La prestigieuse École du Louvre souhaitait moderniser son système de scolarité. L’objectif était de gérer efficacement la formation initiale et la formation continue pour ses 13?000 auditeurs externes. Pour garantir un choix pertinent, l’école a fait appel à meja. Nous avons fourni une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) complète dans le processus de choix d'un ERP scolarité.

Objectifs de la mission

Le recours à un cabinet expert des problématiques liées à l'enseignement supérieur permet de sécuriser le projet. Cela assure notamment que l’ERP sera moderne, performant et conforme aux standards actuels. Au-delà de l'optimisation de la gestion des parcours étudiants, l'ERP doit proposer de nouvelles fonctionnalités pour les auditeurs libres. Cette démarche contribue donc à moderniser la pédagogie et à renforcer l’efficacité opérationnelle de l’école.

Périmètre de l’accompagnement

1. Expression des besoins

L’équipe a recueilli de manière précise les besoins des équipes pédagogiques et administratives. Un cahier des charges complet a ensuite été rédigé, intégrant toutes les spécifications générales et les contraintes propres à l’école. Cette étape garantit que l’ERP répondra aux exigences réelles des utilisateurs.

2. Benchmark et bonnes pratiques

Par la suite, une étude comparative des solutions disponibles sur le marché a été conduite. Les bonnes pratiques identifiées ont orienté le choix de la solution et permis de s’assurer que l’ERP retenu couvre toutes les fonctionnalités essentielles.

Impact de l’accompagnement

Cette mission d'aide au choix d'un ERP scolarité offre à l’École du Louvre une vision claire des options disponibles. Elle facilite la prise de décision et sécurise le déploiement de l’outil. De plus, l’accompagnement méthodique prépare l’école à moderniser ses processus pédagogiques et administratifs, tout en garantissant une adoption fluide par les équipes et les auditeurs.

Depuis 2019, l’AFPA utilise la plateforme AfpaTalents pour gérer ses recrutements et ses parcours RH. Cependant, le module de recrutement sera retiré le 31 octobre 2026. Ainsi, l’établissement a souhaité identifier une solution durable et adaptée à ses besoins. Pour ce faire, AFPA a fait appel à meja. L’objectif était d’assurer l’acquisition ATS et d’accompagner la mise en œuvre de la solution retenue.

Objectifs du projet

L’accompagnement vise plusieurs objectifs. D’abord, renforcer l’efficacité des processus RH. Ensuite, améliorer l’interopérabilité entre les outils. Enfin, garantir une expérience optimisée pour les collaborateurs et les personnes formées. Ce projet facilite également la prise de décision et sécurise le déploiement de la solution.

Périmètre de notre intervention

1. Recensement et analyse des besoins

Au cours d’ateliers dédiés, l’équipe analyse les besoins des différents acteurs du recrutement. Elle définit les critères essentiels pour l’acquisition de la solution ATS. Cette étape assure que la solution choisie répond aux attentes opérationnelles et stratégiques.

2. Rédaction des documents techniques

Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), le cahier des charges fonctionnel et technique, ainsi que la grille d’exigences sont élaborés. Ces documents servent de guide pour sélectionner la solution la plus adaptée et sécuriser la décision.

3. Analyse et suivi du projet

meja produit le rapport d’analyse des offres (RAO). L’équipe rédige les comptes rendus d’atelier et prépare les supports de comitologie (COPIL, COPROJ, COSUI). Cette démarche garantit un pilotage transparent et efficace.

Impact de l’accompagnement

Cette démarche structurée pour l’acquisition d'une solution de type ATS permet à l’AFPA de disposer d’une vision claire des besoins. Elle facilite la décision et sécurise la mise en œuvre. Par conséquent, elle modernise les processus RH et optimise l’expérience des utilisateurs.

L’EM Normandie a entrepris le déploiement d’un nouvel ERP de scolarité afin de moderniser la gestion de ses programmes de formation. L’école a choisi le prestataire Auriga et sa solution Aurion. Pour sécuriser la mise en œuvre, elle a sollicité meja pour fournir une assistance à la mise en œuvre de l'ERP sur certains volets opérationnels. Cette assistance permet de relayer les équipes via un soutien opérationnel.

Objectifs de l’AMOA

Le projet vise à assurer la bonne adoption de l’outil et à garantir sa conformité avec les besoins des utilisateurs. meja accompagne la définition du paramétrage des programmes de formation, la mise en place des interfaces, la production des éditions JASPER et la reprise des données existantes.

Périmètre de l’accompagnement

1. Cadrage et recueil des besoins

L’équipe formalise les besoins métiers et définit les paramétrages nécessaires pour chaque programme de formation. Cette étape sécurise la cohérence fonctionnelle et prépare les phases suivantes.

2. Déploiement des interfaces

meja assiste l’EM Normandie dans la mise en œuvre et le test des interfaces avec les autres systèmes. L’objectif est de garantir la continuité des échanges et la fiabilité des données.

3. Editions et reprise de données

L’accompagnement inclut la configuration des éditions JASPER et la reprise des données existantes, afin d’assurer la disponibilité et l’intégrité des informations pour les utilisateurs.

Impact du projet

Cette assistance à la mise en œuvre de l'ERP Aurion a permis de soutenir les équipes pendant le projet de déploiement de l'ERP. En effet, ces projets sont chronophages et impliquent de nombreuses parties prenantes. Un soutien de la part d'un cabinet expert permet de gagner en efficacité et ainsi de soulager les équipes.

Dans le cadre de la migration de l'ERP scolarité prévue par l'AMUE, l’Université Paris Dauphine doit déployer PEGASE. Cette solution est le fruit du partenariat PC-SCOL (AMUE et association Cocktail). Celle-ci modernise la gestion de la scolarité en intégrant de nouvelles problématiques : parcours étudiant, RGPD, e-administration et services numériques pour les enseignants. La mission vise à assurer une transition fluide depuis les applications Apogee/Rof vers PEGASE. Cette mission a été conduite en collaboration avec Lyde Conseil.

Audit et analyse du système d'information

La première étape a consisté à réaliser un audit du système d’information existant. Cette analyse a mis en lumière les infrastructures, les flux de données et les impacts potentiels de la migration. Elle a également permis de définir les priorités et d’identifier les points critiques à sécuriser.

Définition de la gouvernance et planification

Le groupement a ensuite défini la gouvernance du projet, le planning de migration, le budget prévisionnel et les modalités de reprise des données. Cette étape garantit que chaque acteur connaît son rôle et que les jalons du projet sont clairs et réalistes.

Plan de bascule vers PEGASE

Un plan de bascule a finalement été élaboré pour organiser la transition des utilisateurs et des applications vers la nouvelle solution. La documentation des processus et l'anticipation des risques sécurise la migration vers l'ERP de gestion de scolarité PEGASE. La coordination avec les équipes internes et le suivi des tests assurent un déploiement sans rupture de service. Cette approche a permis à l'Université Paris Dauphine de moderniser son SI scolarité et de garantir une migration réussie, en limitant les impacts opérationnels et en optimisant l’expérience des utilisateurs.

Le Collège des Bernardins a rencontré des difficultés lors de la mise en production de son ERP AMMON en septembre 2019. Pour résoudre cette situation, l’établissement a souhaité réaliser un audit complet de l'ERP afin d’identifier les blocages et proposer des actions concrètes. Cette mission visait à garantir une utilisation fluide et efficace du système par les salariés et bénévoles.

Réalisation d’un audit exhaustif

L’équipe menée par meja a pu analyser en profondeur l’ensemble du périmètre de l’ERP AMMON. L’objectif est de dresser un état des lieux précis et détaillé pour comprendre les causes des difficultés rencontrées. Cette étape a permis d’établir des constats fiables et de proposer des recommandations adaptées.

• Analyse des processus de scolarité et des modules de l’ERP.
• Identification des problèmes techniques et organisationnels.
• Évaluation de la conformité aux besoins métiers et aux pratiques utilisateurs.

Restitution et plan d’action

L'audit de l'ERP a inclus la présentation des résultats en comité de pilotage. Cette restitution a permis de partager les constats avec les parties prenantes et de valider ensemble les priorités d’action.

• Communication claire et structurée des constats.
• Proposition de mesures correctives et plan d’action priorisé.
• Accompagnement des équipes pour garantir l’adhésion et la mise en œuvre.

Objectifs de l’audit ERP

Cette mission a permis de sécuriser l’usage de l’ERP, d'améliorer les pratiques des utilisateurs et d'optimiser la gestion des activités du Collège. L'audit a servi de base pour renforcer l’efficacité du système et éviter la récurrence des problèmes liés à l’exploitation de l’outil.

NEOMA Business School souhaite moderniser son site internet pour mieux refléter sa stratégie et s’adapter aux usages actuels. L’objectif est d’offrir une expérience « mobile-first », fluide et optimisée pour la génération de prospects. Pour garantir le succès de cette refonte du site internet, la direction a fait appel à meja pour accompagner la préparation du DCE et sécuriser la passation du marché public.

Formation et montée en compétence

Avant de lancer le DCE, meja a animé une demi-journée de formation aux marchés publics. Cette session a permis aux équipes de :

• Comprendre les principes de la commande publique et de la passation des marchés.
• Se préparer à élaborer un DCE précis et conforme.
• Gagner en autonomie pour les futurs projets digitaux.

Accompagnement collaboratif sur le DCE

L’accompagnement s’est poursuivi par des ateliers collaboratifs sur site. L’objectif était de :

• Rassembler les besoins des parties prenantes.
• Structurer le contenu du DCE pour répondre aux exigences techniques et fonctionnelles.
• Garantir que toutes les solutions proposées soient sur-mesure et adaptées à la stratégie digitale.

Relecture et sécurisation du dossier

Enfin, meja a procédé à une relecture complète de toutes les pièces du DCE. Cette étape a permis de :

• Assurer la conformité du dossier avec la réglementation.
• Réduire les risques d’erreurs ou d’incohérences.
• Préparer le lancement du marché avec un dossier fiable et opérationnel.

Grâce à cette approche structurée, le projet de refonte du site internet de NEOMA Business School a pu bénéficier d’un DCE solide, d’une meilleure coordination des équipes et d’une préparation efficace pour la mise en œuvre de la nouvelle plateforme digitale.

NEOMA Business School a décidé de centraliser et d’optimiser l’ensemble de ses achats liés au développement logiciel et aux licences Microsoft. Pour répondre à ce besoin, l’école déploie un Système d’acquisition dynamique. Cette solution permettra de présélectionner plusieurs fournisseurs et d’attribuer des marchés spécifiques après mise en concurrence. L’objectif est de sécuriser les achats et de garantir la qualité des prestations.

Définition stratégique de la procédure d’achat

Dans un premier temps, l’équipe meja a accompagné NEOMA dans la structuration et l’optimisation de la procédure d’achat. Les étapes clés incluent :

• Identification des besoins précis des différents pôles de la DSI.
• Optimisation des processus internes pour sécuriser les décisions.
• Formalisation des documents nécessaires pour la consultation électronique.

Ateliers avec les pôles de la DSI

Des ateliers ont été organisés avec chaque pôle de la DSI pour recueillir les besoins fonctionnels et techniques. Cela a permis d’assurer que le Système d’acquisition dynamique couvre toutes les exigences opérationnelles. Ces ateliers ont également facilité l’appropriation de la procédure par les équipes internes.

Finalisation des documents clés

Les documents clés ont été finalisés pour garantir la conformité et l’efficacité de la mise en œuvre :

• Rédaction du Cahier des clauses techniques particulières (CCTP).
• Élaboration de la grille de réponse pour les fournisseurs.
• Préparation du marché pour faciliter l’attribution rapide des contrats spécifiques.

