Nos références

AYLF ENFANCE FAMILLE (Association Yves Lefebvre) et l'ADSEA02 (Association Départementale de Sauvegarde de l'Enfance et de l'Adulte de l'Aisne) sont deux associations œuvrant dans la protection de l'enfance et de la famille. Elles mènent des actions à caractère social, médico-social et judiciaire. Face à des besoins communs de modernisation de leur système d'information, les deux associations ont décidé de se rapprocher pour mutualiser leurs efforts et moyens. L'objectif était d'acquérir et de déployer un dossier usager informatisé (DUI). Cette coopération a donné lieu à la constitution d'une grappe de 15 établissements. Dans le cadre de l'implémentation du Dossier Informatisé Usager (DUI), meja a été choisi pour accompagner la grappe dans le déploiement de la solution et principalement sur le volet pilotage et l'assistance fonctionnelle.

La Direction Innovation d'Elsan a entrepris une démarche ambitieuse pour améliorer son rayonnement international et attirer davantage de patients étrangers. Au cœur de cette initiative se trouve le développement d'un portail patient novateur, conçu pour répondre aux besoins spécifiques de cette clientèle internationale.

Les étapes de notre accompagnement

1. Recueil des Besoins

La première étape a consisté à recueillir les besoins précis du service dédié aux patients étrangers. Des entretiens approfondis ont été menés, permettant de cerner les attentes et les défis propres à ce segment de patientèle.

2. Élaboration du Cahier des Charges

Sur la base de ces échanges, un cahier des charges détaillé a été élaboré. Ce document crucial a servi de feuille de route pour la suite du projet, définissant clairement les fonctionnalités attendues et les critères de performance du futur portail.

3. Choix de la Solution Technique

Le choix de la solution technique s'est fait de manière rigoureuse, en tenant compte des spécificités d'Elsan et des exigences du projet. Une attention particulière a été portée à l'interopérabilité avec le Dossier Patient Informatisé (DPI) existant, garantissant ainsi une intégration harmonieuse dans l'écosystème numérique de l'établissement.

4. Paramétrage de la Solution

La phase de paramétrage a été cruciale pour adapter la solution aux processus internes d'Elsan. Un travail minutieux a été réalisé pour assurer une communication fluide entre le nouveau portail et les systèmes en place, optimisant ainsi le parcours patient.

5. Recette de la Solution

La recette de la solution a fait l'objet d'une planification méticuleuse. Une stratégie de test exhaustive a été élaborée, accompagnée d'un plan projet détaillé. Cette étape a permis de valider la conformité du portail aux exigences initiales et d'identifier d'éventuels ajustements nécessaires.

6. Mise en Œuvre

Enfin, la mise en œuvre du portail a été soigneusement orchestrée. Un accompagnement sur mesure a été proposé aux équipes d'Elsan pour faciliter l'adoption de ce nouvel outil et en maximiser les bénéfices.

  Ce projet illustre notre engagement aux côtés d'Elsan dans l'innovation au service de ses patients, avec une attention particulière portée à sa clientèle internationale. Il témoigne également notre capacité à accompagner le déploiement des projets complexes du groupe, en s'appuyant sur une méthodologie éprouvée et une relation partenariale et de confiance efficace.

La nécessité d'une transformation de la gestion financière chez Elsan

Le groupe Elsan, acteur majeur de l'hospitalisation privée en France, a entrepris une transformation significative de sa gestion financière. Cette initiative visait à remédier aux défis posés par une structure décentralisée, où chaque établissement gérait ses propres finances de manière autonome. Cette approche fragmentée engendrait non seulement un manque de visibilité globale pour le groupe, mais également des pertes financières conséquentes.

Le choix de SAP comme outil de gestion centralisé

Face à ces enjeux, un audit approfondi des processus financiers a été mené. Les conclusions ont mis en lumière la nécessité impérieuse d'adopter un outil centralisé pour la gestion comptable et financière. Après une évaluation minutieuse des solutions disponibles sur le marché, le choix s'est porté sur SAP, reconnu pour sa robustesse et sa capacité à gérer des structures complexes.

L'harmonisation des pratiques financières et comptables

La mise en œuvre de ce nouveau système a nécessité un travail d'urbanisation conséquent. L'objectif était d'harmoniser les pratiques financières et comptables à l'échelle du groupe, tout en respectant les spécificités de chaque établissement. Cette démarche a impliqué une refonte en profondeur des processus existants et l'élaboration de nouveaux flux d'information.

La modélisation des flux médicaux

Un aspect crucial de ce projet a été la modélisation des flux médicaux, élément central de l'activité d'Elsan. Des ateliers d'expression de besoins ont été organisés, impliquant notamment les pharmaciens, acteurs clés dans la chaîne de valeur des établissements de santé. Ces sessions ont permis de définir précisément les données à intégrer et les règles de gestion à mettre en place.

La spécification des interfaces

La phase de spécification des interfaces a été particulièrement délicate. Il s'agissait de déterminer quelles informations devaient être remontées et comment les traiter pour obtenir une image fidèle de la réalité opérationnelle et financière. L'enjeu était de garantir une cohérence parfaite entre les données SAP et celles des systèmes de gestion des établissements.

Le déploiement et le support technique

Le déploiement s'est accompagné d'un support technique et fonctionnel de haut niveau. Une équipe dédiée a assuré l'accompagnement des établissements, de la phase de recette jusqu'à la mise en production. Un dispositif de support de niveau 3 a été mis en place pour traiter les cas complexes, analyser les problématiques métier et coordonner les éventuelles corrections nécessaires.

Les bénéfices de la transformation

Cette transformation a permis à Elsan de gagner en efficacité opérationnelle et en maîtrise financière, positionnant le groupe pour relever les défis futurs du secteur de la santé.   Toutes nos références dans le secteur de la santé, de social et de médico-social

Une transformation numérique structurée pour Elsan

Dans un contexte de digitalisation croissante du secteur de la santé, le groupe Elsan a pris conscience de la nécessité de repenser son approche en matière de systèmes d'information (SI). Face à une multiplication des projets numériques menés de façon disparate, l'entreprise a décidé de mettre en place une stratégie cohérente et une feuille de route claire pour ses initiatives SI.

