-cadre solide et opérationnel, meja a suivi plusieurs étapes clés :

• Bilan critique des précédents marchés : identification des forces, des faiblesses et des carences pour mieux orienter les futurs contrats.
• Cartographie détaillée des besoins : analyse des besoins actuels et futurs, et définition des compétences recherchées pour chaque lot.
• Co-conception de l’allotissement : découpage des lots en activités prévisionnelles afin de structurer la consultation et d’optimiser l’organisation des prestations.
• Démarche itérative de relecture et validation : validation progressive des prestations AMOA attendues pour garantir la qualité et la conformité aux objectifs du GCS SESAN.

Grâce à cette approche rigoureuse et collaborative, le GCS SESAN dispose d’un accord-cadre clair, adapté aux besoins de ses services et facilement compréhensible par les prestataires. De plus, cette démarche favorise la transparence, la cohérence et l’efficacité dans la gestion des futurs marchés. Enfin, l’expertise de meja assure que chaque étape du processus est alignée avec les objectifs stratégiques du GCS SESAN et que les marchés subséquents permettront de répondre pleinement aux besoins opérationnels et aux ambitions de la structure.

La MEL s’implique fortement dans les dispositifs liés à l’accompagnement et à la gestion des relations entreprises. Elle agit auprès des 98 000 entreprises présentes sur le territoire, en améliorant les interactions et la qualité de service. L’objectif est clair : renforcer le lien entre la collectivité et les acteurs économiques locaux. Dans ce contexte, la mise en place d’un outil CRM a été identifiée comme un axe stratégique majeur. C’est là que meja intervient avec son expertise. Nous analysons les besoins des services et des utilisateurs, rédigeons un cahier des charges précis et évaluons les candidatures et offres des prestataires. Notre action couvre l’ensemble du périmètre CRM tout en intégrant le portail et les enjeux d’interopérabilité avec le SI Développement économique et emploi.

Une démarche méthodique

Tout d’abord, nous identifions les besoins métiers de chaque direction. Nous analysons les processus existants et les interactions avec les entreprises. Ensuite, nous définissons les fonctionnalités prioritaires du CRM et les critères de sélection des solutions. Par ailleurs, nous intégrons les contraintes techniques et les exigences d’urbanisation du SI. Cette approche garantit une solution cohérente, performante et adaptée aux besoins réels. Ensuite, nous accompagnons la rédaction du cahier des charges et la mise en concurrence des prestataires. Nous analysons chaque offre, comparons les solutions et recommandons le choix le plus pertinent. Enfin, nous participons à l’arbitrage final et à la préparation des étapes de déploiement pour assurer une mise en œuvre efficace.

Les bénéfices pour la MEL et les entreprises

Grâce à cet accompagnement, la MEL dispose d’un outil CRM moderne et intégré. La gestion des relations entreprises devient plus fluide et centralisée. Les équipes peuvent suivre les interactions, traiter les demandes plus rapidement et améliorer la qualité du service rendu. Les entreprises bénéficient d’un suivi clair, d’une meilleure réactivité et d’une expérience optimisée. Enfin, le SI de la collectivité gagne en cohérence et en interopérabilité. En résumé, meja assure un accompagnement complet pour le CRM et la gestion relation entreprises, du diagnostic initial au choix de la solution et à la préparation du déploiement. La collectivité et les acteurs économiques locaux disposent ainsi d’outils performants et adaptés à leurs besoins.