Grâce à ce projet, NEOMA Business School pourra bénéficier d’un processus d’achat modernisé, transparent et structuré. Le Système d’acquisition dynamique assure la flexibilité nécessaire pour adapter les marchés aux besoins évolutifs de l’école. Les équipes disposent d’un cadre clair pour piloter les acquisitions, réduire les risques et améliorer la qualité des prestations.

NEOMA Business School a lancé un projet stratégique d'optimisation de la gestion de la masse salariale. L’objectif est de professionnaliser et d’industrialiser les processus de gestion, afin de mieux piloter les ressources humaines et financières. Cette démarche vise à améliorer l’efficacité des services et à garantir une meilleure expérience pour les étudiants et le personnel.

Reprise et finalisation des besoins

L’équipe meja est intervenue pour reprendre et compléter l’expression des besoins existante. Cette étape a permis de :

• Structurer les attendus des prestations d’accompagnement.
• Clarifier les fonctionnalités attendues pour le futur outil de pilotage.
• Assurer une couverture complète des besoins des directions et du staff.

Accompagnement aux arbitrages et procédure de consultation

meja a ensuite accompagné NEOMA BS dans les arbitrages liés à la structuration de la procédure de consultation. Les actions suivantes ont été réalisées :

• Analyse des options pour le choix de la solution la plus adaptée.
• Définition de la procédure de marché et rédaction du cahier des clauses administratives et techniques (CCAP).
• Assistance au suivi du processus décisionnel pour sécuriser le projet.

Conformité et pilotage

La mission a également inclus un suivi rigoureux de la conformité à la réglementation sur la commande publique. Cette approche a permis de :

• Garantir la transparence et la conformité des décisions.
• Optimiser la gestion de la masse salariale grâce à des processus sécurisés et efficaces.
• Assurer un pilotage stratégique des ressources humaines et financières.

Grâce à ce dispositif, NEOMA BS a pu optimiser la gestion de la masse salariale tout en renforçant la performance et la lisibilité de ses processus. Cette mission illustre l’importance d’une AMOA structurée pour sécuriser la mise en œuvre d’outils RH et financiers performants.

NEOMA Business Scool a décidé de faire appel à meja pour moderniser son LMS et ainsi répondre aux limites de la plateforme actuelle. L’objectif est de créer un environnement numérique plus évolutif et intégré, tout en conservant Moodle comme socle technique. Cette refonte intègre les modules d’apprentissage, l’intranet des apprenants et la Coding School pour un apprentissage collaboratif et multilingue. Dans ce cadre, l’accompagnement à la refonte du LMS s’articule autour de plusieurs axes :

Définition stratégique et structuration

• Structurer et optimiser le processus d’achat pour répondre aux besoins spécifiques de l’école.
• Identifier les priorités et les dépendances critiques avec l’ERP scolarité pour garantir une intégration fluide.
• Évaluer les fonctionnalités existantes et définir la feuille de route de la nouvelle plateforme.

Coordination technique et intégration

• Assurer la compatibilité entre le LMS, la Coding School et l’ENT.
• Définir les interfaces avec les autres systèmes métiers pour sécuriser les flux de données.
• Préparer le plan de déploiement et anticiper les besoins des utilisateurs.

Documents clés et accompagnement opérationnel

• Rédiger le Cahier des clauses techniques particulières et la grille de réponse.
• Faciliter la sélection des prestataires et la validation des offres.
• Suivre les étapes de mise en œuvre pour garantir une adoption rapide par les équipes.

Grâce à ce dispositif, l’accompagnement à la refonte du LMS a permis à NEOMA de disposer d’une plateforme unique, performante et évolutive. La solution offre une expérience fluide aux apprenants et aux enseignants, et renforce l’efficacité des processus pédagogiques. Cette mission illustre l’importance d’un pilotage structuré et d’une expertise dédiée pour réussir un projet numérique complexe.

L’Ircom est un établissement d’enseignement supérieur qui accompagne le développement personnel et professionnel de ses étudiants. Avec l’ouverture d’un nouveau campus à Lyon, l’école a souhaité moderniser son système d’information pour soutenir sa croissance. Dans ce cadre, meja a été sollicité pour définir la trajectoire d'évolution du système d'information.

Audit et cartographie des processus existants

L’équipe a commencé par analyser le système d’information actuel. Cette étape a permis de :

• Cartographier les principaux processus de gestion de l’école et des SI.
• Identifier les forces et limites du système actuel.
• Prioriser les besoins à adresser dans le futur SI.

Priorisation et alignement stratégique

Ensuite, meja a défini les priorités d’évolution pour aligner le SI avec les orientations stratégiques de l’école. Les actions principales sont :

• Formaliser les besoins métiers et fonctionnels prioritaires.
• Hiérarchiser les évolutions techniques et organisationnelles.
• Assurer la cohérence entre les différentes directions et services.

Benchmark et choix des solutions

Pour enrichir la trajectoire d'évolution du système d'information, un benchmark des solutions du marché a été réalisé. Cette étape inclut :

• Analyse comparative des ERP et outils pédagogiques adaptés.
• Identification des solutions les plus flexibles et évolutives.
• Accompagnement au choix final pour sécuriser le projet.

Cadrage et cahier des charges

Enfin, la mission a abouti à la rédaction du cahier des charges. Il permet de :

• Définir clairement la trajectoire de déploiement du futur SI.
• Structurer les étapes et responsabilités du projet.
• Faciliter l’adhésion des équipes et des parties prenantes.

Cette approche méthodique assure une trajectoire d'évolution du système d'information claire, structurée et alignée avec la stratégie de l’Ircom. Elle garantit la modernisation du SI et un accompagnement efficace des utilisateurs.

Montpellier Business School a choisi d’externaliser ses activités informatiques depuis 10 ans. L’établissement considère l’IT comme un service support et non un cœur de métier. Pour rester performant, l’école renouvelle ses prestataires informatiques tous les 4 ans. Dans ce cadre, la responsable du Pôle Ressources a sollicité meja pour apporter son expertise et sécuriser la démarche d'outsourcing informatique.

Objectifs de l’audit et de l’accompagnement

Le projet visait à :

• Auditer l’existant pour définir une cible organisationnelle claire des services informatiques.
• Identifier et sélectionner les meilleurs prestataires pour réaliser les fonctions définies.
• Sécuriser la phase de réversibilité afin de protéger les opérations et les données.

Rôle et périmètre de l’accompagnement

L’intervention de meja a couvert :

• Le pilotage général de la prestation, en tant que mandataire du groupement.
• L’apport d’expertise sur le système d’information de l’école et des établissements d’enseignement supérieur associés.
• Le pilotage de la phase de réversibilité, essentielle pour assurer la continuité des services et la sécurité des données.

Bénéfices attendus

• Une organisation IT alignée avec les besoins stratégiques de l’école.
• Des prestataires sélectionnés de manière objective et transparente.
• Une réversibilité sécurisée pour garantir la continuité des services.
• Un suivi structuré et un pilotage clair des activités externalisées.

Cette mission illustre l’importance d’une assistance à maîtrise d’ouvrage experte pour les projets d’outsourcing informatique. Elle permet d’assurer la performance, la sécurité et la modernisation continue du système d’information de Montpellier Business School.

Le réseau Compétences et Développement, acteur majeur de l’enseignement supérieur privé en France avec plus de 15 000 apprenants, a lancé une refonte de son ERP scolarité pour moderniser ses outils. L’ERP IGOR, utilisé depuis plusieurs années, est devenu obsolète et limité. L’objectif est de disposer d’un système évolutif, performant et parfaitement aligné avec les besoins métiers des établissements du réseau.

Analyse des processus métiers

meja a d’abord identifié les spécificités et contraintes des différents établissements. Cette étape a permis :

• De cartographier les processus administratifs et pédagogiques existants.
• D’identifier les points de friction et les besoins d’évolution.
• De définir les exigences fonctionnelles et techniques pour le futur ERP.

Benchmark des solutions ERP

L’équipe a ensuite comparé les solutions ERP disponibles sur le marché afin de :

• Évaluer la compatibilité des fonctionnalités avec les besoins du réseau.
• Analyser l’évolutivité et la facilité d’intégration avec l’écosystème applicatif existant.
• Identifier les bonnes pratiques et innovations des ERP modernes.

Note de cadrage et préconisations

Enfin, meja a rédigé une note de cadrage complète. Cette note inclut :

• Les retours d’analyse des processus et des solutions étudiées.
• Les recommandations pour sélectionner l’ERP le mieux adapté.
• Un plan d’action pour la mise en œuvre et l’adoption par les utilisateurs.

Cette approche structurée assure que la refonte ERP scolarité répondra aux enjeux stratégiques, techniques et pédagogiques du réseau. Le projet vise à améliorer la fluidité des parcours étudiants, l’efficacité administrative et la cohérence globale du système d’information.

Bénéfices attendus

• ERP moderne et évolutif aligné sur les besoins métiers.
• Optimisation des processus administratifs et pédagogiques.
• Adoption facilitée par les équipes et les établissements.
• Vision unifiée et centralisée des données étudiantes et administratives.

L’Université de Strasbourg souhaite lancer un projet ambitieux de modernisation de son système d'information patrimonial. Son système actuel, Abyla, utilisé depuis plus de 20 ans par 250 collaborateurs, présente des limites fonctionnelles et techniques. Le récent déploiement du Système d’Information Géographique (ArcGIS Online) reste partiellement exploité. Face à ces enjeux, l’université fait appel à meja pour définir une trajectoire claire de modernisation.

Recensement et analyse des besoins

L’équipe commencera par identifier les besoins de toutes les directions, services et utilisateurs. Cette étape permettra :

• De recenser les processus existants et les points de friction.
• De prioriser les besoins stratégiques et opérationnels.
• De poser les bases pour un SI patrimonial plus efficace et intégré.

Identification des exigences et veille réglementaire

Ensuite, meja définira les exigences fonctionnelles, techniques et organisationnelles de la future solution. La veille réglementaire garantira la conformité du dispositif. Les actions incluront :

• Analyse des contraintes légales et normatives.
• Définition des fonctionnalités prioritaires pour le SIPI et le SIG.
• Intégration des standards du secteur pour sécuriser le projet.

Préconisations et feuille de route

Enfin, des préconisations seront formulées pour le dimensionnement des ressources humaines et l’organisation cible des services. La feuille de route définira :

• Les étapes de déploiement et de migration des données.
• Le suivi et le pilotage du projet de modernisation du système d'information patrimonial.
• Les indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité du futur système.

Cette approche méthodique permettra à l’Université de Strasbourg de sécuriser ses investissements, d’optimiser la gestion de son patrimoine et de garantir une exploitation complète du SIPI et du SIG. La modernisation du système d'information patrimonial offre ainsi une vision transverse, cohérente et adaptée aux besoins actuels et futurs.

La Région Grand Est lance une mission majeure pour renforcer le pilotage services numériques éducatifs dans les lycées publics et privés. Cette initiative s’inscrit dans la continuité du dispositif PHARE et vise à structurer et optimiser les services numériques éducatifs à grande échelle. Le groupement piloté par meja, en collaboration avec Pragma9, Setec IS et ALERION Avocats, interviendra sur l’ensemble du périmètre.

Objectifs et périmètre de la mission

La mission visera à :

• Identifier précisément les besoins et usages des différents acteurs de la communauté éducative du second degré.
• Structurer les espaces numériques de travail pour faciliter la collaboration et l’apprentissage.
• Assurer la conformité technique selon les standards du Ministère de l’Éducation Nationale (DNE).
• Accompagner la mise en œuvre de marchés publics complexes, y compris les marchés de travaux.
• Mettre en place des méthodologies de gestion de projet robustes : spécifications, suivi, recette.

Déroulement prévu de la mission

• Phase de recueil des besoins et analyse des usages.
• Étude et définition de la feuille de route pour le pilotage des services numériques éducatifs.
• Rédaction des spécifications fonctionnelles et techniques.
• Accompagnement à la consultation et sélection des prestataires.
• Suivi et pilotage du déploiement dans les établissements concernés.