Un constat initial préoccupant

L'absence de processus formalisés pour accompagner les différents métiers du groupe dans leurs besoins numériques était devenue problématique. Les projets SI, bien que nombreux, manquaient de coordination et de vision d'ensemble. Cette situation engendrait des inefficacités, des duplications d'efforts et une difficulté à aligner les initiatives technologiques avec les objectifs stratégiques d'Elsan.

Une démarche méthodique pour redresser la barre

Pour remédier à cette situation, Elsan a fait appel à des experts en transformation numérique. Leur mission : élaborer une feuille de route SI robuste et adaptée aux enjeux du groupe. La démarche s'est articulée autour de plusieurs axes clés :

1. Un état des lieux approfondi : Des entretiens ont été menés avec l'ensemble des directions du siège pour recenser les projets en cours, évaluer leur avancement et identifier les besoins futurs sur un horizon de trois ans.
2. La création d'un portefeuille de projets structuré : Chaque initiative a été documentée dans une fiche projet détaillée, incluant les échéances, le budget, les ressources nécessaires et les objectifs métiers visés.
3. Une validation au plus haut niveau : Le portefeuille de projets a été soumis au directeur de la transformation SI pour s'assurer de son alignement avec la vision stratégique du groupe.
4. Une planification à moyen terme : Une roadmap sur trois ans a été élaborée, offrant une visibilité claire sur les développements SI à venir et permettant une meilleure allocation des ressources.
5. La formalisation des processus : Des procédures standardisées ont été définies pour encadrer l'ensemble du cycle de vie des projets SI, de l'expression du besoin à la mise en production.
6. La mise en place d'outils de pilotage : Des solutions de suivi et de reporting ont été proposées pour faciliter la gestion du portefeuille de projets et la prise de décision.

Vers une gestion plus efficace des SI

Cette démarche structurée a permis à Elsan de poser les bases d'une gouvernance SI plus mature. En adoptant une approche globale et cohérente, le groupe se donne les moyens de tirer pleinement parti de ses investissements numériques. La feuille de route ainsi élaborée constitue un outil précieux pour guider la transformation digitale d'Elsan dans les années à venir, tout en assurant une meilleure adéquation entre les besoins métiers et les solutions technologiques déployées.

Accompagner les évolutions réglementaires et métiers

Les Services de Prévention et de Santé au Travail Interentreprises (SPSTI) connaissent de profondes transformations, notamment avec l'introduction de la loi du 2 août 2021. Cette réforme impacte significativement les métiers de la prévention, la désinsertion professionnelle, les types de visites proposées et la traçabilité des interventions.

Nouveaux enjeux métiers

Les missions des SPSTI évoluent considérablement, avec un accent accru sur la prévention et le suivi des préconisations. Les professionnels doivent désormais être en mesure de suivre et exploiter les données de manière efficace, assurant ainsi un pilotage et une supervision optimale de leur activité. Cette transition implique de repenser en profondeur les processus métiers et les outils utilisés. Les équipes doivent s'adapter à de nouvelles pratiques, telles que l'approfondissement de l'analyse des risques professionnels, l'identification des besoins métiers actuels et futurs, ainsi que la définition d'une feuille de route stratégique alignée sur les objectifs de l'organisation.

Enjeux technologiques et certification

Au cœur de ces changements se trouve l'impératif d'adopter des solutions technologiques adaptées. Les éditeurs de logiciels ont dû développer de nouvelles fonctionnalités pour répondre aux exigences réglementaires définies par le référentiel AFNOR SPEC 2217, notamment en matière de traçabilité, d'ergonomie et de sécurité des données. Un enjeu majeur est la certification obligatoire des SPSTI d'ici le 1er mai 2025. Pour obtenir cette accréditation, les organisations doivent démontrer la conformité de leurs systèmes d'information aux normes en vigueur, garantissant ainsi des processus pertinents, interopérables et accessibles aux adhérents et usagers.   Face à ces défis, Reims Santé au Travail a fait appel à l'expertise de meja afin de couvrir plusieurs domaines clés : L'intégration et approfondissement de la démarche d'analyse existante afin de renforcer son approche d'analyse des risques professionnels, en s'appuyant sur les meilleures pratiques du secteur et en intégrant les nouvelles exigences réglementaires. L'identification des besoins métiers actuels et futurs : en collaboration étroite avec les équipes de Reims Santé au Travail, nous menons une analyse approfondie des processus métiers, identifiant les lacunes et les opportunités d'amélioration, tout en anticipant les évolutions à venir. La définition d'une feuille de route stratégique sur la base des besoins identifiés, meja accompagne Reims Santé au Travail afin d'aligner les objectifs métiers, les processus et les solutions technologiques. L'accompagnement au choix et au déploiement des solutions technologiques : meja assiste Reims Santé au Travail dans la sélection des outils les plus adaptés à ses besoins, en tenant compte des critères d'ergonomie, de traçabilité et de sécurité des données. Notre équipe assure également un accompagnement sur mesure lors du déploiement de ces solutions, garantissant une adoption réussie par les équipes.   En s'appuyant sur l'expertise de meja, Reims Santé au Travail se dote des moyens nécessaires pour relever les défis posés par les évolutions réglementaires et métiers. Cette collaboration vise à renforcer la performance opérationnelle de l'organisation, tout en assurant une conformité totale aux exigences de certification.

