La Conférence des évêques de France (CEF) a lancé un projet de gestion documentaire intégrée pour moderniser son service Veille et documentation. L’outil historique, Decalog, est devenu obsolète, ne bénéficie plus de maintenance et limite l’efficacité du service. Les équipes utilisaient des outils gratuits et des processus manuels, peu adaptés aux exigences croissantes.
Recueil des besoins et analyse de l’existant
Dans un premier temps, meja a animé des ateliers avec les équipes et mené des entretiens ciblés avec la DSI. L’objectif était de :
- Identifier clairement les besoins métiers et les contraintes techniques.
- Documenter les processus existants et détecter les dysfonctionnements.
- Hiérarchiser les fonctionnalités essentielles pour le futur système.
Étude de marché et benchmark des solutions
meja a ensuite conduit une étude approfondie du marché pour proposer la meilleure solution. Cette phase comprend :
- Un benchmark des outils spécialisés en gestion documentaire intégrée et veille informationnelle.
- La prise en compte des retours d’expérience d’organisations comparables.
- Une analyse détaillée des forces et limites de chaque solution.
Accompagnement au choix et cahier des charges
Enfin, meja a accompagné la CEF pour sécuriser la décision finale. Les actions menées incluent :
- Rédaction du cahier des charges fonctionnel et technique.
- Analyse des offres et organisation des soutenances.
- Formulation de recommandations claires et argumentées.
Bénéfices attendus
Grâce à cette gestion documentaire intégrée, la CEF dispose :
- D’un outil fiable et performant pour la veille et la conservation des documents.
- D’une meilleure structuration des processus et gain de temps opérationnel.
- D’une solution durable, adaptée aux besoins stratégiques et évolutive.
Cette approche collaborative favorise l’adoption par les équipes et optimise durablement les activités du service Veille et documentation.