Bénéfices attendus

• Structuration et modernisation des services numériques éducatifs.
• Meilleure adoption des outils par les enseignants et élèves.
• Pilotage transparent et sécurisé des projets informatiques.
• Optimisation des processus et de la performance globale.

Dans le cadre de sa stratégie d’amélioration de l’expérience candidat, CESI a choisi de regrouper ses cinq portails de candidatures en un portail unique pour ses étudiants. L’objectif est de simplifier le parcours des candidats tout en harmonisant les processus internes. Pour cela, le cabinet meja accompagne CESI tout au long du projet, de la conception à la mise en production.

Recueil des besoins et conception

Les équipes ont animé des ateliers pour identifier précisément les besoins fonctionnels. Elles ont ensuite rédigé l’expression de besoin et validé le cahier des charges. Cette étape permet de sécuriser le projet et de définir clairement les attentes.

UX et maquettes

Pour garantir une expérience utilisateur optimale, des maquettes UX ont été réalisées. Elles valident :

• L’ergonomie du portail
• La charte graphique
• La fluidité des parcours candidats

Recette et pilotage

L’équipe a confectionné les cahiers de recette puis piloté l’exécution des tests utilisateurs. Cela permet de détecter rapidement les anomalies et de s’assurer que la solution répond aux besoins métiers.

Mise en production et accompagnement

Enfin, le portail unique étudiants a été déployé avec un suivi rigoureux. Les équipes ont été formées et accompagnées pour assurer une adoption rapide et efficace. Ce portail centralise désormais toutes les candidatures, améliore la cohérence des processus et facilite la gestion des inscriptions.

Bénéfices clés

• Parcours candidat fluide et simplifié
• Harmonisation des portails existants
• Meilleure coordination des équipes internes
• Adoption rapide grâce à l’accompagnement

CESI a souhaité faciliter les démarches des candidats étrangers en lançant un projet ambitieux : le déploiement d'un portail pour les étudiants internationaux. Cette initiative visait à simplifier les candidatures, harmoniser les pratiques et poser les bases d’un futur portail unifié. Elle a aussi permis d’améliorer la qualité de l’expérience utilisateur pour les équipes et pour les étudiants.

Un portail au service de l’expérience étudiante

Dès le lancement, le projet a été conçu comme un levier stratégique. L’objectif était clair : offrir aux étudiants internationaux un parcours d’admission simple, structuré et rapide. Le portail devait également centraliser les informations et réduire les échanges dispersés par e-mail. Grâce à cette approche, CESI a pu renforcer son attractivité et valoriser son ouverture à l’international.

Une méthodologie rigoureuse pour un déploiement sécurisé

meja a accompagné CESI en s’appuyant sur une démarche éprouvée. Les ateliers de conception ont permis de recueillir les besoins fonctionnels et d’impliquer les équipes dès les premières étapes. L’expression des besoins a été rédigée puis validée collectivement. Les user stories ont ensuite été vérifiées afin de garantir leur conformité. Enfin, les recettes utilisateurs ont été organisées et supervisées pour sécuriser chaque fonctionnalité du portail.

Un accompagnement au changement sur mesure

Le déploiement portail étudiants internationaux CESI n’a pas seulement consisté à mettre en place une solution technique. Il a également impliqué un travail d’harmonisation des pratiques internes. meja a accompagné les équipes CESI dans l’adoption du nouvel outil et dans l’évolution progressive de leurs processus. Cet accompagnement a permis d’assurer une transition fluide et de garantir l’efficacité opérationnelle.

Les bénéfices obtenus

• Simplification du processus de candidature internationale.
• Meilleure cohérence des pratiques au sein des équipes.
• Gain de temps dans la gestion administrative.
• Renforcement de l’image internationale de CESI.

Avec ce projet, CESI a franchi une étape clé vers la modernisation de son système d’information et la valorisation de son attractivité. Le déploiement d'un portail destiné aux étudiants internationaux illustre parfaitement la capacité de meja à conjuguer expertise méthodologique et accompagnement au changement.

CESI a décidé de renouveler son partenariat avec un intégrateur Salesforce après trois années de collaboration. L’objectif consiste à garantir la continuité de la maintenance et des évolutions du CRM. Pour sécuriser ce processus stratégique, meja accompagne la sélection de l'intégrateur Salesforce et structure l’ensemble de l’appel d’offre.

Rédaction et publication de l’appel d’offre

meja a d’abord rédigé le document d’appel à candidatures en précisant les attentes techniques et fonctionnelles. L’équipe a ensuite publié ce document auprès des prestataires ciblés afin de lancer la réception des offres. Grâce à cette méthode, tous les soumissionnaires disposent d’informations homogènes et de critères identiques.

Gestion des échanges et évaluation des réponses

L’accompagnement s’est poursuivi par la centralisation de toutes les questions posées par les candidats. meja a apporté des réponses claires et diffusées à l’ensemble des participants. Par la suite, les offres ont été évaluées grâce à une grille détaillée. Chaque critère a reçu une pondération afin de refléter avec précision les besoins du CESI. Ainsi, la sélection de l'intégrateur Salesforce repose sur une analyse transparente et objective.

Organisation des soutenances et aide à la décision

Les soutenances ont été planifiées et animées pour permettre aux équipes de comparer directement les prestataires. meja a apporté des recommandations concrètes pour aider CESI à prendre sa décision finale. Enfin, les éléments contractuels ont été préparés avec soin afin de sécuriser le partenariat à long terme.

Bénéfices attendus

• Un processus de sélection clair, rigoureux et documenté.
• Un choix d’intégrateur aligné sur les objectifs CRM.
• Une réduction notable des risques opérationnels et contractuels.
• Un pilotage renforcé et une gouvernance optimisée.

En accompagnant CESI dans la sélection d'un intégrateur Salesforce, meja a garanti une démarche structurée et tournée vers la réussite du projet CRM.

Face à des difficultés de collaboration et de suivi avec l’intégrateur, CESI a sollicité meja pour assurer un accompagnement à la mise en place du CRM Salesforce. L’objectif était de relancer le projet, clarifier les rôles et rétablir une communication fluide entre toutes les parties prenantes. Grâce à cette approche méthodique, l’équipe a pu aligner les acteurs sur une vision commune et sécuriser la mise en œuvre de Salesforce.

Audit et analyse de la situation

Dans un premier temps, meja a réalisé un audit détaillé du projet. L’équipe a identifié les points de blocage, évalué la méthodologie existante et proposé des solutions concrètes. Par ailleurs, les bonnes pratiques de gestion de projet ont été mises en avant pour structurer le pilotage et les échanges.

Optimisation de la comitologie et gouvernance

• Refonte des instances de pilotage et de suivi de la TMA
• Création et animation des comités de projet
• Mise en place d’un RACI clair pour définir les responsabilités
• Déploiement d’un Plan d’Assurance Qualité (PAQ) pour garantir la conformité et la qualité

Suivi opérationnel et méthodologie

L’accompagnement au déploiement du CRM Salesforce inclut également le suivi du budget et l’animation des jalons clés. Chaque tâche est priorisée et contrôlée pour éviter les dérives. De plus, un reporting régulier assure la transparence avec les équipes et la direction.

Résultats attendus

• Communication claire et structurée entre toutes les parties prenantes
• Vision partagée et alignement des équipes sur les objectifs
• Mise en œuvre maîtrisée de Salesforce
• Amélioration de la productivité et réduction des risques opérationnels

Le CEFIPA a initié un projet stratégique pour aligner sa solution de gestion des formations avec les autres pôles du groupe. L’objectif principal est de moderniser et d’harmoniser les processus autour de l’ERP YPAREO. Pour sécuriser ce projet, le centre de formation a fait appel à meja afin de piloter l’ensemble des étapes et d’apporter son expertise en assistance à maîtrise d’ouvrage.

Compréhension et cadrage des besoins métier

Dans un premier temps, meja a analysé les besoins métiers liés à la gestion des formations par apprentissage. Ensuite, l’équipe a identifié les priorités et les contraintes. Cette étape garantit que le déploiement de l'ERP YPAREO répondra aux exigences opérationnelles et pédagogiques du CEFIPA.

Conduite des chantiers opérationnels

• Paramétrage de l’ERP selon les besoins métiers.
• Reprise et migration des données existantes.
• Spécifications et intégration des interfaces avec les autres systèmes.
• Suivi de l’avancement et contrôle qualité à chaque étape.

Grâce à cette méthodologie, le projet progresse de manière structurée et sécurisée. Chaque étape est validée avant de passer à la suivante.

Accompagnement métier et formation

Parallèlement, meja accompagne les équipes sur l’utilisation du nouvel ERP. Les utilisateurs bénéficient d’un suivi personnalisé et d’actions de formation adaptées. Ainsi, le déploiement de l'ERP YPAREO favorise une adoption rapide et fluide, tout en optimisant les processus existants.

Résultats attendus

• Harmonisation des pratiques entre les différents pôles.
• Optimisation de la gestion des formations par apprentissage.
• Adoption rapide et sécurisée de l’ERP YPAREO.
• Renforcement de la performance opérationnelle du centre.

Dans le cadre de la fusion des écoles de commerce de Rouen et Reims, NEOMA Business School a souhaité déployer un nouvel ERP scolarité. L’école veut simplifier les processus administratifs, fluidifier les parcours étudiants et unifier les systèmes dans un écosystème cohérent. Après un projet précédent infructueux, NEOMA sécurise cette initiative avec un accompagnement expert.

Définition du périmètre fonctionnel et de l’urbanisation

meja accompagne NEOMA pour définir le périmètre fonctionnel cible. L’équipe analyse et priorise chaque processus administratif. Elle définit ensuite l’urbanisation cible et intègre l’ERP dans les systèmes existants. Grâce à cette méthode, la solution répond précisément aux besoins métiers et aux contraintes techniques.

Rédaction du cahier des charges et consultation

L’équipe rédige le cahier des charges et l'ensemble des documents associés pour la consultation des prestataires. En parallèle, elle prépare des annexes techniques et financières pour clarifier les attentes. Ainsi, NEOMA sélectionne les solutions conformes aux besoins identifiés et optimise le processus de choix.

Accompagnement à la passation du marché

meja guide l’école pendant la passation du marché public. Les échanges avec les prestataires sont organisés et les critères de sélection validés. Chaque étape du projet de mise en place de l'ERP scolarité est pilotée pour garantir le succès du déploiement et l’adoption rapide par les utilisateurs.

Bénéfices attendus

• Uniformisation des processus administratifs.
• Fluidité améliorée des parcours étudiants.
• Intégration harmonieuse dans l’écosystème applicatif.
• Sécurisation de l’investissement et du déploiement.

L’ERP Aurion joue un rôle stratégique dans la transformation digitale de NEOMA Business School. Après sa mise en production, l’école a lancé une phase d’optimisation. L’objectif : stabiliser la solution et accompagner tous les utilisateurs. Le déploiement de l’ERP de scolarité devient alors un levier clé pour améliorer la gestion académique, renforcer les processus et assurer une adoption réussie par les gestionnaires, les enseignants et les apprenants.

Accompagnement au déploiement

meja collabore étroitement avec les équipes internes pour renforcer la performance de la solution. Grâce à des actions ciblées, l’école garantit la continuité de service et l’amélioration progressive de ses pratiques.

Actions principales

• Détection proactive des régressions : réalisation de tests de non-régression afin d’identifier et corriger rapidement les anomalies.
• Paramétrage sur mesure : configuration des workflows, formulaires et requêtes pour répondre aux besoins spécifiques de chaque métier.
• Accompagnement des équipes : cadrage et prise de note des évolutions futures pour adapter l’ERP aux enjeux stratégiques.
• Support technique : gestion des tickets et anomalies pour fluidifier le quotidien et soulager les Business Analysts.
• Formation personnalisée : montée en compétences des équipes sur l’outil Requêteur et sur l’usage transversal d’Aurion.

