La Ville de Versailles modernise sa relation avec les usagers en remplaçant la gestion papier des courriers par un système numérique. Face à l’inefficacité des circuits traditionnels, la DSI a décidé de dématérialiser la circulation des courriers entrants. Pour réussir cette transition, elle s’appuie sur meja afin de bénéficier d’une Gestion électronique de courriers (GEC) performante et adaptée aux besoins de la collectivité.
Objectifs de l’AMOA
L’accompagnement vise à cadrer le projet, analyser l’existant et identifier les besoins des différents services. L’objectif principal consiste à définir des orientations claires sur trois volets : technico-fonctionnel, organisationnel et stratégique. Cette démarche permet d’assurer la cohérence et l’efficacité du futur système de Gestion électronique de courriers (GEC).
Périmètre de l’accompagnement
1. Cadrage et analyse des besoins
L’équipe mène des entretiens avec les agents et analyse les processus actuels pour identifier les points d’amélioration. Elle définit les orientations technico-fonctionnelles et organisationnelles nécessaires à la réussite du projet.
2. Estimation budgétaire
Une évaluation précise du coût global du projet est réalisée. Elle permet à la collectivité de planifier le déploiement et de sécuriser les ressources nécessaires pour la mise en place de la solution.
3. Rédaction du cahier des charges
Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) détaille les fonctionnalités attendues pour garantir l’adéquation aux besoins et la performance du futur outil de Gestion électronique de courriers (GEC). Il sert de référence pour le choix de la solution et la conduite du projet.
Impact du projet
Cette démarche d’AMO assure une transition efficace vers un système numérique, améliore la circulation des courriers et optimise le suivi des échanges avec les usagers. Elle combine expertise technique, accompagnement organisationnel et pilotage stratégique.
