La Ville de Roubaix a engagé un projet stratégique pour moderniser la gestion de ses événements et manifestations. Jusqu’alors, les équipes utilisaient des outils bureautiques limités. Ces derniers freinaient l’organisation et compliquaient la coordination. La Ville a donc choisi de s’outiller d’une solution de gestion des événements dédiée, accompagnée par meja en assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO).
Analyse de l’existant et identification des besoins
meja a commencé par une analyse détaillée de l’organisation et du système d’information actuel. Cette étape a permis de :
- Identifier les difficultés opérationnelles et informatiques existantes.
- Recenser les besoins des agents et des responsables d’événements.
- Proposer des évolutions organisationnelles en parallèle de la solution.
Rédaction du cahier des charges et définition de la solution
Ensuite, un cahier des charges complet et lisible a été élaboré, permettant de :
- Exprimer clairement les attentes de la collectivité aux prestataires.
- Garantir la cohérence entre la solution et les processus internes.
- Définir les fonctionnalités essentielles pour sécuriser la planification et la logistique des événements.
Accompagnement à la sélection et recommandations
L’AMO inclut également un accompagnement lors de la consultation des opérateurs économiques. Les recommandations visent à :
- Sélectionner la solution de gestion des événements la plus adaptée aux besoins de la Ville.
- Optimiser la coordination entre les équipes et le système d’information.
- Assurer une transition fluide depuis les outils existants.
Grâce à cette démarche, les équipes de la ville de Roubaix gagnent en efficacité et en visibilité. Les organisateurs disposent d’un outil centralisé pour planifier, suivre et sécuriser chaque manifestation. Ce projet illustre l’importance d’une AMO experte pour réussir la transformation numérique et organisationnelle.