Un projet structurant

Le déploiement de l’ERP Aurion ne se limite pas à une mise en production technique. Il constitue une véritable démarche d’amélioration continue. En optimisant la solution, NEOMA Business School consolide sa stratégie digitale, améliore l’expérience utilisateur et facilite la gestion globale de ses activités pédagogiques. Cette approche garantit une adoption durable et une meilleure maîtrise des processus au service de l’ensemble des parties prenantes.

Le choix de solutions LMS et MOOC représente une étape stratégique pour l’IFP Energies nouvelles et son école de formation, l’IFP School. Acteur majeur dans l’énergie, le transport et l’environnement, l’institut souhaitait renforcer ses outils numériques. L’objectif était clair : améliorer la gestion des cours en ligne et offrir une meilleure expérience aux étudiants comme aux enseignants.

Cahier des charges et cadrage

Pour réussir ce projet, meja a accompagné l'IFP School dès la phase de cadrage :

• La rédaction du cahier des clauses techniques particulières.
• La conception d’une grille de réponse claire et détaillée.
• La préparation des annexes financières adaptées aux enjeux du projet.

Grâce à cette méthodologie, la définition des besoins a gagné en précision et en lisibilité.

Analyse des offres et recommandations

L’étape suivante a porté sur l’étude des solutions disponibles. Chaque offre a été comparée selon plusieurs critères :

• L’ergonomie des plateformes proposées.
• La capacité à gérer différents profils utilisateurs.
• La souplesse pour intégrer des contenus variés.
• Les coûts associés à la mise en place et à l’exploitation.

Cette analyse a permis de formuler des recommandations claires.

Vers une formation numérique renforcée

L’accompagnement au choix de solutions LMS et MOOC a donné à l'IFP School une vision précise des options disponibles. L’école dispose désormais d’une base solide pour développer de nouveaux services. Ainsi, la communication entre étudiants, professeurs et administration se trouve renforcée. En conséquence, l’efficacité globale des formations progresse.

L’Institut Polytechnique de Paris a dû renforcer ses équipes pour travailler sur l’amélioration de la gestion des admissions et inscriptions. Cette démarche inclut la gestion de la solution actuelle ainsi que la définition d’une future solution plus complète. La solution comprend des portails dédiés pour les candidats, les jurys et les inscriptions. Elle intègre également un back-office qui permet de gérer efficacement les candidatures tout en préparant leur intégration dans les outils de gestion pédagogique de l’IPP.  

Collaboration et suivi

Pour accompagner cette démarche, meja collabore étroitement avec les équipes DSI et les équipes métier de la Graduate School. Ensemble, ils assurent le suivi et la définition de la feuille de route pour la gestion des admissions et inscriptions. Cette coordination garantit la cohérence et la continuité entre l’existant et la solution cible.  

Solutions et livrables

Les solutions et livrables réalisés comprennent :

• Un tableau de bord et un plan d’action pour suivre les améliorations apportées à ISATIS.
• Des expressions de besoins détaillées, définissant l’offre 2026 et le périmètre de la future solution de gestion des admissions et des inscriptions.
• Un rapport d’aide à la décision fournissant des analyses et recommandations pour soutenir la planification et l’optimisation des processus.

 

Impact et résultats

Ainsi, la gestion des admissions et inscriptions bénéficie d’une approche structurée et progressive. Chaque étape permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de réduire les risques et de sécuriser les processus. Grâce à cette méthode, l’Institut Polytechnique de Paris renforce ses capacités organisationnelles et garantit une expérience fluide pour les candidats, les jurys et les équipes internes.

L’audit organisationnel du service concours marque une étape stratégique pour CentraleSupélec. Actuellement, le service chargé de l’organisation du concours d’ingénieurs traverse une phase de transformation. En effet, la refonte du système d’information ouvre la voie à une réorganisation complète des processus internes. Ainsi, l’objectif principal consiste à améliorer l’efficacité opérationnelle, réduire les redondances et optimiser la gestion des ressources humaines, financières et technologiques.

Diagnostic et analyse comparée

Dans un premier temps, meja réalise un diagnostic organisationnel et de l’offre. Ensuite, l’équipe analyse les retours d’expérience d’institutions comparables. Cette méthode comparative permet de repérer les bonnes pratiques et d’anticiper les difficultés. Par ailleurs, chaque étape fait l’objet d’une validation avec les responsables internes pour garantir la cohérence des recommandations.

Recommandations et plan de mise en œuvre

L’audit conduit à la formulation de recommandations concrètes. Elles concernent l’organisation, les processus, les compétences, les ressources humaines et le système d’information. De plus, chaque suggestion vise à renforcer l’efficacité et sécuriser les opérations du concours. Enfin, un plan de mise en œuvre détaille les étapes, les priorités et les responsabilités de chaque acteur impliqué. Ainsi, le service peut progresser avec méthode et clarté.

Accompagnement stratégique

Grâce à cet audit organisationnel du service concours, CentraleSupélec bénéficie d’une vision claire et pragmatique. Le service concours peut adopter des pratiques optimisées et mieux coordonner ses ressources. L’organisation devient donc plus structurée et les opérations se déroulent de manière fluide pour les éditions futures du concours.

L’Université de Technologie de Troyes (UTT) souhaite moderniser son système d’information. Elle se dote d’un nouvel ERP de scolarité pour améliorer la gestion des apprenants et simplifier ses processus internes. Dans ce contexte, meja intervient en tant qu’AMOA pour accompagner le déploiement. Ainsi, l’université bénéficie d’un accompagnement structuré et efficace à chaque étape du projet.

Phase de sélection et choix de l’éditeur

Tout d’abord, meja a accompagné l’UTT dans la sélection de l’éditeur. Après analyse des solutions disponibles, AURIGA a été retenu. Ensuite, meja a préparé le projet pour garantir une intégration fluide et conforme aux besoins métiers. Ainsi, toutes les parties prenantes comprennent le périmètre et les objectifs.

Accompagnement méthodologique et pilotage

Lors du déploiement, meja assure plusieurs missions : assistance à la lecture et à la validation des spécifications fonctionnelles et techniques, préparation et pilotage des campagnes de recette fonctionnelle, et accompagnement pour la reprise des données. Par ailleurs, l’équipe propose des conseils méthodologiques pour les étapes d’analyse, de paramétrage et de configuration. Grâce à cette démarche, le projet progresse de manière structurée et sécurisée.

Optimisation et choix structurants

En parallèle, meja aide l’UTT à prendre des décisions stratégiques. La simplification du profil de l’apprenant, la mise en place d’une planification fine et détaillée, et le suivi des choix structurants permettent de garantir l’efficacité de l’ERP. Ainsi, le projet respecte les délais tout en répondant aux besoins de l’université.

Résultats attendus

L’accompagnement par une AMOA pour le déploiement d'un ERP de scolarité assure une vision claire et sécurisée. La gouvernance et les processus définis permettent un déploiement fluide et conforme aux attentes métiers. L’UTT bénéficie d’un système moderne, fonctionnel et adapté à ses objectifs stratégiques.

Actualisation benchmark ERP scolarité pour l’IMT

meja a réalisé en 2020-2021 un benchmark des ERP pour l’Institut Polytechnique de Paris. L’objectif consistait à analyser la mutualisation du système d’information de gestion de la scolarité. L’étude incluait un état de l’art complet des éditeurs du marché. Aujourd’hui, l'IMT souhaite une mise à jour approfondie. En effet, certains ERP existants vont être remplacés et de nouvelles solutions apparaissent régulièrement.

Phase de cadrage du benchmark

Dans ce contexte, meja a proposé une démarche structurée d’actualisation du benchmark des ERP scolarité. D’abord, la phase de cadrage définit clairement le périmètre et les objectifs. Ensuite, elle prépare l’audit en précisant les critères de comparaison. Ainsi, toutes les parties prenantes comprennent le cadre et les attentes du projet.

Phase d’audit des solutions

L’audit examine chaque éditeur et chaque fonctionnalité. Cette étape permet d’identifier les forces et les limites des solutions disponibles, ainsi que leur adéquation aux besoins métiers. Par ailleurs, elle facilite la comparaison objective entre les ERP et oriente le choix vers la solution la plus adaptée.

Phase de restitution et recommandations

Ensuite, la phase de restitution synthétise toutes les informations. Les résultats sont présentés à l’IMT avec des recommandations concrètes. Grâce à cette méthode, le réseau dispose d’un plan d’action clair pour sécuriser le déploiement de l'ERP et faciliter la transition vers la solution cible. Ainsi, l’actualisation du benchmark des ERP scolarité assure un processus transparent et parfaitement aligné avec les exigences de l’enseignement supérieur.

Résultats attendus

Cette mise à jour permet à l'IMT d’obtenir une vision complète et sécurisée des options disponibles. Elle facilite la prise de décision et optimise la mise en œuvre de l’ERP dans ses écoles. Enfin, le réseau bénéficie d’un projet fluide, efficace et parfaitement adapté à ses besoins stratégiques.

Le réseau issu du regroupement des grandes écoles GES et Eductive a choisi d’unifier ses pratiques autour d’un nouvel ERP de scolarité. Pour réussir ce projet stratégique, il a mandaté meja pour assurer le cadrage projet déploiement ERP de scolarité. Chaque étape bénéficie ainsi d’une sécurisation renforcée afin de garantir un déploiement efficace.

Cadrage et définition du périmètre fonctionnel cible

meja a défini précisément le périmètre fonctionnel. L’équipe a d’abord analysé les besoins métiers, puis elle a aligné ces besoins avec les fonctionnalités offertes par la solution Aimaira. Grâce à cette démarche, le projet repose sur des bases solides et adaptées.

Analyse des écarts et feuille de route

L’équipe a mesuré les écarts entre les systèmes existants et la cible afin de concevoir une feuille de route claire. Elle a ensuite planifié les échéances de déploiement par périmètre fonctionnel et par interface. Cette approche structurée permet au projet d’avancer avec méthode et sécurité.

Allotissement et gouvernance du projet

Pour faciliter l’adoption, meja a construit un allotissement progressif. En parallèle, l’équipe a défini une gouvernance adaptée et mis en place des règles qualité exigeantes. Grâce à cette organisation, la collaboration entre les équipes internes, l’éditeur et les prestataires reste fluide et performante.

Résultats attendus

Le cadrage projet déploiement ERP de scolarité offre au réseau une vision claire, une organisation fiable et une gouvernance renforcée. La feuille de route détaillée assure une mise en œuvre efficace, dans le respect des délais et des objectifs fixés.

Sciences Po a souhaité offrir aux enseignants un portail de services numériques innovant et mutualisé. L’objectif était de simplifier les activités administratives et pédagogiques et de favoriser les échanges collaboratifs. Ce portail intègre l’accès aux ressources pédagogiques et des outils d’IA pour faciliter la recherche d’informations. La mission a été conduite en collaboration avec Bureau des possibles. meja a apporté une expertise complète dans la co-conception et le pilotage du projet.

Rédaction des spécifications détaillées

Nous avons rédigé des spécifications fonctionnelles et techniques claires et précises. Chaque besoin a été documenté pour assurer une compréhension partagée entre les équipes techniques et métiers.

Accompagnement de la chefferie de projet

meja a soutenu la chefferie de projet sur les aspects fonctionnels et méthodologiques. Les recommandations ont permis d’optimiser la gestion du projet et de garantir le respect des délais et des objectifs.

Co-conception et design collaboratif

Le portail de services numériques pour enseignants a été conçu avec les utilisateurs finaux et une équipe UX/UI. Des ateliers de design collaboratif ont permis de créer une interface intuitive et adaptée aux besoins des enseignants.