La santé numérique, avec l'analyse des données massives, la télémédecine, l'intelligence artificielle, etc., implique une profonde transformation des métiers de la santé. Cependant, les professionnels sont encore insuffisamment formés pour relever ces défis. Pour répondre à ces enjeux, l'Université de Montpellier a lancé un projet ambitieux : l'Ecole de Santé Numérique (ESNbyUM). Cette école vise à former massivement différents publics (professionnels de santé, cadres, spécialistes du numérique, juristes, citoyens) aux compétences et métiers émergents de la santé numérique. L'ESNbyUM proposera une "pédagogie de précision", innovante et interdisciplinaire, ancrée dans la pratique pour répondre aux besoins spécifiques des apprenants. Un campus numérique immersif et modulable facilitera les formations à distance. Lauréat du Programme d'Investissement d'Avenir, ce projet de 5 ans est mené en partenariat avec des acteurs académiques, sanitaires, entreprises et collectivités. Il vise à créer une expérience pédagogique engageante autour de la santé numérique. Dans le cadre de la mise en œuvre du campus numérique de l'ESNbyUM, meja et ses consultants accompagnent l'Université de Montpellier pour sa conception fonctionnelle et technique et sa mise en œuvre sur les volets de rédaction du cahier des charges, choix d'un prestataire et suivi des développements afin de s'assurer du respect du cahier des charges.

La Ville de Saint-Herblain souhaite se doter d’un nouveau SI de Gestion de l’Enfance avec un portail famille intégrant les compétences Petite Enfance, Enfance, Sports, Affaires culturelles et Jeunesse, pour remplacer son outil métier I.L.E ainsi que son Portail Famille « Kiosque famille » de l’éditeur Technocarte. En parallèle, la Ville souhaite réinterroger son fonctionnement et ses processus (facturation, fonctionnement en régie, processus d’attributions, etc.). meja réalise en premier lieu un audit qui permet de questionner le fonctionnement existant et de cadrer le projet de renouvellement. Notre cabinet intervient également sur toute la phase de marché, de la rédaction des pièces à l'analyse des offres. Enfin, nous accompagnons au déploiement de la solution retenue par la Ville (Mushroom Software).

Eduservices regroupe plus de 30 établissements proposant des cursus post-bac de 2 à 5 ans. Dans une logique de mutualisation, Eduservices sollicite meja afin de refondre la cartographie applicative de son Système d’Information (SI) sur les domaines d’Acquisition clients (CRM), Gestion de la scolarité, ENT et mise à disposition de ressources pédagogiques (LMS).Notre accompagnement se situe à la fois sur la formalisation de la cartographie applicative et sur le pilotage stratégique de la trajectoire d’évolution via le suivi des projets menés dans le cadre de l’évolution du SI.

Dans le cadre de cet accompagnement, meja et ses consultants bénéficient :

- D’une connaissance métier approfondie des différents processus de gestion d’un établissement d’enseignement et de formation. - D’une indépendance complète vis-à-vis des écoles et vis-à-vis des éditeurs du marché. - D’une méthodologie rigoureuse de prise de connaissance de l’existant et de formalisation d’une cartographie applicative. - D’une méthodologie collaborative de formalisation de scenarii et co-construction d’une cible partagée.

Le CESI est un groupe d'enseignement supérieur et de formation professionnelle privé français, spécialisé dans la formation des ingénieurs, des cadres, des techniciens et des agents de maîtrise. Son activité se décline autour de cinq marques : ei.CESI, exia.CESI, CESI Entreprises, CESI Alternance et CESI Certification, réparties dans 29 campus en France et à l’étranger. Le CESI a souhaité faire converger et optimiser ses processus de commercialisation de son offre par le déploiement d’un nouveau outil CRM (gestion de la relation client) : Salesforce. meja accompagne le CESI dans la mise en place de Salesforce dans l'ensemble de ses écoles.

Le Département du Maine-Et-Loire souhaite remettre en concurrence l'éditeur de son logiciel de gestion financière. Pour ce faire, le Département a fait appel à meja pour préciser ses différents attendus sur volets de la gestion financière et rédiger un cahier des charges fidèle au besoin.

Dans le cadre de cet accompagnement, meja et ses consultants bénéficient :
- D’une connaissance fine des fonctions financières,
- D’une méthodologie rigoureuse de prise de connaissance de l’existant et de recueil des besoins,
- D’une expertise poussée sur les solutions du marché et en termes de commande publique.

Au regard d’un parc applicatif hétérogène et vieillissant, fruit d’une construction au fil de l’eau, l’Etablissement Public Foncier d’Occitanie a souhaité initier un projet de modernisation à même de répondre aux exigences métiers en réalisant un état des lieux objectifs de son système d’information et de l’organisation liée, dans le but de définir des objectifs clairs et consignés dans une feuille de route précise. Notre prestation nous a permis d’analyser finement l’ensemble du parc applicatif de l’Etablissement Public Foncier d’Occitanie selon plusieurs axes : fonctionnels, techniques voire juridiques. Cette première phase d’audit a permis à l’EPF d’Occitanie d’être doté d’une vision complète de son système d’information ainsi que de recommandations et priorisations des actions à mener dans le cadre de son projet de modernisation.,

Le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT) est un établissement public paritaire déconcentré chargé de concevoir, construire et délivrer les formations à destination des agents des collectivités territoriales, ainsi que d'organiser plusieurs concours de la fonction publique territoriale. Actuellement doté d'un fonctionnement propre, le CNFPT a décidé de lancer un projet de transformation de son SIGF et des processus financiers, afin de se rapprocher du fonctionnement financier des collectivités. meja accompagne le CNFPT, les délégations et les instituts qui le composent dans ce changement de processus financier et réalise le plan d’accompagnement au changement pour transformer l’organisation financière de l’institution, avec la mise en place d’un nouvel outil pour janvier 2024. Notre expertise du secteur public et de l'éducation, ainsi que notre expérience de projets SI structurants, nous permettent d'accompagner au mieux cet établissement de plus de 2400 agents.

Confronté à l’obsolescence de son système d’information de gestion patrimoniale, le département du Jura a souhaité définir une feuille de route lui permettant de définir des objectifs et des jalons en vue de la modernisation de son SI, et en fonction des impacts financiers, organisationnels et techniques. meja accompagne le Département avec la formalisation d'un audit de l’existant par la réalisation de workshops techniques et métiers, la consolidation et formalisation des besoins, l'étude des solutions du marché, et l'élaboration de scenarii d’évolution pour la gestion de patrimoine.

