Dans la lignée de notre article sur la dématérialisation dans les collectivités, meja vous dit tout sur la nouvelle réglementation sur la facturation électronique !
A partir du 1er juillet 2024 tout change !
Désormais, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir et d’émettre des factures par voie électronique. (Le terme « e-invoicing » peut également être employé pour désigner la facturation électronique).
En effet, l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transactions, modifie la loi de finances rectificative, remaniant le cadre juridique de la facturation.
Ce système déjà effectif depuis plusieurs années pour les entreprises émettant des factures à destination du secteur public s’étend désormais à l’ensemble du secteur privé, couvrant toutes les transactions (achat/vente de biens ou services) entre entreprises assujetties à la TVA.
Le rappel de l’obligation
Un bref rappel de définition s’impose afin de préciser la portée de cette règlementation. Selon l’article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est identifiée comme une facture émise, transmise ou reçue en format dématérialisé comportant nécessairement des données minimum sous forme structurée.
Ainsi, au sens de la règlementation, toute facture au format papier, PDF, ou générée par un logiciel comptable puis transmises par mail seront proscrites, et ne peuvent s’identifier comme des factures électroniques.
Également, elles devront être adressées par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation (nous reviendrons ultérieurement sur cette modalité).
D’abord la réception, ensuite l’émission
Cette double obligation concerne deux pans distincts ; la réception de factures fournisseurs d’une part, et l’émission de facture clients d’autre part, au format électronique. Un calendrier a été établi pour faciliter le processus de transition. En effet, l’anticipation est un facteur clé de réussite lors d’un changement aussi profond.
Tout d’abord, à partir du 1er juillet 2024, la réception des factures sous format électronique devra être assurée pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille ou leur activité.
De plus, les entreprises devront également émettre leur facture sous format électronique. Un calendrier progressif a été constitué en fonction de la taille des structures :
- Au 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises (et entreprises volontaires),
- Au 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire,
- Au 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.
Chorus Pro et ses alternatives
Concrètement, pour l’émission, la réception ou la transmission de factures au format électronique, il conviendra de choisir une plateforme de dématérialisation, trois possibilités s’offrent alors à l’entreprise :
- Utiliser le Portail Public de Facturation Chorus Pro (PPF), mis à disposition gratuitement par l’administration fiscale. Chorus Pro constitue la clé de voûte de ce nouveau système de facturation. Ce dernier permet de déposer ou recevoir des factures, mais il va aussi concentrer toutes les informations sur les factures, afin de les transmettre à l’administration fiscale. De fait, les plateformes de dématérialisation partenaires auront l’obligation de transmettre ces diverses informations à Chorus Pro pour qu’il les centralise.
- Utiliser une Plateforme privée de Dématérialisation Partenaire (PDP), immatriculée par l’administration fiscale (liste connue en septembre 2023), payante mais proposant potentiellement plus de services (automatisation, visibilité, gestion de la trésorerie, etc.).
- Utiliser un Opérateur de Dématérialisation (OD), qui offre des services de dématérialisation des factures, mais ne possède pas d’immatriculation de l’administration. Il ne dispose donc pas de faculté de transmettre directement les factures à leur destinataire, et doit donc être raccordé à une PDP ou au PPF.
Le choix de la plateforme est libre et s’effectuera en fonction des besoins de l’entreprise.
Qu’est ce que l’annuaire des entreprises ?
De plus, un autre élément central de la facturation électronique complète ce dispositif. L’annuaire des entreprises permet de centraliser, d’identifier toutes les entreprises et de connaître la plateforme de réception choisie par elles. Ce dernier sera accessible sur le portail du PPF ou sur les PDP. Cet annuaire comprendra seulement les données strictement nécessaires, telles que le SIRET ainsi que des informations complémentaires servant de code de routage. (Il s’appuie sur 5 principes directeurs, la centralisation, interopérabilité, précision, sécurité, identification unique).
Il sera obligatoire pour recevoir une facture d’être préalablement identifié dans l’annuaire, en revanche, l’identification n’est pas obligatoire pour émettre une facture. L’alimentation initiale de l’annuaire sera réalisée par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIPE) grâce aux informations dont elle dispose. Puis l’annuaire sera mis à jour et enrichi par les PDP, la PPF et les gestionnaires des entreprises.
En conséquence, les modalités de facturation dépendront de la place de l’entreprise dans le processus de transaction.
Comment se passe la réception de factures ?
Pour la partie réceptrice, c’est-à-dire l’acheteur de bien ou de service, les factures vont désormais arriver de façon nativement dématérialisée. C’est la plateforme choisie qui va recevoir la facture au nom de l’acheteur et procéder à sa transmission. La facture pourra alors être directement réceptionnée dans le système d’information ou dans le progiciel de facturation, si une interface est déployée avec l’outil comptable.
Pour la partie émettrice, c’est-à-dire le fournisseur de bien ou de service, la facture devra être saisie et déposée directement sur sa plateforme qui l’enverra sur la plateforme de son acheteur grâce à l’annuaire des entreprises.
A noter, l’ensemble des services proposés par les plateformes et les modalités de fonctionnement ne sont pas encore tous définis.
Pour accueillir ces changements, meja vous accompagne
Cette nouvelle norme induit une modification substantielle des processus de facturation. En vue de se préparer au mieux au changement et de respecter le calendrier de la réforme, meja vous propose un accompagnement personnalisé lors de la conduite de ce changement.
meja, peut vous accompagner sur l’ensemble de la chaîne de valeur, afin d’apporter son expertise et sa connaissance des systèmes d’information :
- Cadrage et audit des processus ;
- Identification des protocoles d’échange pour procéder à la connexion des partenaires EDI au portail public de facturation (SFTP, PeSIT HS E, AS/2, AS/4) ;
- Choix de la plateforme ;
- Intégration de cette nouvelle dynamique dans les processus internes de facturation, etc.
N’hésitez pas à contacter meja et ses consultants experts afin d’obtenir un complément d’information et de préparer l’arrivée de cette mutation.