Conduite agile du projet

Le projet a été mené en mode agile. Cette approche apporte flexibilité et réactivité, et permet d’intégrer rapidement les retours des utilisateurs pour améliorer le portail en continu. Grâce à cette mission, Sciences Po dispose désormais d’un portail internet/intranet performant, intuitif et adapté aux pratiques collaboratives des enseignants. La co-conception et l’approche agile garantissent un outil efficace et centré sur l’utilisateur.

meja accompagne MBS, grande école de commerce française, dans la refonte du système d’information RH. Fondée en 1897, MBS emploie environ 400 collaborateurs, dont 125 enseignants-chercheurs, et accueille 4 300 étudiants. Les équipes RH gèrent également des intervenants extérieurs et des collaborateurs administratifs. Actuellement, le système RH repose sur la suite logicielle NOVRH. Cependant, les équipes RH expriment une forte insatisfaction, notamment concernant la gestion de la paie. Pour répondre à ce besoin, MBS a décidé d’analyser et d’optimiser ses processus de paie avant de lancer une refonte globale du Système d’Information RH. L’approche choisie privilégie le “Best of Breed”, afin de sélectionner les solutions les plus adaptées à chaque besoin.

Audit organisationnel et des processus RH

meja a réalisé un audit complet de la Direction des Ressources Humaines. L’objectif était d’identifier les points de blocage et les opportunités d’amélioration, avec un focus particulier sur la gestion de la paie. Les processus ont été cartographiés, les pratiques analysées et les écarts constatés ont été documentés. Cette phase a permis de poser les bases d’une transformation efficace et sécurisée.

Recommandations d’évolution

Sur la base de l’audit, meja a formulé des recommandations concrètes. Ces préconisations concernent :

• L’organisation de la DRH.
• Les processus opérationnels de paie et de gestion RH.
• L’évolution du système d’information RH pour plus de performance et de fiabilité.

Chaque recommandation a été structurée pour faciliter la prise de décision et la planification du projet.

Accompagnement pour le marché et le choix des prestataires

meja a ensuite accompagné MBS dans la structuration du marché pour l’acquisition de nouveaux modules RH. L’équipe a soutenu le choix des prestataires et vérifié leur adéquation aux besoins. Chaque étape a été pilotée pour réduire les risques et garantir la réussite de la future solution.

Soutien au déploiement

meja a également apporté un soutien opérationnel au chef de projet. L’objectif : sécuriser le déploiement et assurer une adoption fluide par les équipes RH. Ce suivi a permis de préparer les collaborateurs, d’anticiper les difficultés et de valider la conformité des nouveaux processus.

Bénéfices pour MBS

Grâce à ce projet de refonte du système d’information RH, MBS dispose désormais :

• D’une gestion de la paie optimisée et sécurisée.
• D’une organisation RH plus efficace.
• D’une solution modulable adaptée aux besoins spécifiques de l’école.
• D’un projet piloté avec rigueur et transparence.

La combinaison de l’audit, des recommandations, de l’accompagnement marché et du soutien au déploiement garantit un projet complet et réussi, avec un impact immédiat sur l’efficacité de la DRH et la satisfaction des collaborateurs.

IONIS Education Group fait partie des principaux groupes d’enseignement supérieur privé en France. Il regroupe 29 écoles et entités dans 27 villes, en France et à l’international, avec plus de 35000 étudiants. Les formations couvrent le commerce, le marketing, la communication, la gestion, la finance, l’informatique, le numérique, l’aéronautique, l’énergie, le transport, la biotechnologie et la création. Le groupe disposait d'un système d'information vieillissant, qui n'était plus adapté à ses besoins. Afin de le moderniser, IONIS a fait appel à meja afin de bénéficier d'un accompagnement au choix de son ERP : du recueil du besoin jusqu'au choix de la solution. 

Recueil du besoin et analyse de l’existant

Dans un premier temps, meja a animé des ateliers pour identifier l’existant et les besoins métier. Ces ateliers interactifs ont permis de recueillir les attentes précises des utilisateurs et de documenter chaque processus. Cette étape a posé les bases pour un ERP adapté et opérationnel.

Formalisation du DCE et accompagnement aux négociations

Ensuite, meja a rédigé toutes les pièces du DCE : CCTP, grille d’exigences fonctionnelles et cadre de réponse. Par ailleurs, l’équipe a accompagné le Groupe IONIS lors de la passation du marché. L’analyse des candidatures et des offres a permis de comparer les solutions de manière claire et objective.

Analyse des offres et recommandations de choix

Après l’étude des propositions, meja a animé les négociations avec les candidats sélectionnés. L’équipe a fourni des recommandations détaillées sur le choix de l’ERP et les moyens à mettre en œuvre pour assurer le succès du déploiement.

Bénéfices pour IONIS Education Group

Grâce à cette mission d’accompagnement ERP et recueil du besoin, le Groupe IONIS dispose désormais d’une vision claire pour sélectionner et déployer son ERP de scolarité. Les ateliers, le DCE, l’analyse des offres et les négociations garantissent une transition efficace vers un système performant et aligné sur les besoins métiers.

Le Grand UGA* souhaite remplacer son système d’information patrimonial immobilier (SIPI) obsolète. L’ancien système (Abyla) n’est plus maintenu et ne répond plus aux besoins des utilisateurs, surtout pour l’ergonomie et l’interopérabilité. Ainsi, meja réalise une mission d’audit et AMOA système patrimonial universitaire pour analyser l’existant, identifier les besoins et définir la cible du futur SIPI.

Analyser l’existant et identifier les besoins

Tout d’abord, meja a organisé des ateliers interactifs et collaboratifs. Ensuite, chaque besoin et chaque spécification ont fait l’objet d’une analyse précise afin que les attentes des établissements partenaires deviennent claires et exploitables.

Elaborer la feuille de route

meja a ensuite proposé plusieurs scénarios d’évolution et formulé des recommandations stratégiques. Grâce à cette feuille de route, le futur SIPI pourra évoluer selon les besoins tout en restant cohérent avec les contraintes techniques et fonctionnelles.

Rédiger le cahier des charges

Un cahier des charges détaillé a été rédigé. Ce dernier couvre tous les besoins métiers et techniques. Ainsi, le futur SIPI pourra se déployer de manière claire et structurée.

Bénéfices de l’audit et AMOA système patrimonial universitaire pour le Grand UGA

Cette mission fournit au Grand UGA une base solide. Grâce à l’audit de l’existant, aux scénarios d’évolution et à la feuille de route, la transition vers un système mutualisé, performant et ergonomique sera préparée dès que la solution sera choisie.   *L'Université Grenoble Alpes est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel constitué sous la forme d'un grand établissement au sens de l'article L. 717-1 du code de l'éducation. L'UGA s'est constituée à partir de la Communauté Université Grenoble Alpes, l'Université Grenoble Alpes, l'Institut polytechnique de Grenoble (l'IPG), l'Institut d'études politiques de Grenoble (l'IEPG) et l'Ecole nationale supérieure d'architecture de Grenoble (l'ENSAG). La Communauté Université Grenoble Alpes et l'Université Grenoble Alpes se sont fondues au sein de cette nouvelle université.

France Education International (FEI), établissement sous tutelle du ministère de l’Éducation nationale, a souhaité créer une application de gestion des constituants d’examens. Coexya développe la solution qui centralise et structure les éléments utilisés dans la conception des sujets. meja accompagne FEI dans le recueil du besoin et le suivi du projet.

Accompagnement méthodologique de meja

meja fournit son expertise pour formaliser le projet et garantir sa réussite. Chaque étape suit une méthode claire et rigoureuse, depuis le recueil du besoin jusqu’au pilotage final.

Recueil du besoin et rédaction des spécifications détaillées

L’équipe mène un recueil du besoin complet. Ensuite, elle assure la rédaction des spécifications détaillées qui décrit les fonctionnalités, les données et les règles de gestion. Cette approche sécurise le développement et clarifie les attentes.

Maquettes UX/UI et rédaction des règles de gestion

Des maquettes UX/UI illustrent les interfaces pour faciliter leur compréhension. Parallèlement, la rédaction des règles de gestion garantit la cohérence et la fiabilité des données. Ainsi, l’application reste claire et fonctionnelle.

Suivi des développements et pilotage de la recette métier

meja suit rigoureusement les développements réalisés par Coexya. Ensuite, le pilotage de la recette métier valide toutes les fonctionnalités. Grâce à ce suivi précis, la mise en production répond parfaitement aux besoins métiers.

Bénéfices et retour client

FEI dispose maintenant d’une application de gestion des constituants d’examens performante. L’efficacité du recueil du besoin, la qualité des spécifications détaillées, des maquettes UX/UI et du pilotage de la recette métier permet une adoption rapide par les équipes. Le client souligne : « Qualité, sérieux, professionnalisme représentent meja. J'ai travaillé avec plusieurs consultants sur plusieurs projets numériques : la qualité est constante et j'ai beaucoup appris à leur contact. Je resolliciterai meja autant que possible pour les prochains projets. »

Le projet d'accompagnement au déploiement ERP à l’EFREI a pour objet de remplacer l’ERP Scolarité AGRESSO par Alcuin. Cette école d’ingénieurs, spécialisée dans le numérique et l’innovation, dépend de l’université Paris-Panthéon-Assas et est classée 2e école privée d’ingénieurs en informatique selon le Figaro 2025.

Rôle du Business Analyst dans le déploiement ERP

Pour ce projet stratégique, l’EFREI a choisi meja. L’objectif : sécuriser la phase critique de validation et de recette.

Validation des spécifications fonctionnelles

Tout d’abord, meja a guidé l’école dans la validation des spécifications fournies par l’éditeur Alcuin. Cela a assuré que l’ERP réponde exactement aux besoins métiers.

Pilotage de la recette et cahiers de tests

Ensuite, un pilotage de la recette a été mis en place. Les cahiers de recette ont testé les fonctionnalités et détecté rapidement les anomalies.

Accompagnement des métiers et conduite du changement

Parallèlement, meja a soutenu les équipes métiers durant la phase de recette. Ensuite, l’équipe a formé les utilisateurs et déployé un plan de conduite du changement pour faciliter l’adoption.

Bénéfices de l’accompagnement au déploiement ERP

Enfin, grâce à ce accompagnement au déploiement ERP, l’EFREI dispose d’un système fiable et conforme aux besoins métiers. La transition vers Alcuin s’est faite rapidement, sans perte d’informations, et avec une adoption efficace par tous les utilisateurs.

Le projet reprise des données de l'AFPA s’inscrit dans la transformation ambitieuse de la DSI, qui pilote plusieurs projets structurants : MOCA, SAGA, FINA et Office 365. Le programme SAGA, lancé en 2020, vise à déployer un ERP métier dédié à la formation d’ici 2025 et touche directement le cœur de métier.

Accompagnement de meja pour la reprise des données

L'AFPA a sollicité meja pour un accompagnement spécialisé dans la reprise des données, en appui au chef de projet. L’objectif?: garantir l’exhaustivité, la qualité et la cohérence des données transférées vers SAGA.

Cartographie des données et cartographie technique

• Réalisation d’une cartographie des données complète.
• Élaboration d’une cartographie technique pour visualiser flux, dépendances et contraintes.
• Préparation d’une migration structurée et sécurisée.

Ateliers d'analyse des processus et état des lieux

• Animation d’ateliers d'analyse des processus pour identifier besoins métiers et techniques.
• Réalisation d’un état des lieux précis des données et processus à transférer.

Étude préalable à la reprise des données et rédaction de spécifications

• Conduite d’une étude préalable à la reprise des données pour évaluer risques et priorités.
• Rédaction de spécifications détaillées pour guider la migration vers SAGA.