La Ville des Lilas, située au nord-est de Paris, a lancé une démarche importante d’amélioration de sa gestion de la relation aux usagers (GRU). La Ville est actuellement dotée d’outils dont l’ergonomie et l’apparence sont datés. Elle souhaite bénéficier d’un besoin de refonte de site internet pour mener de front deux chantiers liés : le changement de site internet et la mise en place d’une solution de GRU. Pour mener à bien cette mission, notre équipe de consultants a pu s’appuyer sur :

• - Une base de connaissances étendue des solutions de GRC ;
• - Une capacité d’adaptation à une municipalité de taille moyenne et une capacité à vite comprendre ses enjeux et besoins
• - Une maitrise de toute la chaine de l’AMOA : de l’analyse de l’existant au choix d’une solution en passant par la rédaction du DCE.

Eduservices est un leader français de l'éducation supérieure privée qui regroupe plus de 30 établissements proposant des cursus post-bac de 2 à 5 ans. Dans une logique de mutualisation, Eduservices  a choisi d’implémenter la solution Salesforce dans l’ensemble des écoles de son groupe pour couvrir ses processus commerciaux. Le groupe sollicite meja afin de l’accompagner dans le pilotage du projet, le cadrage et définition du pilote CRM, le déploiement de l’outil ainsi que l’accompagnement des utilisateurs métiers. Dans le cadre de cet accompagnement, meja et ses consultants bénéficient :

• - d'une  connaissance métier approfondie des différents processus commerciaux d’un établissement d’enseignement et de formation ;
• - d’une  indépendance complète vis-à-vis des écoles, de l’intégrateur et de l’éditeur Salesforce ;
• - d’une  méthodologie rigoureuse de prise de connaissance de l’existant, de formalisation des processus métiers et des spécifications techniques et fonctionnelles ;
• - d’une  expertise méthodologique de pilotage de projet de déploiement.

 

Le CEFIPA, centre de formation d’ingénieur par l’apprentissage, fait partie d’un réseau de pôles de formation piloté par l’Union des industries et métiers de la métallurgie (UIMM). Afin d’aligner sa solution de gestion des formations à celle mise en œuvre dans les autres pôles, le CEFIPA a lancé un projet d’implémentation du progiciel YPAREO de l’éditeur YMAG et a fait appel à meja, pour mener une mission de pilotage du projet et d’assistance à maîtrise d’ouvrage. Notre expérience forte, en matière de pilotage et d’assistance à maîtrise d’ouvrage, nous permet d’assurer un suivi optimal de l’ensemble des chantiers liés au projet en collaboration avec l’équipe métier du CEFIPA, l’éditeur YMAG et l’équipe technique en charge des études d’interopérabilité avec le SI existant. Cela passe par une bonne vision des processus métiers, une conduite fine des ateliers, un séquencement rigoureux des chantiers de déploiement et un accompagnement au changement.

L’ESC Pau souhaite renouveler et mettre en œuvre un nouveau progiciel de gestion intégré pour la gestion d’un centre de formation étant donné que celui utilisé actuellement ne donne pas entière satisfaction sur le plan fonctionnel et technique. L’ESC Pau a donc sollicité meja afin de rédiger un cahier des charges fonctionnel et technique, de constituer un DCE dans le cadre d’un marché public, d’analyser les candidatures et les offres des répondants au marché et d’accompagner la commission des marchés dans le choix de la solution retenue.

L’Université de Technologie de Troyes (UTT) souhaite moderniser son système d’information en se dotant d’un nouvel ERP de Scolarité. Pour cela, l’UTT a fait appel à meja pour sélectionner un éditeur qui lui permette de répondre à ses besoins, tout en prenant en compte ses spécificités. Le cabinet a accompagné l’université dans la formalisation du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), ainsi que sur la phase d’analyse des candidatures. Suite à cette phase, l’éditeur AURIGA a été choisi pour déployer son ERP au sein de l’école et meja accompagne actuellement l’UTT dans ce projet de grande envergure en tant qu’AMOA.

Eduservices est un leader français de l'éducation supérieure qui regroupe plus de 30 établissements proposant des cursus post-bac de 2 à 5 ans. Dans une logique de mutualisation, Eduservices sollicite meja afin de refondre la cartographie applicative de son Système d’Information (SI) sur les domaines d’Acquisition clients (CRM), Gestion de la scolarité, ENT et mise à disposition de ressources pédagogiques (LMS). meja a poursuivi cet accompagnement dans le déploiement de l'ERP Aimaira au sein des différentes écoles du groupe. Pour réaliser cette mission, les consultants de meja ont pu s’appuyer sur leur connaissance fine des enjeux généraux et SI liés au secteur de la formation et particulièrement des ERP scolarité. Afin de réaliser cette mission, nous nous sommes intégrés pleinement dans l’équipe projet afin de mener à bien les différentes actions : de l’analyse jusqu’à la mise en production des différents volets intrinsèques à l’école (admission, inscription, facturation, volet international, planification, etc.) Par ailleurs, notre expertise en gestion de projet nous permet de maitriser les échéances, coûts et caractéristiques fonctionnelles et techniques de l’implémentation de l’ERP au sein de l’école.

Pour gérer son activité commerciale et marketing, Telecom Paris et les services concernés utilisent aujourd’hui un ensemble d’outils plus ou moins adaptés aux besoins et à l’état de l’art. C’est pourquoi Telecom Paris a décidé de se lancer dans un projet d’acquisition d’un outil CRM. meja a donc été contacté afin de réaliser un benchmark des solutions répondants aux problématiques de l’école, dans l’optique de sécuriser le choix d’une solution adaptée.  

