La fin du support de Microsoft Exchange 2019 a conduit la Communauté d’Agglomération du Grand Angoulême et la Ville d’Angoulême à engager une réflexion stratégique sur le choix de leur future solution de messagerie, ainsi que sur l’opportunité de développer de nouveaux usages collaboratifs.
La future solution devait répondre aux besoins concrets des agents, s’intégrer à l’écosystème existant et à venir, et garantir une conformité stricte aux exigences réglementaires, notamment en matière de RGPD.
Pour préparer ce changement structurant, les deux collectivités ont fait appel à meja dans le cadre d’une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage.
Audit de l’existant
La mission a débuté par un audit approfondi de l’existant. Celui-ci a combiné une analyse fonctionnelle des usages réels de la messagerie et des outils collaboratifs, appuyée par des ateliers avec les utilisateurs et les équipes techniques, et un audit technique portant sur l’architecture, la sécurité, les règles de gestion et les interconnexions avec le système d’information. Une analyse réglementaire est venue compléter ce diagnostic afin de vérifier la conformité aux obligations légales et aux bonnes pratiques en matière de protection des données.
Analyse des besoins et attentes
Sur cette base, meja a mené une analyse des besoins des agents, s’appuyant à la fois sur une enquête large et anonyme et sur des ateliers de co-construction. Ces temps d’échange ont permis de préciser les attentes en matière de collaboration, de mobilité et de simplicité d’usage, tout en tenant compte des contraintes techniques et de sécurité.
Benchmark et aide au choix
meja a ensuite réalisé un benchmark des solutions du marché à l’aide d’une grille d’évaluation multicritères intégrant les dimensions fonctionnelles, techniques, de sécurité, de souveraineté et financières. Plusieurs scénarios de migration ont été étudiés et comparés afin d’éclairer la décision des collectivités.
Feuille de route et déploiement
Enfin, une feuille de route détaillée a été élaborée, définissant les étapes clés du projet, les prérequis techniques, le budget prévisionnel et les actions de conduite du changement, afin de garantir une transition progressive, sécurisée et maîtrisée vers la future solution de messagerie.