Plan de bascule et archivage

• Élaboration d’un plan de bascule précis avec calendrier et procédures rigoureuses.
• Définition des règles d’archivage conformes aux obligations légales et optimisées pour le stockage.

Bénéfices du projet

• Données fiables et cohérentes dans l’ERP SAGA.
• Processus optimisés et migration sans perte d’informations.
• Accompagnement clair des équipes pour adopter les nouvelles pratiques.
• Meilleure maîtrise des données et archivage conforme aux exigences légales.

Modernisation du SIRH AFPA : meja assure un accompagnement complet

Le projet de refonte du SIRH de l’AFPA a pour objectif de remplacer l’ancien ERP HR Access par HR4YOU, édité par SOPRA STERIA. Cette refonte permettra de sécuriser et d’optimiser la gestion des ressources humaines au sein de l’AFPA. meja accompagne l’AFPA dans toutes les étapes, en garantissant un pilotage efficace et une approche technico-fonctionnelle structurée pour le déploiement du nouvel SIRH en 2025.

Pilotage du SIRH avec la DSI et la DRH

• meja collabore avec la DSI et la DRH pour assurer un pilotage SIRH efficace.
• La coordination entre équipes garantit que le projet reste aligné avec les objectifs stratégiques.

Ateliers de recueil des besoins SIRH

• Organisation d’ateliers pour identifier les besoins métiers et techniques du futur SIRH.
• Chaque partie prenante est consultée pour garantir que le système répond aux attentes réelles.

Cahier des charges technico-fonctionnel du SIRH

• Rédaction d’un cahier des charges SIRH complet, intégrant aspects techniques et fonctionnels.
• Ce document servira de référence pour le déploiement et le paramétrage de HR4YOU.

Un SIRH moderne pour sécuriser et optimiser la gestion RH

• Le nouvel SIRH permettra à l’AFPA d’optimiser ses processus RH et de centraliser ses données. La solution offrira plus de fluidité et de fiabilité dans la gestion des collaborateurs.

meja accompagne le changement et facilite l’adoption du nouveau SIRH par les équipes.

Région Sud : comment meja soutient le développement d’un ENT open source

La Région Sud a fait le choix stratégique de développer sa propre solution d’Environnement Numérique Éducatif (ENT) dans une logique d’ouverture et de souveraineté numérique, en privilégiant une démarche open source. Cet ENT constitue le point d’entrée centralisé vers les services numériques éducatifs régionaux. Il permet non seulement l’accès aux contenus pédagogiques, mais aussi la mise en place d’un espace collaboratif favorisant les échanges entre élèves, enseignants et équipes administratives.

Pour mener à bien ce projet structurant de transformation numérique des lycées, la Région Sud a confié à meja une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) centrée sur le pilotage de projet digital et l’accompagnement méthodologique. L’objectif est d’assurer la réussite de l’ENT dans la durée en combinant expertise technique, animation des usages et accompagnement au changement.

Les interventions réalisées se déclinent en plusieurs volets :

• Pilotage agile du projet et du prestataire de développement : meja assure la coordination opérationnelle, le suivi des délais et la qualité des livrables, en s’appuyant sur les principes de l’agilité.
• Études sur les usages de l’ENT et des outils satellites : des enquêtes utilisateurs ont été conduites directement auprès des établissements pour analyser les pratiques, les besoins et l’adoption des services numériques déployés.
• Animation de la communauté d’utilisateurs : meja soutient la dynamique collaborative via les blogs et forums de la plateforme Atrium, renforçant ainsi l’appropriation de l’ENT par ses usagers.
• Formation des utilisateurs aux nouvelles fonctionnalités : un accompagnement spécifique permet aux enseignants, élèves et personnels administratifs d’intégrer efficacement les évolutions de l’ENT et de valoriser pleinement ses apports.
• Conception d’une nouvelle version de l’ENT basée sur une architecture micro-services : meja assiste le Product Owner dans la définition d’une solution plus modulaire, évolutive et alignée avec les standards du numérique éducatif.

Grâce à cet accompagnement, la Région Sud confirme son ambition de proposer un ENT open source performant, centré sur les besoins des usagers et pensé comme un levier majeur de modernisation et de transformation digitale de l’éducation.

Social Builder est une organisation engagée pour l’inclusion et l’égalité professionnelle, en accompagnant les femmes vers les métiers du numérique. Depuis sa création, Social Builder s’appuie sur un large réseau de partenaires et de prestataires pour déployer ses programmes de formation et de sensibilisation. Cette collaboration est essentielle pour atteindre ses objectifs, mais elle a révélé plusieurs limites organisationnelles en raison de l'absence d’un outil centralisé de gestion des relations.

En effet, la gestion fragmentée de ces relations a engendré :

• Une dispersion des données,
• Des doublons fréquents,
• Des processus de suivi, de communication et de reporting particulièrement lourds.

Ce manque de fluidité impacte non seulement l’efficacité opérationnelle, mais également la capacité de Social Builder à avoir une vision stratégique claire sur l’ensemble de son écosystème de partenaires.

Pour répondre à ces enjeux, Social Builder a choisi meja comme partenaire stratégique afin de structurer et d’optimiser la gestion de ses relations partenaires et prestataires, à la fois d'un point de vue organisationnel mais également outil, avec la conception d'un CRM sur mesure.

Ce projet a pour objectif de fluidifier les échanges, d’assurer une meilleure traçabilité des actions et de renforcer le pilotage stratégique à travers une solution de gestion centralisée.

Dans le cadre de cette mission, plusieurs étapes clés ont été réalisées :

• Document de cadrage : élaboration d’un document structurant définissant les besoins, les objectifs et le périmètre du projet.
• Conception du CRM : création d’un outil de gestion des partenaires et prestataires, adapté aux spécificités de Social Builder, permettant une centralisation des données et une automatisation des processus. La conception a été entièrement réalisée par meja via l'outil de low-code Coda.io, que nos équipes maîtrisent parfaitement, garantissant ainsi une solution flexible et évolutive.
• Document de formation : mise en place d’un support de formation détaillé pour accompagner les équipes dans la prise en main de l’outil et assurer une adoption optimale.

Grâce à ce projet structurant, Social Builder dispose désormais d’une solution performante pour optimiser la gestion de son réseau de partenaires, renforcer son efficacité opérationnelle et piloter plus efficacement sa stratégie d’inclusion dans le secteur du numérique.

Depuis sa création en 2010, l'Université Internationale de Rabat (UIR) s'est imposée comme une référence dans l'enseignement supérieur marocain. Dans un contexte de transformation digitale et d’innovation, l’UIR aligne ses systèmes d’information (SI) avec ses objectifs stratégiques. Elle a ainsi défini un Schéma Directeur des Systèmes d'Information (SDSI). Ce plan couvre les trois prochaines années et vise à moderniser l’infrastructure technologique.

Le choix d'un SI scolarité performant

Un projet majeur de ce SDSI consiste à remplacer l’ERP actuel par un nouveau système d’information éducatif plus performant. L’objectif est de disposer d’un outil adapté à ses besoins évolutifs. Consciente des enjeux, l’UIR a fait appel à meja, expert des solutions numériques pour l’enseignement supérieur, pour l’accompagner dans le choix de son SI scolarité.

Notre intervention

L’intervention de meja s’articule autour de plusieurs axes :

• Cadrage et analyse des besoins : nous définissons précisément les exigences fonctionnelles et techniques du futur SI éducatif. Nous réalisons également une étude comparative des meilleures solutions disponibles à l’international.
• Rédaction des cahiers des charges et POC : nous formalisons les spécifications et réalisons des preuves de concept. Cette étape valide la pertinence des solutions envisagées.
• Assistance à la passation du marché : nous élaborons l’appel d’offres, analysons les propositions reçues et accompagnons l’université dans la sélection de la solution optimale.

Grâce à cette démarche structurée, l’UIR se dote d’outils performants. Ces outils renforcent l’excellence académique et soutiennent l’ambition de l’université. Elle peut ainsi poursuivre son développement et consolider sa position d’acteur majeur de l’enseignement supérieur au Maroc et à l’international.

Il y a dix ans, Grenoble École de Management (GEM) a mis en place une solution CRM standard. Cependant, ses fonctionnalités limitées ont progressivement conduit à la multiplication d’outils complémentaires, entraînant un système d’information fragmenté et peu ergonomique. Aujourd’hui, cette solution ne correspond plus aux attentes des équipes commerciales. L'enjeu est en effet pour celles-ci de profiter du renouvellement d'outil pour optimiser leur fonctionnement actuel, et notamment :

• Améliorer le suivi de l'ensemble du cycle de vie des étudiants, de la prospection à la diplomation,
• Renforcer le reporting et pilotage de l'activité.

Face à ce constat et pour y répondre de manière adéquate, GEM a fait appel à meja pour piloter la refonte de son CRM. L’objectif est d’identifier et d’analyser les différents scénarios possibles afin de définir une solution adaptée.

Fort de sa connaissance fine du fonctionnement et des enjeux des écoles de commerce françaises, meja intervient sur plusieurs axes stratégiques :

• Cadrage du projet : Analyse des scénarios envisageables et définition d’un plan de mise en œuvre détaillé.
• Gestion du projet : Suivi de l’avancement et respect des engagements en termes de périmètre, qualité et délais.
• Recueil des besoins : Animation d’ateliers avec les équipes métiers pour identifier les attentes et formaliser la couverture fonctionnelle du futur CRM et de ses applications satellites.
• Benchmark et bonnes pratiques : Collecte de retours d’expérience auprès d’établissements comparables ayant déployé des solutions CRM.
• Définition de la cible : Élaboration des scénarios possibles et conception du plan de projet pour le scénario retenu.

Grâce à cette approche, meja accompagne GEM dans la mise en place d’un CRM performant, adapté aux enjeux de l’école et aux attentes de ses utilisateurs.

Le Conservatoire national des arts et métiers (Cnam) souffre d’une multiplicité de solutions informatiques dédiées à leur gestion scolaire ce qui soulève désormais d'importants enjeux de convergence des données au sein de l’établissement. Cette diversité engendre inévitablement des redondances opérationnelles et une multiplication de tâches répétitives, compromettant l'efficacité globale de l'institution. C’est dans ce cadre que le Cnam fait appel à l’expertise de meja pour dresser une cible SI Scolarité permettant de moderniser et rationnaliser les systèmes d’information, faciliter les échanges entre les différentes composantes et mieux répondre aux attentes des auditeurs. Pour cela, les équipes meja ont pour tâches :

• La réalisation d'un audit détaillé des SI de scolarité et des processus existants, au regard des meilleurs pratiques du secteur
• La formalisation et le recensement des options et scénarios envisageables pour un SI scolarité cible
• Un travail collaboratif de qualification des scénarios et d'accompagnement au choix du SI cible.

Cette mission met ainsi l'accent sur la forte connaissance portée par les experts meja des solutions du marché et sur la création de méthodologie de co-construction, afin de garantir l'embarquement des équipes dans ce projet stratégique.

La santé numérique, avec l'analyse des données massives, la télémédecine, l'intelligence artificielle, etc., implique une profonde transformation des métiers de la santé. Cependant, les professionnels sont encore insuffisamment formés pour relever ces défis. Pour répondre à ces enjeux, l'Université de Montpellier a lancé un projet ambitieux : l'Ecole de Santé Numérique (ESNbyUM). Cette école vise à former massivement différents publics (professionnels de santé, cadres, spécialistes du numérique, juristes, citoyens) aux compétences et métiers émergents de la santé numérique.