La Ville de Roubaix souhaite se doter d’une solution GMAO qui puisse être transversale et intégrer les besoins de multiples directions au sein de la collectivité (grands projets, sports, immobilier et habitat). meja propose un accompagnement complet, comprenant notamment les prestations suivantes :

• - Des retours d’expérience de collectivités similaires
• - Une collaboration sur la définition des processus internes et externes permettant une analyse fine et partagée du SI et des besoins existants
• - Des scénarios d’évolution de la gestion de patrimoine présentés aux élus et agents de la collectivité
• - Une orientation claire permettant ensuite rédiger le DCE de la Ville et sélectionner un éditeur

La Ville d’Hazebrouck s’est dotée d’un outil de gestion de la relation usagers (GRU). Cependant, le déploiement d’un guichet unique numérique nécessite aujourd’hui un accompagnement dans les différentes phases du projet, du cadrage jusqu’à la mise en service de l’interface numérique. Afin de réaliser un diagnostic de qualité, meja va organiser des ateliers avec l’ensemble des parties prenantes (DGS, métiers, agents). La méthodologie déployée va permettre à la collectivité de dresser des constats objectifs et documentés sur la situation existante (qualité, nombre des sollicitations, ect), qui permettra de soumettre à la Ville des scénarios d’évolution et une feuilles de route de son guichet unique numérique.

Le Grand Lyon Métropole a été créé en 2015. A la suite de quoi, une réorganisation des directions et services de la ville de Lyon et des collectivités l’ayant rejoint, a dû être menée. Cette dernière impactant notamment la fonction comptable, la collectivité a profité de cette opportunité pour revoir ses processus comptables, et tendre vers d’avantage de dématérialisation. Dans un premier temps, une analyse des processus existants a été menée avec l’ensemble des directions nouvellement réunies et sur des thématiques comptables prédéfinies. Le but ayant été de mettre en avant les principales divergences pour des processus similaires, et d’identifier les besoins en dématérialisation. Sur la base de cette analyse, de notre expertise, de la solution de gestion financière existante, et des retours d’expériences recueillis auprès de collectivités similaires, différentes options ont été soumises à arbitrage pour permettre de définir les processus cibles (modalités de traitement des factures papiers, séquencement de la mise en œuvre de la dématérialisation, etc.). Suite aux arbitrages du Grand Lyon Métropole, les processus cibles ont pu être modélisés.

L’objectif de la prestation est d’accompagner la direction de la Ville et de la Communauté d’agglomération dans le choix et la mise en place d’une solution GMAO tout en prenant en compte des besoins d’autres directions de la collectivité et notamment la direction grands projets, direction des sport et direction de l’immobilier et de l’habitat. meja a apporté son expérience forte de la mise en œuvre d’une GMAO sur l’ensemble des étapes du projet :

• - Audit critique de l’existant, et mise au regard de l’état de l’art des meilleures pratiques au sein des collectivités territoriales
• - Analyse d’options et de scénarios pour la mise en œuvre de la cible
• - Rédaction d’un cahier des charges et aide au choix d’un éditeur du marché
• - Accompagnement à la refonte de processus préalable à la mise en œuvre, notamment sur le volet Habitat – Gestion des aires d’accueil des gens du voyage
• - Expertise poussée pour faciliter la prise d’arbitrage

Le Département de Meurthe-et-Moselle a souhaité approfondir et améliorer la connaissance de son patrimoine afin de l’exploiter de façon plus efficace, d’en optimiser la gestion et de répondre à ses objectifs. Le CD54 a souhaité faire appel à meja afin de l’accompagner dans le remplacement de son SI patrimonial vieillissant. L’outil actuel ne permet plus au conseil départemental de piloter son patrimoine efficacement, et son ergonomie peu attrayante n’emportait pas l’adhésion de l’ensemble des parties prenantes. Pour la réalisation de la mission, nous avons pu nous appuyer sur notre expertise en matière de gestion patrimoniale, construite grâce aux nombreuses missions réalisées par les consultant.es meja. Notre prestation a également pu s’enrichir de notre connaissance des collectivités territoriales qui ont une gestion spécifique et pour lesquelles la gestion de leur patrimoine bâti et non bâti constitue l’un des plus gros postes de dépense.  

La Ville de Sèvres souhaite se doter d’un nouveau SI de Gestion de l’Enfance (SIGE) dans la perspective d’une gestion pédagogique, administrative et financière efficiente des services scolaire, périscolaire, petite enfance et jeunesse. L’outil historique AXELNet et le Portail Familles (Axel) ne répond plus à leurs attentes. Le nouveau portail avec la solution CityFamily (Mushroom Software) permet de mettre en œuvre un espace famille et interopérable permettant les pré-inscriptions en ligne. Pour mener à bien cette mission, notre équipe de consultants a pu s’appuyer sur :

• - Une expertise des collectivités locales, de leurs compétences et de leur fonctionnement
• - Son expertise de la GRU/GRC et des processus associés aux démarches enfance-jeunesse
• - Une maitrise de toute la chaine de l’AMOA : de l’analyse de l’existant à la rédaction du DCE
• - Une expertise marchés publics pour l’acquisition de la solution

Le Département du Calvados constate une augmentation et une diversification des points de contacts avec ses usagers (diminution du courrier, demandes en ligne, montée en puissance de nouveaux canaux tels que les réseaux sociaux, etc.) avec le développement du digital et s’interroge sur leurs attentes et (in)satisfactions vis-à-vis de ses services. Le Conseil départemental souhaite réaliser un diagnostic pour faire un état des lieux tout en identifiant les actions correctrices à mener pour leur programme de mandature. Pour réaliser cette mission, les consultants de meja ont pu s’appuyer sur leur connaissance fine des enjeux généraux liés à la Gestion Relation des Usagers, ainsi qu’une expertise du secteur public permettant d’appréhender rapidement le fonctionnement du département. Afin de réaliser un diagnostic de qualité, des ateliers ont été menés avec l’ensemble des parties prenantes (DGS, métiers, agents) ainsi que des sondages auprès de tous les types d’usagers. La méthodologie de diagnostic a permis au département de dresser des constats objectifs et documentés sur la situation existante (volumétrie, difficultés rencontrées, etc.).

