Dans la continuité de notre précédent article sur le projet de dossier usager informatisé, nous vous suggérons 3 nouvelles actions à réaliser dès la phase de dépôt de votre réponse à l’appel à projet.

Conseil n°5 : Mettre en place les prérequis techniques au déploiement du Dossier Usager Informatisé

Parmi les conseils que nous ont donné les chefs de projet ESMS numériques interrogés (détail dans cet article), certains nous ont fait part de blocages dans le déploiement du Dossier Usager Informatisé et dans son usage en raison de manque de PC ou de difficultés liées au réseau WIFI.

Engager les professionnels dans le déploiement du numérique n’est pas toujours aisé. Alors, en cours de projet, rien de pire que des professionnels qui ne pourraient pas utiliser l’outil rapidement après la formation à cause de manque au niveau infrastructure et matériel.  Dès maintenant il est donc primordial de réaliser un bilan de l’existant :

• Combien de PC avons-nous ? Certains sont-ils à renouveler ? Nous faut-il des tablettes pour certains professionnels ?
• Avons-nous un réseau (fibre) suffisant ?
• Les prérequis matériels préconisés par l’éditeur sont-ils respectés ?

Anticiper cette étape vous évitera d’avoir à refaire les formations, parce que, par manque de PC les utilisateurs du Dossier Usager Informatisé n’auront pas pu mettre en pratique immédiatement…

Cette vidéo vous permettra d’y voir plus clair en la matière (à partir de la 27^ème minute)

Conseil n°6 : Faire le point sur son logiciel

Présenté comme fastidieux par les éditeurs, le changement d’outil n’en demeure pas moins à étudier.

Si vous êtes déjà équipés d’un DUI, vous êtes dans une période propice à :

• L’évaluation de la satisfaction des utilisateurs à l’égard de l’outil,
• Questionner la facilité d’utilisation de l’outil et l’existence des fonctionnalités clés,
• De la prise en compte de vos nouveaux besoins et des évolutions apportées,
• Se questionner sur la réactivité de l’éditeur à l’égard de vos demandes,
• Mesurer l’efficacité et le côté facilitateur du support.
• …

Et oui … En fonction de vos réponses, l’issue peut être de changer d’éditeur et de logiciel !

Loin d’être neutre en termes de charge de travail pour vos équipes et vous (rédaction de cahier des charges, réalisation des auditions, éventuelle procédure d’achat public, …), il ne faut cependant pas écarter cette piste qui pourrait vous faire gagner du temps et de l’argent par la suite.

En effet, changer d’outils est parfois l’occasion de :

• Vous séparer d’un outil ou d’une relation avec un éditeur qui n’apporte pas ou plus satisfaction en bénéficiant d’un accompagnement financier pour renouveler votre outil grâce à ESMS numérique.
• Remobiliser des équipes autour d’un nouvel outil peut être parfois plus motivant pour tous. La conduite du changement peut, in fine, s’avérer moins complexe qu’avec un outil avec lequel il faut faire de nombreux compromis ou pour lequel vous manquez clairement de visibilité sur la stratégie d’évolution de l’éditeur, y compris sur des fonctions importantes pour les professionnels.
• Revoir des pratiques professionnelles autour d’un nouvel outil et partir d’une « feuille blanche » peut être facilitant.

Qu’on se le dise, changement d’outil ou montée de version, les nouveaux services et référentiels socles seront un parcours tout aussi conséquent dans les deux cas. Inconnues, parfois incomprises de certains professionnels « terrain » malgré la sensibilisation, les efforts de formation et d’acculturation seront les mêmes. Il en est de même pour l’interopérabilité.

En définitive, il ne faut donc pas croire que la montée de version vous facilitera réellement « la vie » avec votre Dossier Usager Informatisé. C’est parfois même le contraire, …

N’hésitez pas à mettre les éditeurs en concurrence, à demander des démonstrations sur des cas d’usages concrets de votre quotidien, afin de vous permettre de vous projeter le plus possible avec l’outil.

Pour connaître les éditeurs et logiciels existants, vous pouvez vous reportez à la liste de ceux qui sont référencés SEGUR ici.

Conseil n°7 : Préparer la mise en conformité RGPD                     

Qui dit outil, dit donnée et donc prise en compte du Règlement Général sur la Protection des Données et sécurité du système d’informations.

Ce volet qui peut être totalement nouveau pour un grand nombre de professionnels, nécessite de s’y préparer notamment en :

• Se documentant notamment grâce au memento suivant : https://anap.fr/s/article/numerique-publication-2623
• Evaluant la maturité des connaissances des professionnels
• Se formant, par exemple en participant à un MOOC RGPD
• Désignant un DPO (pourquoi pas externe à votre structure et mutualisable avec d’autres établissements pour partager les coûts).
• Réalisant des sessions de sensibilisation.

Toutes ces étapes préparatoires peuvent être partiellement ou totalement réalisées par des experts comme meja. Suivez nos actualités pour trouver des réponses à vos questions et sollicitez-nous pour bénéficier d’un accompagnement sur ces sujets nécessitant une variété de compétences rarement disponibles en totalité en interne, tant le spectre d’expertise est large (organisationnel, juridique, technique, …). Une enveloppe de financement existe pour ce type de prestations. Vos interlocuteurs (ARS, GRADES, Collectif SI MS)  peuvent pour vous renseigner à ce sujet.

Crédit photo : Redd F