Plateforme numérique pédagogique

L'ESNbyUM proposera une "pédagogie de précision", innovante et interdisciplinaire, ancrée dans la pratique pour répondre aux besoins spécifiques des apprenants. Un campus numérique immersif et modulable facilitera les formations à distance. Lauréat du Programme d'Investissement d'Avenir, ce projet de 5 ans est mené en partenariat avec des acteurs académiques, sanitaires, entreprises et collectivités. Il vise ainsi à créer une expérience pédagogique engageante autour de la santé numérique. Dans le cadre de la mise en œuvre du campus numérique de l'ESNbyUM, meja et ses consultants accompagnent l'Université de Montpellier pour sa conception fonctionnelle et technique et sa mise en œuvre sur les volets de rédaction du cahier des charges, choix d'un prestataire et suivi des développements afin de s'assurer du respect du cahier des charges.

Eduservices regroupe plus de 30 établissements proposant des cursus post-bac de 2 à 5 ans. Dans une logique de mutualisation, Eduservices sollicite meja afin de refondre la cartographie applicative de son Système d’Information (SI) sur les domaines d’Acquisition clients (CRM), Gestion de la scolarité, ENT et mise à disposition de ressources pédagogiques (Learning Management system : LMS). Notre accompagnement se situe à la fois sur la formalisation de la cartographie applicative et sur le pilotage stratégique de la trajectoire d’évolution via le suivi des projets menés dans le cadre de l’évolution du SI.

Dans le cadre de cet accompagnement, meja et ses consultants bénéficient :
• D’une connaissance métier approfondie des différents processus de gestion d’un établissement d’enseignement et de formation.
• D’une indépendance complète vis-à-vis des écoles et vis-à-vis des éditeurs du marché.
• D’une méthodologie rigoureuse de prise de connaissance de l’existant et de formalisation d’une cartographie applicative.
• D’une méthodologie collaborative de formalisation de scenarii et co-construction d’une cible partagée.
• N'hésitez-pas à nous contacter et à consulter nos références dans le domaine de l'enseignement supérieur !

Le CESI est un groupe d'enseignement supérieur et de formation professionnelle privé français, spécialisé dans la formation des ingénieurs, des cadres, des techniciens et des agents de maîtrise. Son activité se décline autour de cinq marques : ei.CESI, exia.CESI, CESI Entreprises, CESI Alternance et CESI Certification, réparties dans 29 campus en France et à l’étranger. Le CESI a souhaité faire converger et optimiser ses processus de commercialisation de son offre par le déploiement d’un nouveau outil CRM (gestion de la relation client) : Salesforce. meja accompagne le CESI dans la mise en place de Salesforce dans l'ensemble de ses écoles.

Eduservices est un leader français de l'éducation supérieure privée qui regroupe plus de 30 établissements proposant des cursus post-bac de 2 à 5 ans. Dans une logique de mutualisation, Eduservices  a choisi d’implémenter la solution Salesforce dans l’ensemble des écoles de son groupe pour couvrir ses processus commerciaux. Le groupe sollicite meja afin de l’accompagner dans le pilotage du projet, le cadrage et définition du pilote CRM, le déploiement de l’outil ainsi que l’accompagnement des utilisateurs métiers. Dans le cadre de cet accompagnement, meja et ses consultants bénéficient :

• - d'une  connaissance métier approfondie des différents processus commerciaux d’un établissement d’enseignement et de formation ;
• - d’une  indépendance complète vis-à-vis des écoles, de l’intégrateur et de l’éditeur Salesforce ;
• - d’une  méthodologie rigoureuse de prise de connaissance de l’existant, de formalisation des processus métiers et des spécifications techniques et fonctionnelles ;
• - d’une  expertise méthodologique de pilotage de projet de déploiement.

 

Le CEFIPA, centre de formation d’ingénieur par l’apprentissage, fait partie d’un réseau de pôles de formation piloté par l’Union des industries et métiers de la métallurgie (UIMM). Afin d’aligner sa solution de gestion des formations à celle mise en œuvre dans les autres pôles, le CEFIPA a lancé un projet d’implémentation du progiciel YPAREO de l’éditeur YMAG et a fait appel à meja, pour mener une mission de pilotage du projet et d’assistance à maîtrise d’ouvrage. Notre expérience forte, en matière de pilotage et d’assistance à maîtrise d’ouvrage, nous permet d’assurer un suivi optimal de l’ensemble des chantiers liés au projet en collaboration avec l’équipe métier du CEFIPA, l’éditeur YMAG et l’équipe technique en charge des études d’interopérabilité avec le SI existant. Cela passe par une bonne vision des processus métiers, une conduite fine des ateliers, un séquencement rigoureux des chantiers de déploiement et un accompagnement au changement.

L’ESC Pau souhaite renouveler et mettre en œuvre un nouveau progiciel de gestion intégré pour la gestion d’un centre de formation étant donné que celui utilisé actuellement ne donne pas entière satisfaction sur le plan fonctionnel et technique. L’ESC Pau a donc sollicité meja afin de rédiger un cahier des charges fonctionnel et technique, de constituer un DCE dans le cadre d’un marché public, d’analyser les candidatures et les offres des répondants au marché et d’accompagner la commission des marchés dans le choix de la solution retenue.

L’Université de Technologie de Troyes (UTT) souhaite moderniser son système d’information en se dotant d’un nouvel ERP de Scolarité. Pour cela, l’UTT a fait appel à meja pour sélectionner un éditeur qui lui permette de répondre à ses besoins, tout en prenant en compte ses spécificités. Le cabinet a accompagné l’université dans la formalisation du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), ainsi que sur la phase d’analyse des candidatures. Suite à cette phase, l’éditeur AURIGA a été choisi pour déployer son ERP au sein de l’école et meja accompagne actuellement l’UTT dans ce projet de grande envergure en tant qu’AMOA.

Eduservices est un leader français de l'éducation supérieure qui regroupe plus de 30 établissements proposant des cursus post-bac de 2 à 5 ans. Dans une logique de mutualisation, Eduservices sollicite meja afin de refondre la cartographie applicative de son Système d’Information (SI) sur les domaines d’Acquisition clients (CRM), Gestion de la scolarité, ENT et mise à disposition de ressources pédagogiques (LMS). meja a poursuivi cet accompagnement dans le déploiement de l'ERP Aimaira au sein des différentes écoles du groupe. Pour réaliser cette mission, les consultants de meja ont pu s’appuyer sur leur connaissance fine des enjeux généraux et SI liés au secteur de la formation et particulièrement des ERP scolarité. Afin de réaliser cette mission, nous nous sommes intégrés pleinement dans l’équipe projet afin de mener à bien les différentes actions : de l’analyse jusqu’à la mise en production des différents volets intrinsèques à l’école (admission, inscription, facturation, volet international, planification, etc.) Par ailleurs, notre expertise en gestion de projet nous permet de maitriser les échéances, coûts et caractéristiques fonctionnelles et techniques de l’implémentation de l’ERP au sein de l’école.

Pour gérer son activité commerciale et marketing, Telecom Paris et les services concernés utilisent aujourd’hui un ensemble d’outils plus ou moins adaptés aux besoins et à l’état de l’art. C’est pourquoi Telecom Paris a décidé de se lancer dans un projet d’acquisition d’un outil CRM. meja a donc été contacté afin de réaliser un benchmark des solutions répondants aux problématiques de l’école, dans l’optique de sécuriser le choix d’une solution adaptée.  

Suite à la fin de maintenance annoncée de l’outil de scolarité Unit4 ou anciennement Agresso, l’Efrei souhaite mettre en place un projet d’analyse et d’amélioration de ses processus métiers.

meja accompagne cette grande école d'ingénieurs à toutes les étapes du projet afin de les amener à sélectionner leur prochain outil. Notre expérience forte en matière de pilotage et d’assistance à maitrise d’ouvrage nous permet d'optimiser la gestion et le suivi projet, pour l’ensemble des missions réalisées en collaboration avec les équipes métiers de l’Efrei. Cela passe par une bonne vision globale de chaque processus interne, une conduite fine des ateliers (objectifs, animation, etc.) et une gestion anticipée des difficultés (maîtrise des risques et besoins évoqués). En plus de permettre l’anticipation des risques et l’amélioration de la qualité de service, notre mission d’assistance pour l’Efrei est l’occasion d’harmoniser les pratiques et d'amener le client à choisir son nouvel outil d’ERP de scolarité.

Suite à la fusion réalisée en 2018, Sorbonne Université souhaite moderniser la gestion de son patrimoine. L’objectif est de réaliser une étude préalable pour la mise en place d’un système d’information patrimonial (SIP) performant et adapté aux besoins de l’université.

Choix d'un système d'information patrimonial commun

Le patrimoine de Sorbonne Université est réparti entre le niveau interfacultaire et trois facultés : Lettres, Médecine et Sciences. En parallèle, l’université mène depuis 2019 son Schéma Directeur du Numérique. Cette démarche vise à dématérialiser les pratiques et processus métiers, à outiller les équipes et à rationaliser la gestion des données. Le projet SI Patrimoine s’inscrit directement dans cette stratégie. Il a pour ambition de centraliser, harmoniser et simplifier la gestion des actifs de l’université.

Le périmètre de notre intervention

meja accompagne Sorbonne Université à chaque étape du projet. Nous débutons par l’audit et l’analyse de l’existant. Ensuite, nous définissons le besoin cible en concertation avec les équipes internes. Nous complétons cette approche par le recueil d’expérience d’autres organismes similaires, pour tirer des enseignements et anticiper les meilleures pratiques. Puis, nous assistons la sélection de la solution et la passation du marché. Enfin, nous accompagnons le déploiement opérationnel de la solution.

• Rapport d’audit de l’existant
• Proposition de scénarios et scénario cible
• Dossier de Consultation des entreprises
• Assistance à la passation du marché
• Accompagnement au déploiement de la solution

La solution choisie par Sorbonne Université est Planon. Grâce à l’expertise de meja, Sorbonne Université bénéficie d’un accompagnement complet, méthodique et structuré, garantissant le succès du projet et l’optimisation de la gestion de son patrimoine.

Former les ingénieurs de demain avec CESI

CESI assure aujourd’hui la formation de 26 000 étudiants, alternants et salariés, répartis dans 25 campus à travers la France. L’établissement s’engage à préparer les ingénieurs de demain, en leur offrant des parcours adaptés aux besoins du marché et aux évolutions technologiques.

Un projet CRM stratégique

Dans le cadre de la modernisation de ses activités commerciales, CESI a choisi d’implémenter le CRM Salesforce. L’objectif est d’optimiser la gestion des prospects, le suivi des inscriptions et la relation avec les entreprises partenaires. Pour ce projet stratégique, CESI a fait appel à meja en tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage (AMOA).

Notre rôle et nos responsabilités

La mission confiée à meja couvre l’ensemble des étapes clés du projet :

• Conduite de projet : coordination des équipes internes et suivi des plannings pour garantir le respect des délais et des objectifs.
• Pilotage : mise en place d’indicateurs de suivi, tableaux de bord et reporting pour assurer une visibilité complète sur l’avancement.
• Expression de besoins : recueil et formalisation des besoins des différents métiers pour garantir une solution CRM adaptée et efficace.
• Recette fonctionnelle : validation des paramétrages, tests des fonctionnalités et vérification de la conformité aux besoins exprimés.

Cette collaboration permet à CESI de disposer d’un CRM performant et aligné avec ses objectifs stratégiques. Grâce à notre accompagnement, l’établissement optimise sa relation commerciale, améliore le suivi des étudiants et renforce la satisfaction des entreprises partenaires. Pour découvrir l'ensemble de nos références dans le domaine de l’enseignement supérieur, vous pourrez constater la diversité et la profondeur de nos missions auprès des établissements de formation et des organisations académiques.

meja poursuit son accompagnement auprès de Neoma Business School en assurant la chefferie de projet pour l'ERP de gestion de la scolarité. Cette mission s’inscrit dans la continuité de notre accompagnement stratégique et opérationnel auprès de l’école. Précédemment, meja a accompagné Neoma BS dans le choix de sa solution intégrée de gestion de scolarité. Nous avons également participé au cadrage stratégique du projet : définition du périmètre cible, intégration au système d’information existant, planification et estimation des charges. Forts de cette expertise, nous avons été retenus pour piloter la mise en œuvre opérationnelle de ce projet stratégique.