La Communauté d’Agglomération du Pays de Saint-Omer (CAPSO) est composée de 53 communes situées dans les Hauts-de-France.

meja accompagne la collectivité dans la définition de sa stratégie de gestion du courrier et de gestion de la relation usagers. Une démarche de réflexion sur la gestion de la relation usagers (GRU) a été entamée en 2022. Ce projet à l’échelle de la Communauté d’Agglomération a pour ambition d’embarquer également les communes et les organismes extérieurs travaillant avec la collectivité.C'est pourquoi un accompagnement sur la réflexion stratégique et sur le déploiement opérationnel est mis en place depuis janvier 2023. Il s'effectuera en premier lieu par un audit de la relation usagers avec une focalisation sur le courrier. Cela permettra d'élaborer des stratégies pertinentes et réalistes de gestion de la relation usagers et de gestion du courrier qui seront déployées de manière opérationnelle dans un troisième temps.

Suite à la fin de maintenance annoncée de l’outil de scolarité Unit4 ou anciennement Agresso, l’Efrei souhaite mettre en place un projet d’analyse et d’amélioration de ses processus métiers.

meja accompagne cette grande école d'ingénieurs à toutes les étapes du projet afin de les amener à sélectionner leur prochain outil. Notre expérience forte en matière de pilotage et d’assistance à maitrise d’ouvrage nous permet d'optimiser la gestion et le suivi projet, pour l’ensemble des missions réalisées en collaboration avec les équipes métiers de l’Efrei. Cela passe par une bonne vision globale de chaque processus interne, une conduite fine des ateliers (objectifs, animation, etc.) et une gestion anticipée des difficultés (maîtrise des risques et besoins évoqués). En plus de permettre l’anticipation des risques et l’amélioration de la qualité de service, notre mission d’assistance pour l’Efrei est l’occasion d’harmoniser les pratiques et d'amener le client à choisir son nouvel outil d’ERP de scolarité.

La Ville d'Epernay et la Communauté d’Agglomération d’Epernay, Coteaux et Plaine Champagne se sont emparées des questions de relations aux usagers au travers des usages du numérique, de la dématérialisation des démarches administratives et de l’inclusion numérique.

Les deux collectivités ont affirmé la priorité de mettre en place une véritable stratégie de gestion de la relation avec les administrés, en lien avec les outils numériques, et en s’assurant de répondre aux besoins des usagers.

Les consultants de meja ont pu s’appuyer sur leur connaissance fine des enjeux généraux liés à la Gestion Relation des Usagers, ainsi qu’une expertise du secteur public acquise auprès des collectivités, afin de réaliser un diagnostic de qualité. Des ateliers ont été menés avec l’ensemble des parties prenantes (DGS, métiers, agents). La méthodologie de diagnostic a permis aux collectivités de dresser des constats objectifs et documentés sur la situation existante (volumétrie, difficultés rencontrées, etc.).

Suite à la fusion réalisée en 2018, Sorbonne Université souhaite être accompagnée dans l’objectif de réaliser une étude préalable à la mise en place d’un système d’information patrimonial (SIP).

L'accompagnement de meja comprend l’audit et l’analyse de l’existant, la définition du besoin de Sorbonne Université, le recueil d’expérience d’organismes similaires, jusqu’à l’accompagnement à la mise en place, en passant par la sélection de la solution.

France Télévisions est le premier service public audiovisuel français.

Comme l’ensemble des services publics, France TV est soumise au Code de la Commande Publique. S’étant dotée d’un système d’information de gestion des Achats en 2017, France Télévisions a renouvelé son besoin en 2021, et a choisi d’être accompagnée par une assistance à maitrise d’ouvrage. meja et Pan Digital travaillent conjointement depuis février 2022 dans le cadre d’un partenariat.

L’objectif de ce projet est double :

- respecter la loi et le Code de la Commande publique en se dotant d’un outil de passation des marchés.

- moderniser et refondre l’organigramme pour confier la passation des marchés à des professionnels de l’achat.

La ville de Voiron et le Pays Voironnais constatent une diversification des points de contacts avec les usagers. Dans la continuité de l’ensemble des éléments déjà déployés, la Ville souhaite aujourd’hui moderniser encore davantage sa relation à l’usager, et souhaite étudier en profondeur les enjeux autour du lancement d’un projet de mise en place d’un outil de gestion de la relation usager. En réalisant entre autres un diagnostic précis de la GRU dans la collectivité, des enquêtes mystères, et même une concertation des agents (qui fera l’objet d’un autre article), meja mobilise un ensemble méthodologique riche, qui permettra de définir un plan d’action de la GRU de la ville.

Former les ingénieurs du futur : CESI assure aujourd’hui cette mission auprès de 26 000 étudiants, alternants et salariés, répartis dans 25 campus. Dans le cadre de la mise en œuvre de Salesforce pour la gestion de ses activités commerciales, CESI a fait appel à meja en tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage. Cette mission riche de sujets et d’enjeux englobe notamment les responsabilités suivantes : conduite de projet, pilotage, expression de besoin, recette.

meja poursuit son accompagnement auprès de Neoma Business School. Après avoir accompagné l'école dans le choix de la solution intégrée de gestion de scolarité et dans le cadrage stratégique du projet (périmètre cible, intégration au SI existant, planification et estimation des charges), meja a été retenu pour assurer la chefferie de ce projet stratégique. Dans ce cadre, nous sommes responsables de la bonne mise en œuvre opérationnelle du progiciel Aurion de l'éditeur Auriga. Nous intervenons sur l'intégralité des phases de déploiement : audit et spécifications, optimisation de processus métier, paramétrage de l'application, accompagnement à la recette, conduite du changement, reprise des données et mise en œuvre des différentes interfaces. Nos consultants apportent leur expertise sur l'ensemble des processus de gestion de la scolarité pour assurer le succès de ce projet d’envergure !

Elsan choisit de nouveau meja pour pour ses besoins d’accompagnement à maîtrise d’ouvrage. Nos consultants interviennent en particulier sur la définition et la mise en place de la gouvernance au niveau de la DSI groupe en partenariat avec les métiers. En parallèle, meja apporte son concours à la direction et la chefferie des projets structurants (RH, achats, gestion des patients).

