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Implantation d'un ERP dans l'enseignement supérieur - meja
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Les défis de l’implantation d’un ERP dans le secteur de l’enseignement supérieur

La gestion d’une école conduit forcément à la mise en place de processus complexes et l’implication de nombreux acteurs. La transformation numérique du domaine de l’enseignement supérieur passe souvent par l’implémentation d’ERP (Enterprise Resource Planning en anglais, ou Progiciel de Gestion Intégré en français). Ces projets longs et structurants sont révélateurs de la volonté des écoles d’optimiser leur gestion d’établissement par des gains de temps et de ressources. Mais quels sont les enjeux et les risques ? Les facteurs clés de succès ? Quel rôle jouer dans cette transformation ?

Voici quelques éléments de réponse tirés de notre expérience en tant que consultants en transformation numérique.

ERP de scolarité, de quoi parle-t-on ?

Tout d’abord, un ERP de scolarité est un logiciel qui permet la gestion administrative, pédagogique, logistique et financière d’un établissement scolaire. Concrètement, c’est un outil qui vous assiste dans :

  • La gestion des inscriptions dans votre école,
  • Le suivi de la scolarité de vos élèves,
  • L’organisation des plannings des élèves, professeurs et intervenants,
  • L’organisation de vos concours d’admissions ou épreuves,
  • La gestion et le suivi de la facturation des inscrits.

La mise en place d’un ERP, projet impactant pour votre établissement

L’implémentation d’un ERP dans l’enseignement supérieur ne se limite pas à une mission purement de dématérialisation mettant en œuvre une meilleure transmission des informations, mais va bien au-delà. Elle requiert une attention particulière car elle implique des impacts structurels et organisationnels, et rebat les cartes des rôles et responsabilités des métiers y travaillant. L’objectif est toujours le même : comprendre les tâches que chacun réalise et analyser comment l’ERP peut aider chaque acteur à faciliter ses tâches au quotidien. Capacité de recherche d’information améliorée, automatisme des différentes actions, meilleure communication auprès du personnel et/ou apprenants sont autant d’éléments qui mettent aujourd’hui en valeur le développement d’un ERP au sein d’une école.

Conduire un projet s’organise

La conduite d’un tel projet requiert alors une symbiose de l’ensemble des acteurs y prenant part. Tout d’abord l’équipe projet garante de la sécurisation du projet. Cette équipe projet (tant fonctionnelle que technique, à laquelle nous prenons part en tant qu’AMOA) doit permettre de jouer un rôle de « lien » entre les équipes métiers de l’établissement et l’éditeur de la solution identifiée. En effet, elle doit sécuriser le déploiement de l’outil en correspondance avec les attentes des gestionnaires au sein de l’établissement. Nous le comprenons alors, l’équipe projet doit être la pierre angulaire permettant d’avoir la connaissance à la fois des volontés et/ou contraintes métiers, mais également acquérir les compétences liées à la solution déployée.

Les métiers/acteurs/gestionnaires ont un rôle absolument indispensable. Comme rappelé plus haut, l’ERP doit permettre d’optimiser la gestion de l’établissement. Souvent regroupé en « service », chaque métier dispose d’une vision parcellaire de l’ensemble des process de l’établissement et c’est en ce sens qu’ils apportent également leur expertise. Grossièrement, le « but du jeu » est d’assembler un « puzzle » dans lequel les services seraient les différentes pièces du puzzle et dont l’image restituée serait l’adéquation des services sous un même outil qu’est l’ERP.

Les « référents métiers », relais précieux au sein de votre organisation

Au regard des différents sujets intrinsèques à un établissement d’enseignement supérieur, la mise en place de « référents métiers » est vivement conseillée. Leur rôle est multiple : montée en compétence sur l’outil, avoir une vision des process métiers, être un communiquant privilégié tout au long du projet et surtout faire passer les bons messages aux équipes.

Également, le partis pris d’avoir des référents métiers permet d’asseoir un socle solide de compétences en interne, au sein des différents services. En effet, la montée en compétence d’un outil peut être délicate en deux points : un premier point purement « technique » dans lequel les utilisateurs doivent apprendre à utiliser les spécificités du nouvel outil et un deuxième lié à la conduite du changement dans lequel les habitudes des utilisateurs peuvent alors être bousculées.

Accompagner au changement

C’est pourquoi l’accompagnement au changement est absolument indispensable lors de l’implémentation d’un ERP au sein d’un établissement d’enseignement supérieur. Cela se traduit par des formations génériques ou spécifiques pour assurer le suivi du projet en parallèle avec la prise en main de l’outil par les collaborateurs.

Cet accompagnement au changement peut également se traduire par le suivi du projet grâce à des points d’échange, des réunions d’informations ou encore de façon plus classique la mise en place d’une comitologie tout au long du projet d’implémentation de l’ERP.

En conclusion…

En conclusion, l’implémentation d’un ERP au sein d’un établissement supérieur implique en amont un cadrage spécifique pour : spécifier les attentes techniques et organisationnelles de l’établissement, cibler les référents métiers, constituer une équipe projet permettant de couvrir les aspects fonctionnels et techniques de l’implémentation et organiser une conduite du changement transverse à la vie du projet.

Ce cadrage est un passage préliminaire jugé comme capital car synonyme d’un circuit de validation des attentes et réalisations fonctionnelles et techniques efficace et compétent.

Cet article est tiré de nos nombreuses expériences dans le domaine de la scolarité, et notamment du rôle que nos consultants en transformation numérique ont pu jouer pour NEOMA Business School. Retrouvez nos références dans l’enseignement ici !