La gestion d’une école conduit forcément à la mise en place de processus complexes impliquant de nombreux acteurs. L’implémentation d’un ERP (enterprise resource planning, ou progiciel de gestion intégré) dans un établissement d’enseignement supérieur permet d’optimiser la gestion de l’établissement par des gains de temps et de ressources qu’elle implique. Mais cette mise en place n’est pas un long fleuve tranquille.

Dans cet article, nous revenons sur les grands leviers d’une implémentation réussie, à partir de notre expérience de conseil aux établissement de l’enseignement supérieur.

Les impacts organisationnels

L’implémentation d’un ERP va au-delà d’une mission purement de dématérialisation mettant en œuvre une meilleure transmission des informations. En effet, le projet implique de forts changements structurels et organisationnels dans l’établissement. Les rôles et responsabilités des métiers sont rebattus par le nouvel outil de travail.

L’objectif d’un bon accompagnement est toujours le même : comprendre les tâches que chacun réalise et analyser comment l’ERP peut aider chaque acteur à faciliter ses tâches au quotidien. Beaucoup d’éléments mettent aujourd’hui en valeur le développement d’un ERP au sein d’une école :

• Capacité de recherche d’information améliorée,
• Automatisme des différentes actions,
• Meilleure communication auprès du personnel et/ou apprenants.

Prendre en compte ces éléments permet de s’approprier le changement d’organisation plutôt que de le subir.

La conduite du projet

La conduite d’un tel projet requiert alors une symbiose de l’ensemble des acteurs y prenant part. La définition d’une équipe projet est garante de la sécurisation du projet. Cette équipe projet (tant fonctionnelle que technique) doit être un « lien » entre les métiers de l’établissement et l’éditeur de l’ERP. Elle doit sécuriser le déploiement de l’outil en correspondance avec les attentes des gestionnaires au sein de l’établissement. En outre, elle doit être la pierre angulaire permettant d’avoir la connaissance à la fois des volontés et/ou contraintes métiers, mais également acquérir les compétences liées à la solution déployée.

Les métiers/acteurs/gestionnaires ont un rôle absolument indispensable. Comme rappelé plus haut, l’ERP doit permettre d’optimiser la gestion de l’établissement. Souvent regroupé en « service », chaque métier dispose d’une vision parcellaire de l’ensemble des process de l’établissement et c’est en ce sens qu’ils apportent également leur expertise. Grossièrement, le « but du jeu » est d’assembler un « puzzle » dans lequel les services seraient les différentes pièces du puzzle et dont l’image restituée serait l’adéquation des services sous un même outil qu’est l’ERP.

Le rôle des « référents métiers »

Au regard des différents sujets intrinsèques à un établissement d’enseignement supérieur, nous conseillons de mettre en place des « référents métiers ». Leur rôle est multiple : montée en compétence sur l’outil, connaissance des process métiers, communication, etc. Ils sont des sponsors du projet faisant passer les bons messages aux équipes.

Avoir des référents métiers permet d’asseoir un socle solide de compétences en interne, au sein des différents services. En effet, la montée en compétence d’un outil peut être délicate en deux points :

• Au niveau « technique », les utilisateurs doivent apprendre à utiliser les spécificités du nouvel outil
• En termes de pratiques, les habitudes des utilisateurs sont bousculées ce qui peut être détsabilisant.

L’accompagnement au changement

C’est pourquoi l’accompagnement au changement est absolument indispensable lors de l’implémentation d’un ERP au sein d’un établissement d’enseignement supérieur. Cela se traduit par des formations adaptées pour assurer le suivi du projet en parallèle avec la prise en main de l’outil par les collaborateurs.

Ensuite, cet accompagnement au changement peut se traduire par le suivi du projet grâce à des points d’échange, des réunions d’informations ou encore de façon plus classique la mise en place d’une comitologie tout au long du projet d’implémentation de l’ERP.

Conclusion

En conclusion, l’implémentation d’un ERP au sein d’un établissement supérieur implique en amont un cadrage spécifique pour :

• Spécifier les attentes techniques et organisationnelles de l’établissement,
• Cibler les référents métiers,
• Constituer une équipe projet permettant de couvrir les aspects fonctionnelles et techniques de l’implémentation et organiser une conduite du changement transverse à la vie du projet.

Ce cadrage est un passage préliminaire jugé comme capital car synonyme d’un circuit de validation des attentes et réalisations fonctionnelles et techniques efficace et compétent.