Dans le cadre d’un processus d’amélioration continue et de standardisation de ses pratiques, la Direction de l’Etablissement de Radio France souhaite mettre en place une solution de gestion de la maintenance par ordinateur (GMAO). Pour cela, elle fait appel à l’éditeur CARL software, membre du groupe Berger Levrault. Actuellement, seule la délégation de la maintenance immobilière est équipée d’un tel outil. La volonté d’étendre le périmètre des services équipés atteste d’une volonté d’homogénéiser les pratiques au sein de l’organisation. meja accompagne Radio France dans l'implémentation de cette solution. Le projet concerne uniquement le site de la ville de Paris mais pourrait être étendu, à terme, à l’ensemble des sites régionaux de Radio France.

La Ville de Versailles a entamé une démarche d’amélioration de la Gestion de la Relation aux Citoyens. Une multitude de démarches de relation aux citoyens existent, dans différentes directions et via différents canaux (courrier, physique, mail, web). La ville de Versailles souhaite donc se doter d’un outil GRC qui puisse centraliser et outiller ces démarches. Pour mener à bien cette mission, l'équipe de consultants de meja a pu s’appuyer sur :

- Une excellente connaissance du contexte de la ville de Versailles ;

- Une base de connaissances étendue des solutions de GRC ;

- Une expertise du secteur public permettant d’appréhender rapidement le fonctionnement de la municipalité ;

- Une maitrise de toute la chaine de l’AMOA : de l’analyse de l’existant au choix d’une solution en passant par la rédaction du DCE.

L’Institut Polytechnique de Paris est un regroupement d’excellence construit en 2019 autour de cinq grandes écoles d’ingénieurs, avec pour objectif de devenir une institution de science et de technologie de rang mondial. Pour mutualiser les moyens, la convergence des systèmes d’information constitue un prérequis essentiel.

Notre cabinet est fier d’avoir été retenu pour mener l’étude ayant vocation à définir la cible SI qui outillera au mieux l’ensemble des processus de gestion de la scolarité propres à chaque école, ainsi que l’offre de formation mutualisée. C’est une étude ambitieuse et stratégique, qui sera fondée sur une logique de coconstruction forte avec l’ensemble des acteurs de chaque institution, ainsi que sur la connaissance des meilleures pratiques en France et à l’international.

Le Groupement d’Intérêt Public Territoires Numériques Bourgogne-Franche-Comté opère, entre autre, une salle régionale des marchés publics. meja réalise un accompagnement des équipes interne sur ce périmètre métier. Les chantiers sont liés au renouvellement de la plateforme « Territoires Numériques » (stratégie de déploiement, recette, mise à jour de la base documentaire), à la veille réglementaire et à l’ouverture des données publiques (DECP, PES marchés, recensement de l’achat public).

Le Ministère outille le réseau décentralisé d’organismes de formation continue composé de 110 GRETA et 30 GIP-FCIP avec une solution de gestion de scolarité. Face à l’obsolescence de l’outil en place, le déploiement de la nouvelle solution portant le périmètre fonctionnel élargi est en cours. Le MENJS a souhaité se faire accompagner pour construire et mettre en œuvre le dispositif adéquat d’accompagnement au déploiement. meja s’est rapidement intégré dans l’équipe restreinte pour être force de proposition et fluidifier les échanges autour du cadrage de plusieurs chantiers structurants (interfaçage, reprise de données, plan de déploiement, …) afin d’épauler le chef de projet interne. Notre capacité à se saisir des enjeux métiers, notre bonne connaissance des processus de gestion rapportés à l’éducation et l’ingénierie pédagogique sont essentielles.

Les dernières années ont été marquées par des contraintes de plus en plus fortes en termes de dématérialisation dans le domaine comptable. C’est dans ce contexte que le Département a engagé une réflexion collaborative autour de la fonction financière cible pour la collectivité, en commençant par sensibiliser les différentes parties prenants aux enjeux identifiés. meja intervient dans la phase suivante de ce projet organisationnel visant à co-animer un diagnostic exhaustif du réseau comptable existant et à le mettre en perspective desdits enjeux et des retours d’expérience des pairs du Conseil départemental de la Saône-et-Loire.

Le Groupement de commande constitué de l’Agglomération du Beauvaisis, de la Ville de Beauvais, du CCAS et de l’Office de tourisme a souhaité établir un bilan critique de ses logiciels supports. meja apporte sa connaissance de l’état de marché de ces solutions « pivot » et des processus métiers correspondants pour définir avec les agents concernés la nouvelle cible et, par la suite, accompagner la remise en concurrence de ces domaines.

La Direction Habitat de la MEL souhaite rationaliser et améliorer l’offre de services et les outils informatiques de son système d’information. meja a été retenu pour assister la Direction Habitat dans l’élaboration de son nouveau système d’information. Pour ce faire, nous réalisons dans un premier temps un diagnostic de l’existant des processus métier de la direction et les outils associés. Ensuite, nous mettons à jour l’état de l’art des solutions, et formulons des options d’évolution et recommandations, afin de définir la cible qui répondra le mieux aux besoins de la MEL. Une fois que les différents scénarii et recommandations finales seront amendés, nous procédons à la formalisation d’une proposition de portefeuille projets. Notre intervention s’effectue dans une logique de co-construction avec les interlocuteurs de la MEL à toutes les étapes du projet.

France compétences a fait appel à meja pour l’accompagner dans la définition de ses besoins en matière d’analyse de données, puis dans la mise en place d’une architecture Data commune à toutes ses directions métiers.

L’objectif poursuivi est de parvenir à centraliser les données, harmoniser leur gestion et déployer des outils de Business Intelligence communs.

Nous avons réalisé un diagnostic complet, sur la base des ateliers avec les métiers. Notre rapport synthétise à la fois l’organisation actuelle des données et les besoins propres à chaque métier. Sur la base de ce diagnostic, nous avons présenté à France compétences un état des lieux fidèle des solutions permettant de gérer les données de bout en bout : logiciels ETL, stockage de données dans des Data Lakes, outils de Datacleansing, de Dataviz… Grâce à ces étapes préliminaires, nous avons fourni aux décisionnaires l’ensemble des éléments permettant de mener un choix éclairé et juste, au regard de leurs objectifs stratégiques.

