Dans la continuité de notre article « ESMS numérique : votre réponse est déposée, que faire ensuite ? », nous vous détaillons nos conseils pour préparer le projet de Dossier Usager Informatisé, en attendant la notification de votre ARS suite à votre réponse à l’appel à projet.
Conseil n°1 : Acculturez-vous
Avec près de 430 projets lancés selon l’atlas de la CNSA, une vaste étendue documentaire est à votre disposition. Nous le concédons, il y a beaucoup voire trop d’informations. A ce titre nous vous conseillons dans un premier temps de vous constituer votre base documentaire à partir de :
- Documents de l’ANAP ;
- Webinaires ANS ;
- Informations mises à disposition par les collectifs et à vous rapprocher d’eux ;
- RETEX comme ceux réalisés par le collectif HDF et celui que nous vous mettons à disposition ;
- Echanges avec d’autres organismes gestionnaires (OG) et leurs chefs de projet. Le secteur social et médicosocial a parmi ses valeurs celles du partage et de l’entraide par essence. Alors « profitez-en », contactez des acteurs via linkedin par exemple. Ils vous répondront et vous gagnerez un temps fou grâce à ces pairs aidants à qui vous demanderez « et si c’était à refaire ».
Comme nous l’indiquait Cecile Helleu lors de notre entretien sur son retour d’expériences sur les projets de Dossier Usager Informatisé, en vous créant cette base documentaire, vous pourrez alors réaliser le tri des documents et savoir vers lesquels vous orienter quand les questions plus spécifiques interviendront (ex : qualification de l’INS kesako, référentiel RPPS+, interopérabilité, etc …).
Encore une fois, vous gagnerez beaucoup de temps en réalisant ce socle documentaire !
Conseil n°2 : lancer le recrutement ou la recherche d’un cabinet d’experts (AMOA) dès maintenant
Là encore, les entretiens réalisés avec des chefs de projets de différents organismes gestionnaires l’évoquent : il faut un « monsieur ou madame Dossier Usager Informatisé ». Il faut un sachant autre que l’éditeur. L’éditeur n’est pas là pour « tout faire », il ne faut pas et ce n’est pas son rôle.
Les tensions sur le marché de l’emploi, la difficulté de recruter ajoutée aux nombreuses opportunités dans le numérique doivent vous conduire à :
- Envisager le recrutement très tôt, dès maintenant si ce n’est pas déjà fait ;
- Face à la difficulté de recruter mais aussi aux besoins de compétences en gestion de projet, en conduite du changement, en cybersécurité, en RGPD, tout en connaissant à la fois les enjeux organisationnels liés à l’arrivée du numérique dans le quotidien de professionnels qui n’y sont pas habitués ou bien encore l’animation de la relation avec l’éditeur, la réponse peut être de faire appel à des experts comme les équipes de meja.
Pour que votre dispositif de pilotage de projet soit opérationnel au plus tôt, pour mener les étapes préalables, nous vous conseillons de passer à l’action en amont de la notification ARS. Cette ressource pourra alors elle-même mener l’acculturation à ESMS numérique, aux services et fonctions socles pour votre organisme gestionnaire ou votre grappe.
Conseil n°3 : Contractualiser dès maintenant avec l’ANS
Vous pouvez procéder dès maintenant aux démarches. Pour tout savoir à ce sujet, nous vous conseillons de suivre ce lien. N’hésitez pas également à vous rapprocher du GRADES et du collectif SI MS de votre région.
Conseil n°4 : Préparer la communication autour de votre Dossier Usager Informatisé
Nous vous suggérons de définir votre stratégie de communication le plus en tôt possible. C’est un facteur clé de la réussite du projet et de la conduite du changement. Pour cela, réfléchissez à :
- Que dire et quand aux professionnels ? aux usagers* ? aux familles ?
- Un modèle de newsletter d’informations sur les avancées du projet
- Créer un espace Foire aux Questions (FAQ) sur votre site ou intranet ?
Les questions à se poser sont que devons-nous dire à qui et dans quels objectifs.
Dans un prochain article nous vous indiquerons quels autres champs peuvent d’ores et déjà être investigués. Pour tout savoir sur le déploiement d’un Dossier Usager Informatisé, la méthodologie de projet à adopter etc…
Pour être au courant de toutes nos actualités, suivez-nous sur Linkedin !
*Une information sur l’usage de leurs données et leurs droits sera d’ailleurs nécessaire dans le cadre du RGPD.
Crédits photo : Tima Miroshnichenko
Liens utiles :
[i] https://www.anap.fr/s/article/numerique-publication-2796
[ii] https://esante.gouv.fr/segur/medico-social#content-20039
[iii] https://www.collectifsims-pdl.net/ https://www.collectifsims-hdf.net/
[iv] https://www.collectifsims-hdf.net/regards-croises-le-deploiement-du-dui-dans-le-secteur-des-personnes-agees-et-du-domicile/