Notre rôle dans le déploiement d'Aurion : chefferie de projet

Dans ce cadre, nous assurons la bonne mise en œuvre du progiciel Aurion de l’éditeur Auriga. Notre intervention couvre toutes les phases clés :

• Audit et spécifications : analyse des besoins, identification des processus existants et rédaction de spécifications fonctionnelles.
• Optimisation des processus métiers : amélioration des workflows et harmonisation des pratiques pour garantir l’efficacité du système.
• Paramétrage de l’application : configuration du progiciel selon les besoins de l’école.
• Accompagnement à la recette : tests fonctionnels et validation des fonctionnalités déployées.
• Conduite du changement : formation et accompagnement des équipes pour une adoption réussie.
• Reprise des données et interfaces : transfert des informations existantes et mise en œuvre des connexions avec d’autres systèmes.

Grâce à notre expertise, nous couvrons l’ensemble des processus de gestion de la scolarité. Ainsi, nous garantissons la réussite de ce projet d’envergure. De plus, notre accompagnement permet à Neoma Business School d’optimiser ses opérations et de proposer un service efficace et moderne aux étudiants et aux équipes administratives. Cette mission illustre la capacité de meja à piloter des projets complexes dans l’enseignement supérieur, en combinant stratégie, méthodologie et savoir-faire opérationnel.

L’Institut Polytechnique de Paris est un regroupement d’excellence créé en 2019. Il réunit cinq grandes écoles d’ingénieurs. Son ambition : devenir une institution de science et de technologie de rang mondial. Pour atteindre cet objectif, la mutualisation des moyens est essentielle. Dans ce contexte, la convergence des systèmes d’information constitue un prérequis stratégique. meja a été retenu pour mener l’étude visant à définir la cible du système d’information. L’objectif est de concevoir un outil capable de soutenir l’ensemble des processus de gestion de la scolarité pour chaque école. Par ailleurs, ce système doit également accompagner l’offre de formation mutualisée de l’Institut.
 

Une étude stratégique et collaborative portant sur les systèmes d'information

Cette mission est à la fois ambitieuse et stratégique. En effet, elle repose sur une logique de co-construction forte avec l’ensemble des acteurs de chaque institution. De plus, l’étude s’appuie sur la connaissance des meilleures pratiques en France et à l’international. Ainsi, l’outil proposé sera adapté aux besoins spécifiques de chaque école tout en permettant une harmonisation et une optimisation des processus au niveau de l’Institut. Durant cette étude, meja analyse les processus existants, identifie les besoins métiers et propose des scénarios d’optimisation. Par ailleurs, nous évaluons les solutions technologiques les plus pertinentes et réalisons un benchmark des pratiques internationales. Grâce à cette approche, l’Institut Polytechnique de Paris pourra disposer d’une feuille de route claire et opérationnelle pour la mise en œuvre future de son système d’information unifié. En résumé, cette étude permettra de construire un SI performant, capable de soutenir la scolarité et les formations mutualisées. Elle assure également une vision stratégique, cohérente et partagée entre les différentes écoles. Enfin, elle garantit que le projet repose sur des pratiques éprouvées, à la fois en France et à l’international, tout en répondant aux besoins spécifiques des utilisateurs finaux.

Le Ministère équipe le réseau décentralisé d’organismes de formation continue composé de 110 GRETA et 30 GIP-FCIP avec une solution de gestion de scolarité performante. Cependant, l’outil existant devenait obsolète. Dans ce contexte, le déploiement de l'ERP portant sur un périmètre fonctionnel élargi est en cours. Le MENJS a souhaité se faire accompagner pour construire et mettre en œuvre un dispositif d’accompagnement efficace pour ce déploiement. meja s’est rapidement intégré à l’équipe projet interne. Nous apportons notre expertise pour fluidifier les échanges et proposer des solutions concrètes. Ainsi, nous intervenons sur le cadrage de plusieurs chantiers structurants tels que l’interfaçage avec d’autres systèmes, la reprise des données historiques et la définition du plan de déploiement de l'ERP. Cette organisation permet d’épauler le chef de projet interne et d’assurer une progression efficace du projet.

Notre approche méthodique

Tout d’abord, nous analysons les processus métiers existants et identifions les points critiques pour le déploiement ERP. Ensuite, nous élaborons des recommandations adaptées aux spécificités du réseau de formation continue. Par ailleurs, nous participons à la co-construction des solutions techniques et organisationnelles avec les équipes du MENJS. Cette démarche garantit que chaque fonctionnalité du nouvel ERP correspond aux besoins réels des utilisateurs. Ensuite, nous suivons l’avancement de la mise en œuvre, en veillant à respecter les délais et la qualité attendue. Nous intervenons également pour anticiper les risques et proposer des mesures correctives lorsque nécessaire. Cette approche proactive facilite le déploiement et limite les impacts sur les activités quotidiennes des organismes de formation.

Les bénéfices pour le MENJS

Grâce à notre accompagnement, le MENJS bénéficie d’une coordination renforcée et d’une mise en œuvre structurée. Les équipes projet disposent d’un appui constant et les usagers finaux profitent d’un système modernisé, fiable et adapté à leurs besoins. En résumé, meja assure un déploiement réussi de l'ERP, aligné sur les objectifs stratégiques du MENJS.

France compétences a fait appel à meja pour l’accompagner dans la définition de ses besoins en matière d’analyse de données, puis dans la mise en place d’une architecture Data commune à toutes ses directions métiers. L’objectif poursuivi est de parvenir à centraliser les données, harmoniser leur gestion et déployer des outils de Business Intelligence communs.

Etude de l'opportunité de la mise en place d'un Data Lake

Nous avons réalisé un diagnostic complet, sur la base des ateliers avec les métiers. Notre rapport synthétise à la fois l’organisation actuelle des données et les besoins propres à chaque métier. Sur la base de ce diagnostic, nous avons présenté à France compétences un état des lieux fidèle des solutions permettant de gérer les données de bout en bout : logiciels ETL, stockage de données dans des Data Lakes, outils de Datacleansing, de Dataviz, etc. Grâce à ces étapes préliminaires, nous avons fourni aux décisionnaires l’ensemble des éléments permettant de mener un choix éclairé et juste, au regard de leurs objectifs stratégiques. De l’analyse de l’existant à la co-construction d’une feuille de route projet, nous avons accompagné France compétences dans sa mise en place d’un Data Lake. Construire l’architecture de ce nouvel espace bénéficie non seulement à toutes ses Directions, mais également à l’ensemble de ses partenaires.

Le Ministère de l’Education nationale, de la jeunesse et des sports a choisi meja pour l’accompagner dans différents projets numériques. Le ministère souhaitait renforcer son expertise interne et structurer ses initiatives liées aux systèmes d’information et à la scolarité. meja intervient donc à plusieurs niveaux pour répondre à ces besoins.

Notre approche

Tout d’abord, nous analysons les besoins métiers et les processus existants. Nous formalisons ces processus au format BPMN pour clarifier et structurer les attentes des équipes. Ensuite, nous menons des diagnostics des applications du SI du MENJS. Ces études combinent analyses qualitatives et quantitatives, permettant d’identifier les forces, les faiblesses et les axes d’amélioration. Nous rédigeons également les cahiers des charges pour les nouvelles applications ou les évolutions des solutions existantes. Cela inclut l’expression des besoins fonctionnels et techniques, la définition des périmètres et des priorités. Notre rôle est de garantir que chaque projet dispose d’un cadre solide et d’une vision partagée par toutes les parties prenantes.

Projets numériques accompagnés par meja

Pour illustrer notre expertise, voici quelques projets sur lesquels nous avons travaillé :

• Accompagnement à la conception de la plateforme "Non au harcèlement", visant à sensibiliser et prévenir le harcèlement scolaire.
• Diagnostic et rédaction du cahier des charges de l’application SIECLE Admin, pour optimiser la gestion des établissements et des élèves.
• Étude des processus et formalisation du cahier des charges du SI de l’École inclusive, pour mieux répondre aux besoins des élèves en situation de handicap.
• Analyse et accompagnement de l’application d’orientation AFFELNET pour les élèves entrant en classe de 6ème.

Les bénéfices pour le MENJS

Grâce à l’accompagnement de meja, le ministère dispose de processus clarifiés et d’outils mieux alignés avec les besoins métiers. Les équipes bénéficient d’une meilleure lisibilité sur les projets en cours et à venir. Les cahiers des charges détaillés permettent de sécuriser les développements et d’assurer une mise en œuvre efficace et conforme aux attentes. En résumé, meja contribue à structurer les projets numériques du MENJS. Notre expertise SI et scolarité, combinée à une approche méthodique et collaborative, permet de renforcer l’efficacité des équipes, d’améliorer la qualité des applications et de faciliter la réussite des initiatives du ministère.

Créé en 1945, le CIEP (Centre international d’études pédagogiques) récemment rebaptisé France Education international, est un établissement public national placé sous la tutelle directe du ministère chargé de l’Éducation nationale. Depuis trente-cinq ans cette entité est responsable des diplômes DELF-DALF, destinés à évaluer la compétence en langue française. Plus de 475 000 candidats se présentent chaque année dans 174 pays.

Un système d'information devenu obsolète

Dans le cadre de la modernisation de l’outil de gestion des diplômes, France Education international fait appel à l’expertise meja. Le système de gestion associé, fruit d'un développement spécifique internet et d'évolutions successives, souffre à date d’un manque de cohérence et d’une technologie obsolète. FEI a donc souhaité moderniser son système d’information via un développement spécifique et a sollicité un accompagnement sur l’ensemble des étapes de cette transformation majeure pour l’organisme.

Le périmètre de notre intervention

Nos consultants interviennent sur le périmètre suivant :

• CCTP et passation de marché : rédaction et accompagnement à la passation de marché.
• Spécifications et développement : animation des ateliers, identification des exigences, suivi des spécifications et écarts de développement.
• Recette et tests : rédaction de la stratégie de recette, formation et suivi des tests, gestion des anomalies.
• Gestion du changement : rédaction de l’analyse d'impact et de la stratégie de conduite du changement.
• Support stratégique : participation aux négociations et assistance technique.
• Depuis la phase de cadrage du besoin jusqu’au pilotage du développement, en passant par la rédaction du cahier des charges et l’assistance à la passation du marché, meja accompagne ce changement structurant au service de l’éducation et du français dans le monde.

Le Rectorat de Paris assure le service public de l’éducation au sein de l’académie de Paris. Il couvre les volets administratif, pédagogique et organisationnel. L’académie regroupe environ 700 000 élèves et étudiants dans tous ses établissements. meja accompagne la DSI du Rectorat de Paris, composée de 10 agents, dans le pilotage de ses projets SI. Notre rôle est d’apporter une expertise structurée pour améliorer la gestion et la coordination des projets numériques.

Le périmètre concerné

Trois applications principales sont concernées par ce marché : AGLAE, MEDIA2 et SI2G. meja intervient à toutes les étapes du projet : planification, suivi, coordination et reporting. Nous travaillons en étroite collaboration avec les équipes du Rectorat pour garantir la cohérence et la réussite des projets.

Notre domaine d'intervention

Notre accompagnement permet donc de clarifier les processus, d’optimiser l’usage des applications et de faciliter la prise de décision. Ainsi, la DSI peut piloter efficacement ses projets et répondre aux besoins de l’ensemble des établissements de l’académie. En résumé, meja soutient le Rectorat de Paris dans la conduite de ses projets SI. Notre expertise assure une meilleure coordination des applications AGLAE, MEDIA2 et SI2G, tout en renforçant l’efficacité de la DSI et la qualité du service rendu aux élèves et aux équipes éducatives.