De l’analyse de l’existant à la co-construction d’une feuille de route projet, nous avons accompagné France compétences dans sa mise en place d’un Data Lake. Construire l’architecture de ce nouvel espace bénéficie non seulement à toutes ses Directions, mais également à l’ensemble de ses partenaires.

Le Ministère de l’Education nationale, de la jeunesse et des sports a choisi meja pour l'accompagner sur différents projets numériques. Ainsi, nous apportons notre expertise SI et scolarité sur différents projets et à différentes phases. En amont des projets, nous avons formalisé plusieurs types de processus au format BPMN permettant de formaliser les besoins des métiers. Nous avons également mené des diagnostics des applications du SI du MENJS, via des études qualitatives et quantitatives. meja accompagne également le MENJS pour la rédaction de cahier des charges des applications, qu'il s'agisse d'évolutions applicatives ou d'expression de nouveaux besoins fonctionnels. A titre d'exemple, nous sommes intervenus sur les projets suivants :

• Accompagnement à la conception de la plateforme "Non au harcèlement"
• Diagnostic et cahier des charges de l'application SIECLE Admin
• Etude des processus et formalisation du cahier des charges du SI de l'Ecole inclusive
• Etude de l’application d’orientation des élèves en classe de 6ème AFFELNET

Créé en 1945, le CIEP (Centre international d’études pédagogiques) récemment rebaptisé France Education international, est un établissement public national placé sous la tutelle directe du ministère chargé de l’Éducation nationale. Depuis trente-cinq ans cette entité est responsable des diplômes DELF-DALF, destinés à évaluer la compétence en langue française. Plus de 475 000 candidats se présentent chaque année dans 174 pays. Dans le cadre de la modernisation de l’outil de gestion des diplômes, France Education international fait appel à l’expertise meja. Depuis la phase de cadrage du besoin jusqu’au pilotage du développement, en passant par la rédaction du cahier des charges et l’assistance à la passation du marché, meja accompagne ce changement structurant au service de l’éducation et du français dans le monde.

La direction de la maintenance de la ville de Roubaix a fait appel à meja pour rationaliser le système d’information patrimonial (SIP) de la collectivité. Le système d’information existant consistait en un parc applicatif élaboré au fil des ans et disparate, engendrant une complexité des processus métiers et une hétérogénéité des pratiques. Suite à la réalisation d’un audit de la direction de la maintenance, nous avons construit une feuille de route visant à implanter une solution de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO), l’objectif étant de doter la ville d’une solution unique et cohérente à destination de nombreux périmètres métier tels que la gestion des interventions et des opérations et la gestion des fluides. D’autres directions métier de la ville se sont jointes à ce projet de la direction de la maintenance pour bénéficier de la solution. De l’expression du besoin à l’acquisition de la solution puis au déploiement effectif de la GMAO, nous accompagnons la direction de la maintenance de bout en bout dans ce processus de transformation aux retombées positives à la fois pour les agents de la ville et pour les citoyens de la ville de Roubaix.

La Communauté de Communes Touraine-Est Vallées est le résultat de la fusion de deux anciennes communautés, dont les communes sont outillées par deux outils différents dans le domaine enfance jeunesse.

L'intervention de meja permet d'objectiver les points forts et les points faibles de chacune des solutions, et de recenser les attentes fonctionnelles et la satisfaction des utilisateurs des logiciels (agents administratifs de la CC, agents communaux, directeurs et directrices de centre, etc). Notre connaissance des SI, nos méthodes d'enquête (entretiens collectifs, passation de questionnaires, etc), ainsi que notre approche coconstruite et centrée utilisateur, permettent de mener à bien cette mission. L'objectif étant d'accompagner la communauté dans la mutualisation de l'outil et la simplification des process d'instruction liés à l'enfance jeunesse.

Le Rectorat est en charge du service public de l’éducation (administratif, pédagogique, organisationnel, etc.) au sein de l’académie de Paris. Celle-ci compte environ 700 000 élèves et étudiants sur l’ensemble de ses établissements. meja accompagne la DSI du Rectorat de Paris, composée de 10 agents, dans le pilotage de ses projets SI. Trois applications principales sont concernées par le marché: AGLAE, MEDIA2 & SI2G.

Elsan, deuxième opérateur de santé en France, souhaite désormais s’intégrer dans une démarche d’industrialisation de ses fonctions supports. A ce titre, meja intervient auprès de la DSI du Groupe sur l’analyse des projets SI en cours et des besoins des directions fonctionnelles afin de formaliser un portefeuille de projets. En complément, meja apporte son expérience des projets de réorganisation afin de proposer au Groupe les processus qui structureront sa DSI de demain.

Afin d’unifier les pratiques, rendre plus simple le suivi des marchés et professionnaliser les relations avec des prestataires, le GCS SESAN a souhaité se faire accompagner dans l’élaboration de l’accord-cadre à marchés subséquents comportant cinq lots relatifs aux diverses prestations d’AMOA. Pour parvenir à faire émerger le consensus autour du CCTP cible, meja s’est attaché à identifier et à mettre en exergue les critères de réussite des futurs marchés subséquents en investiguant longuement avec le GCS sur les points suivants :

- Bilan critique sur les précédents marchés (forces, faiblesses, carences)

- Cartographie détaillée des besoins actuels et à venir et, son corollaire, des compétences recherchées

- Co-conception de l’allotissement de la consultation et du découpage de chacun des lots en activités prévisionnelles

- Démarche itérative de relecture et de validation des prestations AMOA attendues

La MEL est particulièrement impliquée dans les réflexions et dispositifs liés aux problématiques d’accompagnement et de gestion de la relation usagers en général et usager-entreprise en particulier auprès des 98 000 entreprises présentes sur le territoire. La mise en place de l’outil CRM a été identifiée comme un axe majeur et c’est ici que meja apporte son expertise pour l’analyse des besoins, la rédaction du cahier des charges et l’analyse des candidatures et des offres. Cet accompagnement se fait sur le périmètre CRM tout en prenant en compte le volet portail et les enjeux d’interopérabilité et d’urbanisation avec le SI Développement économique et emploi de la collectivité.